Home office na pandemia e outras 7 mudanças provocadas pela Covid-19

Os setores públicos e privados tiveram de instituir o home office na pandemia de Covid-19 já a partir de março de 2020. Logo depois de a Organização Mundial de Saúde (OMS) decretar que a situação de emergência de saúde pública de importância internacional tratava-se de uma pandemia.

Entre as medidas temporárias estabelecidas para prevenção ao contágio pelo Coronavírus e enfrentamento da situação, o Ministério da Saúde instituiu a quarentena como medida para garantir a manutenção dos serviços de saúde. Com isso, os setores públicos, habituados a executar a maior parte dos ritos em formato presencial, tiveram de pensar em soluções para prosseguir com as atividades. Uma das dúvidas era se os prazos processuais seriam suspensos ou fluiriam normalmente, além de outras questões que impactaram nas Procuradorias municipais, estaduais e de autarquias, como a preocupação com:

• controle e mensuração de produtividade;
• regime de trabalho dos servidores;
• formas de acesso às redes virtuais dos Tribunais;
• plataformas para realização de atividades, como videoconferências;
• equipamentos e ferramentas utilizados pelos servidores e magistrados;
• gestão de contratos e de Tecnologia da Informação.

Mediante a rapidez com que as soluções precisaram ser encontradas, em cinco meses foram observadas mudanças tecnológicas na prestação de serviços jurisdicionais que estavam previstas para ocorrer nos próximos 10 anos, segundo o Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Juízes, promotores e procuradores julgaram, planejaram e tomaram decisões a partir do uso intensivo da tecnologia. A quarentena impulsionou o home office na pandemia, com a adesão à execução das atividades remotas. Aliás, esse era um debate que já existia no Poder Judiciário. Agora, diante da Covid-19, pelo o que se vê, as mudanças tornar-se-ão status quo.

Home office na pandemia e 7 mudanças que vão além

1. Home office na pandemia

Segundo a Avaliação dos Impactos da Pandemia causada pela Covid-19 nos Processos de Trabalho dos Tribunais, apenas 5% da força de trabalho das cortes participantes da pesquisa atuava em regime de trabalho remoto antes da pandemia de Coronavírus.

O recorte dos Tribunais é um retrato do modelo de trabalho adotado no setor público. Nos Ministérios Públicos e Procuradorias, por exemplo, quase não se optava pelo teletrabalho antes de haver a necessidade de migrar para o home office na pandemia. Somente mediante a situação de emergência é que a maioria dos servidores aderiu ao regime de trabalho remoto.

A experiência falou por si, a ponto de algumas cortes, Ministérios Públicos e Procuradorias regulamentarem a permanência do teletrabalho. São exemplos o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), o Ministério Público do Amazonas (MPAM) e a Procuradoria do Município de Barueri (SP).

2. Controle da produtividade

Os meios de controlar a produtividade precisaram ser revistos durante o home office na pandemia. Em muitos casos, a extração de relatórios era feita em diferentes sistemas. Em outros, o controle era feito no formato híbrido. Portanto, uma parte dos relatórios era extraída de sistemas e uma parte era definida pelo gestor. A isso, alguns serviços públicos acrescentavam o acompanhamento por painéis eletrônicos e a elaboração de planos de trabalho.

Além de exigir muito esforço, essa forma de controle pode não esboçar a realidade de fato. Assim, muitos gestores optaram por fazer o controle da produtividade por meio de relatórios automáticos emitidos por sistema de automação.

Isso corrobora com o quanto a tecnologia para procuradorias municipais é um tópico fundamental, que precisa ser priorizado. A velocidade e, mais que isso, a eficiência que as atividades e a gestão das instituições podem alcançar com as soluções corretas está mais do que comprovada nestes quase 24 meses de home office nas procuradorias durante a pandemia de Covid-19.

Dificilmente uma instituição pública que investiu em novas ferramentas ou elevou a qualidade daquelas que já utilizava irá retroceder em suas escolhas. Principalmente porque são notórios os resultados que surgiram dessa necessidade. Tanto é assim que Ministérios Públicos como o de São Paulo têm focado em promover a transformação digital e a modernizar as promotorias para prestar à sociedade, veloz e conectada, os serviços e o acesso à Justiça que os tempos atuais exigem.

3. Novas ferramentas de trabalho

O home office na pandemia exigiu dos Tribunais, Ministérios Públicos e Procuradorias a disponibilização de ferramentas como a VPN para acesso à rede de pastas das instituições. Em alguns casos, também foi preciso permitir acesso externo à intranet e à VPN para acesso à máquina.

Serviços públicos que não utilizavam o armazenamento de arquivos em nuvem, tiveram de usá-lo. Assim como ferramentas para gestão do trabalho. Com o Microsoft Teams, Slack, Asana, Atlassian, entre outras, os Tribunais, Ministérios Públicos e Procuradorias puderam atuar em uma nova e incerta realidade.

Essas práticas contribuíram para a melhoria dos processos de trabalho das instituições. Tanto que é muito pouco provável um Tribunal, Ministério Público ou Procuradoria optar por retornar à comunicação via e-mail, aplicativos de envio de mensagens por telefone ou ligações telefônicas que podem ser direcionadas para caixas de spam, visualizadas e não respondidas por desatenção e nem atendidas porque o telefone permanece no silencioso ou sem bateria.

4. Atendimento remoto

A necessidade de atender ao público de forma remota enquanto prosseguia o home office na pandemia, porque não havia outra alternativa, contribuiu – e contribui – para a redução de despesas com estrutura, manutenção, conservação e segurança dos Tribunais, Ministérios Públicos e Procuradorias. Sem contar o mais importante: garantiu o acesso aos serviços públicos, de maneira desburocratizada.

Não à toa, a participação por meio eletrônico nas audiências, por exemplo, tem sido a opção escolhida pela própria população, pois não há deslocamento ao Fórum ou até outra Comarca, o que colabora para a economia de custo e de tempo.

Portanto, com as questões físicas deixando de ser um impeditivo para a população se envolver com o que lhe é de interesse na seara pública, a disposição é maior para buscar soluções para os diversos conflitos. Para a administração pública, esse movimento pode significar a possibilidade de resolver um número maior de pendências. 

Essas são apenas algumas das respostas positivas às mudanças provocadas pela Covid-19, cuja aceitação traça um panorama evolutivo do qual abrir mão significa mais que retroceder. Significa negar às pessoas o que lhes é de direito.

 

5. Audiências e sessões de julgamento por videoconferência

Sistemas de videoconferência, que anteriormente eram utilizados em apenas alguns âmbitos, tiveram de ser ampliados para permitir o uso em audiências, reuniões e demais atividades enquanto perdurasse o home office na pandemia.

A questão é que a adesão às plataformas recomendadas para a realização de videoconferências, como a Cisco Webex, indicada pelo CNJ para os Tribunais, o Google Meet, o Teams, o Zoom e o Skype facilitou o acesso aos serviços públicos. No Judiciário, por exemplo, a tecnologia promoveu a maior participação das partes em audiências. Já os advogados conseguiram atender aos compromissos em comarcas distintas e separadas por centenas de quilômetros no mesmo dia. Algo que seria completamente inviável de se concretizar presencialmente.

Essa reorganização dos métodos de trabalho como medida preventiva para evitar a propagação do Coronavírus melhorou, de um lado, a qualidade laboral e do outro, o acesso da população aos serviços que lhe são de direito.

Sendo assim, a conclusão é a de que a tecnologia é útil para respaldar muitas situações. Sem o suporte das soluções tecnológicas, o mundo teria paralisado de fato. Isso já é razão suficiente para esta mudança provocada pela Covi-19 ser a que se manterá de forma mais consolidada. 

6. Telemedicina

Em 2019, o Conselho Federal de Medicina (CFM) ampliou a discussão para normatizar o atendimento médico por meio eletrônico, ou seja, a telemedicina. O debate se estenderia até 2020 e provavelmente avançaria. Contudo, a pandemia de Covid-19 exigiu que o exercício da telemedicina fosse autorizado no Brasil. Assim, a partir de abril do ano passado o atendimento médico mediado por tecnologias para fins de assistência, pesquisa, prevenção de doenças e lesões e promoção de saúde foi temporariamente autorizado.

Entretanto, perante a notória melhora no acesso ao atendimento em saúde, à racionalização de recursos e à possibilidade de as pessoas não precisarem se deslocar para atendimentos de acompanhamento e seguimento de suas doenças crônicas, o CFM entendeu a necessidade de revisar a prática da telemedicina no país, a qual não era permitida antes da pandemia. A expectativa é que ainda em 2021 o Conselho elabore uma resolução mais atual para regulamentar a atividade e escalar o acesso de qualidade à saúde pela população.

7. Eventos online

Mais um efeito do home office na pandemia de Covid-19 – que provavelmente perdurará – são os eventos online ou, pelo menos, os híbridos.

Um exemplo é o Congresso Brasileiro de Procuradores Municipais (CBPM), organizado pela Associação Nacional de Procuradores Municipais (ANPM). Devido à pandemia e à necessidade de isolamento social para evitar a disseminação da Covid-19 e preservar a vida da população, o Congresso migrou para o formato virtual, a exemplo de outras atividades.

Sendo assim, o 1º Congresso Brasileiro Virtual de Procuradores Municipais aconteceu em novembro de 2020, com a expectativa de que em 2021 os congressistas poderiam se reunir presencialmente. No entanto, o cenário pandêmico continuou a exigir a manutenção das medidas de prevenção. Assim, a ANPM realiza em 2021 a 2ª edição do CBVPM, nos dias 23, 24, 25 e 26 de novembro.

A opção da Associação de Procuradores por realizar um evento totalmente online é diferente da escolha feita pelo Sebrae/SC e pela Associação Catarinense de Empresas de Tecnologia (Acate) para o Startup Summit 2021. O evento ocorreu em outubro em formato híbrido. Significa que os participantes puderam optar por acompanhar a programação presencialmente ou a transmissão ao vivo pelo site.

Ambos os formatos permitem disponibilizar o conteúdo dos eventos para as pessoas interessadas em qualquer parte do mundo. Frente a essa transposição de fronteiras, a possibilidade de poder escolher participar presencial ou online de qualquer conferência, congresso, palestra, convenção, simpósio, seminário, entre outros, amplia as oportunidades. Além de implementar um novo hábito que muito provavelmente as pessoas terão interesse em manter.

Conclusão sobre o home office na pandemia e as mudanças provocadas pela Covid-19

O ano de 2020 foi, sem dúvida, o mais desafiador para a população mundial. Desde o início da pandemia de Covid-19, todos precisaram readaptar seus costumes, hábitos e a maneira de relacionar-se interpessoalmente para prevenir o contágio do Coronavírus e evitar a transmissão.

O momento exigiu adaptação para contornar os impactos do isolamento social, necessário como medida de prevenção. A maior parte dos profissionais, desde a declaração de pandemia feita pela OMS, atuou exclusivamente em regime de trabalho remoto por um determinado período. Depois, gradativamente, retomou as atividades presenciais. A exceção foram algumas empresas privadas e instituições públicas, como Procuradorias, Ministérios Públicos e Tribunais que editaram contratos e normativas para regulamentar o trabalho remoto.

Embora ainda seja preciso realizar alguns ajustes no regramento do home office iniciado na pandemia, é possível afirmar que a nova realidade será cada vez mais marcada pelo teletrabalho e tudo o mais que o compõem. No caso do segmento da Justiça, são exemplos os gabinetes virtuais, a realização virtual de sessões, audiências, julgamentos e reuniões.

O cenário é mais ou menos semelhante a quando se estabeleceu o processo eletrônico há pouco mais de uma década. A inevitável inserção da tecnologia no segmento jurídico colocou em curso uma verdadeira transformação digital, em direção à qual mais um passo já foi dado com a obrigatoriedade da Resolução nº 420 do Conselho Nacional de Justiça que praticamente exige a inserção de tecnologia na advocacia pública. Assim é a transformação: nunca para.