Como simplificar o uso de um programa de gestão jurídica em Procuradorias?

A presença de ferramentas tecnológicas já é uma realidade na rotina de parte dos profissionais do Judiciário no Brasil e que ainda tende a se expandir nos próximos anos.

Ao mesmo tempo em que a oferta de programas de gestão jurídica surgem como auxílio à rotina das Procuradorias, vem também o desafio para compreender a necessidade de implementação e seu próprio uso.

É inegável dizer que se ganhou agilidade com o uso de softwares, aplicativos e aparelhos de tecnologia. Atividades foram simplificadas, a comunicação é mais rápida e os dados gerados por essas rotinas digitais servem de combustível para o aperfeiçoamento desses tipos de serviços e produtos.

O processo de informatização da Justiça apenas segue o mesmo fluxo da sociedade e de economias mundo afora. Ele atende à necessidade de mais agilidade aos trâmites, permitindo que o Poder Judiciário dê uma maior contribuição ao país à medida em que é ostensivamente demandado.

Necessidade e uso de programas de gestão jurídica

Nas Procuradorias, essa informatização tem o primeiro passo dado com a iniciativa dos servidores em buscar soluções para a gestão jurídica de forma digital. Essa busca acontece quando se percebe a redução na produtividade. Ou ainda com a análise de indicadores que mostra diversos cenários, como o tempo elevado no gerenciamento e resolução de processos, por exemplo.

Muitas Procuradorias ainda trabalham em sistemas arcaicos por não conhecerem o tipo ideal de ferramenta que melhor atenderia às suas necessidades. De modo geral, durante a implementação de um programa de gestão jurídica, como o SAJ Procuradorias, deve-se fazer um diagnóstico para identificar quais as demandas a instituição pública possui.

Ao adotar um software para gestão jurídica, é importante aprender como ele se comporta e quais são as suas principais funções. Por isso, o ideal é que os trabalhadores da Procuradoria passem por uma capacitação. Assim, desde o estagiário ao Procurador-Geral, todos aprendem a usar a solução dentro das competências atribuídas a cada um.

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Conhecimento intelectual

Quando instituições públicas utilizam programas de gestão jurídica, muitos obstáculos pelo caminho são eliminados. Se antes uma rotina convencional exigia etapas que tomavam mais tempo, como gastos com compra e armazenamento de material físico, hoje investe-se em capacitação em tecnologia.

Toda a equipe atuante em Procuradorias trabalha em conjunto para atingir os melhores resultados, especialmente na recuperação e contenção de recursos públicos. Procuradorias que gerenciam suas atividades no papel ou em simples planilhas de controle deixam de obter esses ganhos de forma mais rápida e eficaz.

Adaptação às ferramentas digitais

A familiarização com o uso da tecnologia no dia a dia pode ser um desafio inicial para servidores de longa data na Advocacia Pública. Isso porque já estão acostumados com todo o trâmite físico.

O mesmo pode-se dizer de recém-formados que, embora possam ter mais prática com o meio digital, precisam aprender como é a rotina em uma Procuradoria e seu funcionamento por meio de um software de gestão jurídica.

Assim, além da familiarização tecnológica, membros da equipe de uma Procuradoria, que passam a utilizar essa ferramenta, precisam se ajustar a alguns pontos, como:

• a migração das atividades do âmbito físico para o digital;
• a compreensão dos novos formatos de arquivamento, produção e envio de processos e peças;
• a adequação à gestão do tempo, em que se reduz a parte burocrática e abrem-se lacunas para que cada funcionário possa colocar em prática sua expertise. Isso melhora o desempenho e qualidade do serviço prestado pela Procuradoria;
• a análise de dados obtidos pelo software para verificar continuamente como está o aproveitamento da capacidade de toda a equipe e identificação de gargalos, internos ou externos, que ainda possam comprometer as atividades e resultados mais assertivos.

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E como simplificar o uso de soluções para Procuradorias?

Mesmo com a capacitação no uso de programas de gestão jurídica, nem todas as funcionalidades do sistema poderão ser lembradas pelos usuários por conta das suas atribuições rotineiras.

Para esses momentos, quando há necessidade de utilizar uma funcionalidade sem que o usuário precise memorizar o passo a passo, é preciso contar com a equipe de suporte do software. Para simplificar, quem utiliza o SAJ Procuradorias, também pode usar o SAJ Ajuda.

Lançada oficialmente em junho deste ano, ela permite a busca e o compartilhamento de informações sobre o uso do programa de gestão jurídica. O grande motivador para a criação da plataforma é semelhante à experiência de um novo celular, computador ou até aplicativo. Assim, é possível compreender e descobrir suas funções.

Comportamento e experiência

Com base no comportamento dos usuários da solução SAJ Procuradorias e em suas principais necessidades rotineiras, a plataforma Quíron tem a proposta de aperfeiçoar a experiência no uso do programa. Nela, os profissionais encontram artigos sobre o sistema, além de vídeos-tutoriais e cursos sobre diversas funcionalidades.

Algumas delas são, por exemplo, o filtro de pedidos do Consultivo por tema ou por secretarias; a criação de impeditivos; a inserção de peças e observações em um processo; como analisar o fluxo de trabalho na Procuradoria, entre outras opções.

“Os usuários podem buscar o conhecimento que precisam a qualquer momento e por meio de qualquer dispositivo conectado à internet. Na sequência, fazemos uma triagem dos temas mais pesquisados e relevantes para eles, possibilitando, assim, a manutenção dos conteúdos na plataforma”, explica a líder do projeto Quíron, da Softplan (que desenvolve o SAJ Procuradorias), Clayre Montes.

O Quíron também recomenda conteúdos relacionados ao que o usuário procura, com a proposta de ampliar seu conhecimento na interface com o gestor jurídico e garantir melhores resultados.

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Pesquisas sobre a gestão jurídica

Para manter o conteúdo do Quíron atualizado, os desenvolvedores utilizam, por exemplo, as principais dúvidas recebidas pela equipe do suporte. A plataforma é mantida pela área de capacitação da Unidade de Justiça da Softplan. Profissionais de Desenvolvimento, Suporte e Consultoria também participaram do processo de elaboração.

Os usuários podem escolher entre os temas sugeridos na página inicial ou apenas digitar as palavras-chave de seu interesse para o sistema de pesquisa. Ao mesmo tempo em que  a plataforma simplifica as informações, os perfis de busca servirão para o aperfeiçoamento do material divulgado, bem como do próprio SAJ Procuradorias.

“O Quíron foi justamente construído para agregar conhecimento e aprendizado à rotina dos servidores”, comenta Clayre. Ela explica que este é o “conhecimento just in time”, em que um conhecimento novo é aprendido no momento de necessidade e aplicado imediatamente na sequência.

Ramificação da plataforma

De acordo com Clayre, a plataforma é acessível às instituições que implementaram o SAJ, como é o caso de Procuradorias, Ministérios Públicos e Tribunais.

Futuramente, o site do Quíron também poderá ser consultado dentro do próprio gestor jurídico, dando ainda mais praticidade aos usuários.