Por que a planilha de controle de processos judiciais deve ser extinta das Procuradorias

O índice de processos “entrados” (que chegam) é um dos indicadores mais comuns no contexto das Procuradorias. Afinal, essa métrica estabelece diretamente a carga de trabalho que estagiários, assessores e procuradores terão de gerenciar na sequência. O acompanhamento processual, no entanto, nem sempre é feito com estratégia, a ponto de ser utilizada uma simples planilha de controle de processos judiciais.

Por mais que demonstre alguma preocupação com o nível de organização de uma Procuradoria, tabelas em papel e até no Excel são métodos bastante arcaicos. Só perdem para aquelas Procuradorias onde não existe nenhuma ferramenta de controle dos processos trabalhados pela advocacia pública. Ainda que permitam minimamente o registro de processos, a vinculação aos procuradores competentes e alguma noção de prazos, o uso de uma planilha de controle de processos judiciais deve ser combatido.

Motivos para eliminar as planilhas

A primeira justificativa para eliminar a utilização das tabelas consiste no fato de que elas são operadas de forma manual. Nesses casos, os erros podem acontecer com maior frequência. Ainda mais se estivermos falando de uma Procuradoria que possui um volume de trabalho elevado. Neste caso, existe a necessidade de gerenciar uma carga muito grande de informações todos os dias, sem qualquer possibilidade de perder o prazo de alguma manifestação.

Nesse contexto, a operação, quando feita por meio de uma planilha de controle de processos judiciais, é ameaçada à medida em que o número de matérias trabalhadas aumenta. Manejar tabelas muito extensas torna-se uma atividade lenta e, principalmente, pouco eficiente.

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Arquivos pesados, por sua vez, prejudicam a navegação, que fica comprometida por conta do volume de dados que o computador precisa processar. Sendo assim, novas planilhas precisam ser criadas a fim de suportar aquela massa de informações que deveria indicar algum controle. Não é muito difícil de visualizar a gestão dos processos indo por água abaixo dessa forma, concorda?

Nos “caderninhos”, a atualização das informações torna-se defasada. Por exemplo, quando uma pessoa com muitas demandas no mesmo dia acaba se esquecendo de anotar alguma movimentação processual na tabela. Isso atrapalha, também, o andamento das tarefas subsequentes, além de perder muito tempo tentando identificar e corrigir a falha. Por haver o risco de um mesmo dado ser registrado mais de uma vez, uma planilha de controle de processos judiciais deve ser gerida somente por uma pessoa.

Como substituir as planilhas

Era o que acontecia em Balneário Camboriú (SC), onde havia uma assessora responsável por gerir a planilha de controle de processos judiciais competentes à Procuradoria municipal. Segundo abordamos neste artigo, ela estava prestes a pedir demissão, devido à necessidade de dobrar a jornada de trabalho diariamente para dar conta de suas funções, quando a estratégia de acompanhamento processual foi alterada.  As tabelas deram lugar a um software especializado para a gestão de Procuradorias, que faz a distribuição das matérias com inteligência e de forma autônoma.

Quando isso acontece, os dados registrados previamente são importados para o novo sistema. A migração das informações é feita com agilidade e segurança. Dessa forma, as Procuradorias continuam normalmente as atividades no momento da implantação da tecnologia.

A área de Contencioso da Procuradoria de Santo André (SP), no entanto, preferiu passar por um período de adaptação até que se sentisse totalmente segura a ponto de abandonar a planilha de controle de processos judiciais.

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Essa é uma possibilidade que outras Procuradorias que miram a modernização da gestão também podem optar. Até mesmo porque são muitas as matérias e ações que devem ser cadastradas no novo sistema. Um período de transição até que tudo entre nos eixos pode ser benéfico em determinados contextos.

Resultados da substituição da planilha

Com as informações no sistema, é possível visualizar os ganhos em gestão de processos feita com suporte de tecnologia. Os usuários, tanto estagiários, quanto assessores e procuradores, passam a receber notificações a respeito das demandas pendentes. É isso que torna o acompanhamento processual infinitamente mais simples, seguro e assertivo. O dinamismo possibilitado faz com que o time da Procuradoria adquira outro nível de performance.

Outro aspecto que pode ser observado na substituição da planilha de controle de processos judiciais por um sistema de gestão de processos consiste na transparência dos fluxos de trabalho. Quando os processos são distribuídos de forma manual, não há tanto equilíbrio e pode haver alguma injustiça, mesmo sem intenção. Isso não acontece quando existe uma solução que distribui de maneira inteligente os processos e ainda avalia área de competência, possíveis impedimentos profissionais, carga preexistente de trabalho ou eventuais períodos de férias de cada profissional.

Pôde perceber o potencial nocivo das tabelas que, em teoria, fazem o controle processual nas Procuradorias? Está disposto a abrir mão do caráter obsoleto dessa ferramenta?

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