Os 3 pilares que tornam a gestão de autarquias educacionais mais eficiente

O decreto-lei nº 200/1967 criou as autarquias, que é uma das quatro categorias de entidades da Administração Indireta do governo.

A principal atribuição desse serviço autônomo, com personalidade jurídica, patrimônio e receita próprios consiste em executar atividades típicas da Administração Pública por meio de um gerenciamento administrativo e financeiro descentralizado. Nesse contexto, a gestão de autarquias educacionais deve se empenhar em três pilares que irão garantir o aperfeiçoamento contínuo das atividades.

Em períodos em que o repasse de verba do governo é mais enxuto, cabe às instituições uma função ainda mais importante: a de fazer uma leitura precisa das necessidades que se ajustem ao orçamento e de estratégias que garantam a qualidade do serviço.

Estes três pilares, que explicamos abaixo, têm o objetivo de orientar que a gestão de autarquias educacionais se destaque pelo bom uso de recursos, com o apoio de softwares. Assim, a função de contribuir para os campos de ensino e pesquisa, por exemplo, sofre menos restrições devido à falta de verba do governo.

1. Autonomia 

Apesar de a Constituição Federal determinar a autonomia jurídica, financeira e orçamentária das autarquias, nem sempre isso é respeitado em sua totalidade. No caso de universidades, a autonomia ainda é reforçada no artigo 207 da Constituição Federal. 

No entanto, a interferência em uma atuação que deveria ser independente ocorre quando há desajustes de recursos na máquina pública. Já que parte da receita na gestão de autarquias educacionais e de outras áreas vêm do governo. Assim, cabe ao órgão sob Administração Direta, como secretaria ou ministério, ao qual a autarquia é vinculada, criar decretos de contingenciamento como forma de equilibrar as contas.

É o que o Ministério da Educação (MEC) fez entre abril e maio de 2019, com universidades e institutos federais. Foi anunciado um bloqueio de 30% do orçamento com gastos não-obrigatórios para 2019. A medida, entretanto, pode ser revertida caso a previsão de receita do ministério aumente.

As despesas obrigatórias, como é o caso da assistência estudantil, do pagamento dos salários de servidores e de funcionários aposentados e inativos, estão asseguradas nessas ocasiões. O bloqueio, anunciado pelo MEC sobre os gastos discricionários, aplica-se a custos como água, luz, obras, funcionários terceirizados, bolsas acadêmicas, equipamentos e pesquisas.

Porém, os demais setores das instituições ficam em segundo plano, comprometendo a contribuição para a educação no país. Esse contingenciamento mostra que a gestão de autarquias educacionais e de demais instituições de ensino sofrem certa influência sobre os recursos, apesar do pilar da autonomia.

Estados e municípios também podem criar suas próprias regras associadas aos decretos de contingenciamento. Na Bahia, por exemplo, o decreto nº 16.417/2015 estabeleceu critérios para o controle dos custos. Entre eles estavam o corte em redução de prestação de serviços continuados e de terceirizações. Outro determinava que o professor não poderia se afastar para fazer cursos de aperfeiçoamento ou que exigisse sua substituição.

Aplicada ao longo de anos, esse tipo de medida impacta na qualidade do ensino oferecido na gestão de autarquias educacionais, bem como na contribuição didático-científica do país.

Por isso, é preciso tornar a Administração Indireta mais eficiente e unificada para tirar melhor proveito da autonomia. Os serviços podem ser otimizados a fim de reduzir o impacto com redução de verba e decretos de contingenciamento.

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2. Planejamento eficaz

Uma vez que se tenha essa autonomia, é de responsabilidade da gestão de autarquias educacionais criar o planejamento anual e plurianual. Nele, é definido o montante a ser gasto em determinados setores e de que forma esse valor será aplicado.

No caso de universidades e autarquias, o orçamento deve atender prioridades e necessidades estabelecidas na Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), que é definida pelo poder Legislativo correspondente.

A elaboração de uma boa proposta orçamentária será determinante para conseguir garantir o máximo de recursos possíveis do Executivo. Depois de definido quanto cada instituição de ensino vai receber, cabe a cada uma criar seu planejamento orçamentário para os setores de pessoal, manutenção e investimento.

O uso de dados pode contribuir para um estudo mais robusto, o que possibilita utilizar os recursos de maneira otimizada. Indicadores como tempo de implementação, custeio, metas e resultados alcançados revelam a eficácia de um projeto ou se a forma com que ele funciona é a ideal.

Esse tipo de análise em todos os setores confere à gestão de autarquias educacionais a vantagem de apresentar uma proposta orçamentária melhor trabalhada e de fazer um planejamento eficiente. Os dados sinalizam quais etapas do serviço e setores podem aperfeiçoar a produtividade e o custo-benefício.

Para isso, é importante contar com um sistema de apoio à gestão de autarquias educacionais, como o SAJ Procuradorias. A solução analisa todos os dados relacionados ao trabalho desse tipo de Administração Indireta, oferecendo uma visão estratégica para a tomada de decisões da autarquia.

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3. Modernização na gestão de autarquias educacionais

Quando o governo repassa a verba abaixo do orçamento previsto, cabe às instituições fazer o ajuste do planejamento para manter as atividades. Por ter sua autonomia jurídica e financeiro-orçamentária, a escolha de como os recursos serão aplicados deve ir de encontro ao propósito da autarquia e ao nível de qualidade que se deseja manter.

Diante da necessidade de análise de custo-benefício de cada setor, viabilidade de projetos e inovações para elaborar um plano contundente, algumas ferramentas podem auxiliar esse processo de escolha.

Assim como vemos a tecnologia transformando instituições públicas na esfera da Justiça, por exemplo, o mesmo pode acontecer na gestão de autarquias educacionais. 

Com o uso de um software de gestão eficaz, a inteligência artificial é capaz de:

• fazer a coleta de dados a partir de atividades que passam a ser feitas digitalmente por um programa de computador;
• estes dados oferecem recortes para análises de desempenho e custeio, para que seja criado um planejamento mais estratégico e assertivo;
• integrar as atividades entre todos os setores da autarquia, reduzindo o tempo de tarefas, otimizando a comunicação e acelerando os resultados.

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Conclusão

Tendo em vista o futuro da educação no país e os ajustes do governo nas contas públicas, a gestão de autarquias educacionais precisa se modernizar. Até mesmo para garantir a manutenção dos pilares que enfatizamos acima. 

Por meio de programas de gestão, as informações são inseridas no sistema e passam a ser monitoradas para a formação dos relatórios de análise. Além disso, um software específico automatiza funções burocráticas, como o envio de protocolos, carimbos e assinaturas, que passam a ser feitos digitalmente.

Para utilizar um sistema de gestão para autarquias educacionais, é realizado um diagnóstico com as necessidades da instituição. A partir disso, a equipe passa por uma capacitação para conhecer o software e integrá-lo à rotina da autarquia, que também passa a contar com um suporte técnico.

Nós, do SAJ, acreditamos que a informatização da gestão de autarquias educacionais pode integrar os esforços de cada setor e trazer resultados mais assertivos à comunidade em que atuam. 

Hoje em dia, utilizar ferramentas digitais não significa apenas migrar para um novo meio, mas dar vazão ao uso de dados que ajudam a simplificar o serviço. E, principalmente, contribuir para a qualidade do ensino, pesquisa e extensão das instituições.

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