Como as Procuradorias podem aplicar a gestão do conhecimento na prática
Quem está acostumado a ler artigos sobre administração de empresas, já deve ter se deparado com a necessidade de haver a gestão do conhecimento na prática. Esse, aliás, é um dos principais desafios atuais das organizações, sejam elas públicas ou privadas.
Apesar de em uma primeira análise parecer um conceito essencialmente teórico e até abstrato, a gestão do conhecimento na prática pode ser aplicada no dia a dia. Inclusive nas Procuradorias municipais e estaduais, de forma facilitada com as ferramentas corretas.
O que é a gestão do conhecimento?
Antes de aplicá-la, é preciso compreender o significado do conceito. Do inglês knowlegde management (KM), a gestão do conhecimento é caracterizada pelo conjunto de tecnologias e processos que tem por objetivo apoiar a criação, a transferência e a aplicação do conhecimento nas organizações. O primeiro passo consiste na identificação e na análise da sabedoria que está disponível e é desejável para o desenvolvimento de uma entidade.
Para haver gestão do conhecimento na prática, é preciso absorver as informações que todos os colaboradores possuem. Além disso, é preciso transformar essas informações em processos preestabelecidos. Tudo isso para que a empresa não fique dependente de um funcionário para continuar apresentando resultados. Por fim, o termo ainda engloba a necessidade constante de aprendizado (de competências específicas) por parte das pessoas para que possam ampliar o desenvolvimento do local onde trabalham.
No caso das Procuradorias, o principal conhecimento está relacionado àqueles que os procuradores e os assessores possuem. Um exemplo é a capacidade de defender a administração pública em um processo Contencioso. Ainda há outros, mais simples, como a capacidade de distribuição de processos. Identificar como se faz cada uma dessas tarefas e transformá-las em “rituais” que podem ser repassados a outras pessoas é uma forma de aplicar a gestão do conhecimento na prática.
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Como aplicar a gestão do conhecimento na prática?
A gestão do conhecimento também se materializa com os sistemas de gestão do conhecimento. São soluções de TI que auxiliam na identificação, criação, apresentação e distribuição do conhecimento dentro de uma organização. Esse tipo de ferramenta é capaz de coletar e processar dados que, posteriormente, serão distribuídos na forma de informações relevantes a todos os servidores.
Em sistemas robustos para Procuradorias, os documentos produzidos podem ser acessados e compartilhados por todos os procuradores por meio de uma interface colaborativa. Estamos falando do Banco de Teses e Pareceres. Uma biblioteca de peças judiciais que pode subsidiar o advogado público no cumprimento das tarefas diárias. Assim, um documento produzido para defender uma prefeitura não fica restrito à pessoa que o elaborou, mas disponível a todas as outras que precisarem, no futuro, saber como a Procuradoria se posicionou em determinado caso.
O case USP
A Procuradoria Jurídica da Universidade de São Paulo (USP), por exemplo, migrou 80 mil pareceres para o SAJ Procuradorias. Desde então, os profissionais puderam acessar com frequência o Portal de Gestão do Conhecimento da organização. Além dos documentos já publicados, o Portal também permite o compartilhamento de modelos de peças processuais. Empolgado com a novidade, um dos servidores elaborou 12 novos modelos logo no início da implantação do módulo.
“Uma das coisas mais difíceis nas organizações é a disseminação do conhecimento, ou seja, haver gestão do conhecimento na prática. Na área jurídica, é ainda mais difícil, pois a sociedade precisa de respostas rápidas. Por isso, é muito rico ter um banco de pareceres onde se pode consultar o que a instituição já falou e se basear em novos pareceres de forma mais rápida”, argumentou à época Salvador Ferreira da Silva. Salvador é procurador assessor do Gabinete da Procuradoria, servidor da USP há 38 anos.
Filtros inteligentes do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que dá base ao Banco de Teses e Pareceres na ferramenta, permitem a localização de documentos por contexto, autor e tipo, por exemplo. A extinção das antigas pastas de processos também proporciona melhores condições de trabalho aos servidores, eliminando a necessidade de esforço físico para o transporte e manuseio de dossiês em papel.
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Quais resultados podem ser esperados?
Quando acontece a gestão do conhecimento na prática, grandes quantidades de informação organizacional tornam-se acessíveis. É como se os dados gerados diariamente se tornassem úteis, disponíveis e essenciais.
Cria-se, também, uma memória organizacional a partir da identificação e do mapeamento dos ativos de conhecimento de informações ligadas à entidade. Na sequência, há o suporte para a geração de novos conhecimentos, o que faz com que haja vantagem competitiva. Como um todo, os bens intangíveis são valorizados.
Especificamente no contexto das Procuradorias, compartilhar o conhecimento e promover maior cooperação entre os procuradores também garante posicionamentos coerentes, impessoais e institucionais. Há ainda uma abertura maior para investimento em capital intelectual, de melhor custo-benefício, além de valorização daquele preexistente.
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