Como a gestão de processos digitais aumenta a eficiência de Procuradorias Municipais

Atualizado em: 30/01/2023

Um dos temas de destaque apresentados no Gestão Pública Talks 2022 foi o aumento da eficiência das Procuradorias Jurídicas na gestão de processos digitais com o uso de tecnologia. Representantes das Procuradorias Municipais de Manaus (AM), Camaçari (BA) e Atibaia (SP) relataram suas diferentes experiências a partir da adoção de soluções tecnológicas, da formação de uma cultura de trabalho digital e da digitalização dos processos. Em comum, essas três instituições adotaram o SAJ Procuradorias como o principal sistema de gestão processual. 

Gestão de processos digitais com tecnologia ajudou PGM de Manaus a aumentar a arrecadação 

A Procuradoria Geral do Município (PGM) de Manaus, capital do Amazonas, iniciou a digitalização dos processos em 2008. Começou pelas ações que tramitavam nas Varas de Dívida Ativa Municipal, responsáveis pelo julgamento das questões tributárias da cidade. Os resultados obtidos com a gestão de processos digitais incentivaram o próprio Tribunal de Justiça do Amazonas (TJAM) a também digitalizar seus processos. 

“Hoje, o Amazonas tem 100% dos processos digitalizados, e a PGM foi pioneira nessa parceria junto da Softplan e do Tribunal de Justiça”, contou o procurador-geral do Município de Manaus, Ivson Coêlho, em sua palestra no Gestão Pública Talks 2022.

O principal resultado para o município foi na arrecadação, que aumentou 300% entre 2008 e 2015. Isso por causa da gestão digital dos processos de dívida ativa. Mas o aumento de produtividade não foi percebido apenas nesse âmbito. Na verdade, a PGM, por completo, colhe os frutos de ter se tornado uma Procuradoria Digital.  

“Isso é importante, primeiro, pela velocidade das informações que conseguimos prestar. O próprio processo de certidão negativa, apreciado pela PGM, tem mais facilitado o acesso aos autos e às decisões, garantindo higidez na concessão ou não”, explicou Coêlho. “Com isso, ganha não só a Procuradoria, mas toda a sociedade. E acredito que Manaus seja um exemplo.” 

Isso se mostrou ainda mais importante nos últimos anos, a partir da eclosão da pandemia de Covid-19. Particularmente em Manaus, houve um considerável aumento de demandas relativas à saúde: questões ligadas a vacinas, remédios, internações, transferências de pacientes. Além disso, as medidas de isolamento obrigaram todos os Procuradores, assistentes e estagiários a seguirem um novo modelo de trabalho, o home office

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“O SAJ Procuradorias foi de grande valia para que atravessássemos o período da pandemia, em que os Tribunais e os fóruns foram fechados e tivemos que trabalhar de forma remota”, disse o Procurador-Geral de Manaus. “Não seria possível atender as demandas atuais dos últimos anos sem o auxílio da tecnologia”, completou. 

SAJ Procuradorias: eficiência operacional e visão estratégica para transformar a Procuradoria

PGM de Camaçari fortaleceu sua cultura digital para lidar com a demanda judicial

A PGM de Camaçari, cidade da região metropolitana de Salvador, na Bahia, tomou a decisão de tornar-se uma Procuradoria Digital em 2017. E desde então vem fazendo investimentos na formação dessa cultura como estratégia para aumentar a sua eficiência. 

O primeiro passo foi fazer um grande saneamento de processos físicos, analisando e fazendo a triagem de mais de 30 mil execuções fiscais. A partir dessa tarefa, começaram a fazer a digitalização desses processos sob homologação do próprio Judiciário.  Com isso, criou-se a necessidade de contar com uma solução tecnológica para gestão de processos digitais e se integrar com o Tribunal de Justiça da Bahia (TJBA). 

“Tínhamos o desafio de atender o volume de processos com a rapidez e eficiência necessária. Para isso, é importante ter o apoio da tecnologia para solucionar os problemas específicos da Procuradoria. E sentimos esse retorno da Softplan”, contou a Procuradora Ana Beatriz Álvares Travassos durante o Gestão Pública Talks 2022.  

A PGM de Camaçari adotou em 2019 o SAJ Procuradorias como sistema integrado de gestão processual. A partir de então, foi percebendo os resultados de eficiência e produtividade. 

“Conseguimos gerir melhor os prazos e adotar estratégias que não eram possíveis antes. E ações em lote se tornaram mais simplificadas”, explicou Travassos. 

Inclusive, o SAJ Procuradorias foi peça fundamental para que a PGM conseguisse migrar com sucesso para o trabalho remoto, durante a pandemia. E hoje, com esse modelo consolidado, consegue fazer face a uma demanda de 6 mil a 7 mil intimações por mês somente na Procuradoria Fiscal. “Apesar desse volume de trabalho, todo mundo é engajado e estimulado por ver os resultados que estão fazendo”, contou a Procuradora da PGM de Camaçari, Virgínia de Oliveira. 

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Digitalização aumentou a produtividade da equipe da PGM de Atibaia 

Muitas Procuradorias têm o mesmo receio: digitalizar o acervo físico acarreta no aumento das demandas judiciais. Como lidar com tudo isso sem a possibilidade de expandir a equipe? Mas a partir do momento em que a instituição passou a atuar com um sistema para controle de processos judiciais, entendeu que ter seu acervo digitalizado é, na verdade, mais efetivo. 

“Em 2021, nosso acervo tinha entre 11 mil e 12 mil processos físicos e 18 mil digitais. E demos andamento a 2,6 mil físicos e 10 mil digitais”, explicou a Subprocuradora-geral de Execução Fiscal de Atibaia (SP), Maria Valéria Libera Colicigno, em palestra no Gestão Pública Talks 2022. “A tramitação digital é muito mais rápida, além de economizar papel e eliminar burocracias”, completou. 

Até 2019, antes de a PGM de Atibaia adotar o SAJ Procuradorias, a gestão e o controle dos processos judiciais eram feitos em planilhas. A ausência de um sistema para gestão de processos digitais e que permitisse ter visão geral de todos os processos dificultava a criatividade da equipe. A melhor solução encontrada para aquele momento foi cada procurador responsabilizar-se por acessar o Tribunal de Justiça para obter as intimações. Consequentemente, cada um realizava o controle dos processos individualmente. 

“Quais são as soluções possíveis para gerir os físicos? Digitalizar. Não encontramos outra saída”, afirmou a Procuradora da PGM de Atibaia, Patrícia Lima. 

Já dotada de um sistema de gestão integrado com o Tribunal, o passo seguinte para Atibaia foi digitalizar o acervo. Em 2021, a PGM lançou um processo licitatório para contratar uma empresa para prestar o serviço. Os trabalhos começaram oficialmente em 11 de janeiro de 2022. A previsão é de que em setembro todos os processos estejam digitalizados e tramitando no sistema do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP). 

“A partir da hora que a gente decidiu digitalizar, a otimização do trabalho começou a ocorrer. É um grande avanço”, disse Colicigno. Houve um custo? Houve. Mas em termos de recebimento dos valores que estão lá parados, nem se compara o custo-benefício. O custo dessa digitalização foi muito pequeno.”