PGM Camaçari aumenta eficiência com sistema de gestão processual 

A Procuradoria Municipal de Camaçari (BA) testemunhou um aumento em sua eficiência sem perder a qualidade na atuação após a adoção de um sistema de gestão processual e da consequente formação de uma cultura de trabalho digital. Os resultados colhidos atualmente são frutos da decisão de tornar-se uma Procuradoria Digital.

O movimento iniciou em 2017 com o saneamento de processos físicos. Uma equipe de cinco procuradores, 50 estagiários e dois coordenadores de estágio analisaram e triaram mais de 30 mil execuções fiscais. “Após o zoneamento, os estagiários iniciavam a digitalização desses processos e o judiciário homologava e transformava os processos em digitais” explica a Procuradora Virgínia Oliveira.

Buscando tornar-se uma Procuradoria Digital, PGM Camaçari escolhe SAJ como sistema de gestão processual

A transição do físico para o digital do acervo foi concluída durante a pandemia da Covid-19. Nesse meio tempo, Camaçari deu mais um passo em direção à consolidação da Procuradoria Digital: a adoção do SAJ Procuradorias, um sistema de gestão processual.

No começo de 2019, a PGM iniciou o processo de implementação, integrando o SAJ Procuradorias com o Tribunal de Justiça da Bahia e realizando a fase de testes. Em abril do mesmo ano, a equipe já recebia intimações de primeiro grau pelo sistema.

Segundo a Procuradora Virgínia Oliveira, as duas principais motivações por trás da adoção do SAJ era acompanhar a transformação digital que já vem acontecendo no Judiciário e digitalizar a gestão processual. “A gente precisava atender essa demanda do Judiciário sem deixar de lado a eficiência, produtividade e qualidade” relembra a Procuradora.

Tecnologia oferece gestão completa das atividades da Procuradoria

Com o SAJ, a PGM Camaçari encontrou uma solução completa para a gestão processual, atendendo a essas motivações e outras necessidades de uma Procuradoria Digital. “Conseguimos gerir melhor os prazos e adotar estratégias que não eram possíveis antes. E ações em lote se tornaram mais simplificadas”, explica Ana Beatriz Álvares Travassos, Procuradora da PGM Camaçari. 

Entre as facilidades trazidas pelo sistema, a Procuradora Ana Beatriz cita que a PGM já não precisa esperar a intimação do Judiciário. Por conta própria, pode fazer filtragens de CDAs que mudaram de status e pedir a extinção em lote daquelas que estão alteradas. “Antigamente seria possível, mas não no quantitativo que temos hoje” avalia a Procuradora.  

PGM Camaçari atende aumento da demanda e mantém qualidade de atuação com apoio do SAJ

Acostumados a receber os processos por meio da visita semanal do Oficial de Justiça e a guiar-se pelos prazos dessa periodicidade, os integrantes da Procuradoria levaram cerca de três meses para adaptar-se à nova rotina da cultura de trabalho digital. Outro desafio inicial foi o aumento significativo no quantitativo de processos recebidos após a integração que o SAJ Procuradorias fez com o TJ.

Após a adoção do sistema e com o início da pandemia, a demanda na PGM quadriplicou. Em 2022, o fluxo médio é de 6 a 7 mil intimações por mês, volume distribuído entre quatro procuradores. Virgínia Oliveira conta que o aumento já era, de certa forma, esperado. “Apesar do volume de trabalho e do cansaço que a gente enfrenta, todo mundo é muito engajado e se sente estimulado, porque enxerga os resultados do trabalho que vem fazendo” reflete Oliveira.

Para lidar com o aumento na demanda, a PGM conta ainda com o apoio do seu corpo de estagiários e assessores, que também utiliza o sistema de gestão de processos. Nesse ponto, o SAJ Procuradorias facilita a distribuição e acompanhamento de tarefas, permitindo que os procuradores façam uma filtragem inicial de qual matéria será designada para cada estagiário. “Conseguimos saber do que é aquela intimação, se ela pode ir para um estagiário ou assessor. Assim, a gente pode focar no que realmente precisa da nossa atenção” avalia Ana Beatriz Travassos.

Sistema de gestão processual apoia funcionamento 100% da PGM Camaçari durante a pandemia 

Na avaliação da Procuradora Ana Beatriz Travassos, o trabalho remoto exigido pelo distanciamento social durante a pandemia também esteve por trás do aumento no quantitativo de intimações, “A sensação é que os juízes começaram a publicizar mais decisões.” pondera Travassos.

Para a Procuradora, o Judiciário teve um funcionamento mais célere após o choque inicial da pandemia. “O ritmo do nosso trabalho aumentou muito. Se antigamente nós tínhamos 400/500 processos por mês por Procurador na Procuradoria Fiscal, nós passamos a ter 700/800” avalia Ana Beatriz Travassos.

A digitalização do acervo e a disponibilidade de uma ferramenta como o SAJ Procuradorias foi fator primordial para que a PGM Camaçari conseguisse não apenas manter sua atuação durante a pandemia como também acompanhar o aumento na demanda. “A gente não teria como gerir esses processos todos se não tivéssemos já a Softplan dando esse apoio, se já não tivéssemos essa gestão de processos digital” reflete Ana Beatriz Travassos.

“Nós pudemos atuar em formato totalmente home office durante todo o período da pandemia, sem prejuízo do nosso trabalho, nem de quantitativo, nem de eficiência, nem de qualidade. Isso tudo foi possível em razão da transformação desses processos em digitais.”

Virgínia Oliveira, Procuradora do Município de Camaçari.

PGM Camaçari consolida-se como Procuradoria Digital e mantém-se na vanguarda da cultura do trabalho digital

A pandemia quebrou o paradigma da eficiência e produtividade em home office no setor público. E, na PGM Camaçari, também evidenciou outras formas de capacitar e acompanhar integrantes que se juntaram à equipe durante o período de distanciamento social. A Procuradora Ana Beatriz Travassos relata que houve assessores e estagiários que iniciaram seus trabalhos já no modelo home office.

Ela destaca a dificuldade que seria caso a PGM não contasse com um sistema para controlar tarefas e um repositório com conteúdos para capacitação do usuário no uso da ferramenta. Com os modelos de petição do SAJ Procuradorias, é possível orientar a equipe, presencialmente ou a distância, exemplificando como será o enquadramento e direcionando qual parte da legislação será utilizada. “A gente já tem a segurança daqueles modelos pré-dispostos, tem funcionado muito bem” conclui Travassos.

Os depoimentos desta história de sucesso foram extraídos da participação da PGM Camaçari no evento Gestão Pública Talks 2022. Clique e assista à palestra completa “Formação da cultura digital como estratégia para aumento da eficiência“. A palestra conta com a participação de Virgínia Santana Correa Oliveira, Procuradora do Município de Camaçari; Ana Beatriz Alvares Travassos, Procuradora do Município de Camaçari; e Jennifer Jones, Executiva de Relacionamento da Softplan.