Autarquia municipal: como saber quando contratar um sistema para a automação de processos?

A procuradorias de autarquia municipal, assim como qualquer outra, tem as próprias demandas e desafios diários. Muitos são relacionados à gestão dos processos. Isso faz com que haja uma constante busca sobre as melhores práticas no gerenciamento desses processos. Será utilizar planilhas ou é melhor contratar um sistema para automação dos processos? Junta-se a essa segunda questão outra indagação: como saber quando contratar uma solução para automatização dos processos?

Para tentar chegar a uma resposta, pode-se partir para uma análise dos recursos que a autarquia municipal detém atualmente para desempenhar suas funções e aqueles que faltam. Entretanto, antes de realizar essa verificação, é preciso retomar à primeira pergunta: a melhor prática não será utilizar planilhas?

Planilhas versus sistema de automação para a autarquia municipal

Usar uma planilha para controlar os processos judiciais da autarquia municipal é algo que precisa ser bem estudado. Afinal, trata-se de usar uma ferramenta menos robusta, em comparação a um sistema de automação, para gerenciar e acompanhar a carga de trabalho de estagiários, assessores e procuradores.

Essa afirmação é posta em função da observação e relato da realidade cotidiana. Geralmente, na procuradoria de uma autarquia municipal que utiliza um programa desenvolvido pela Microsoft ou cedido gratuitamente pelo Google para registrar os processos, vinculá-los aos procuradores e observar os prazos, o fluxo é:

• receber a intimação ou extrair a notificação de um Diário Oficial;
• abrir a planilha para incluir nela as informações quanto à processo, procurador responsável e prazo;
• consultar esporadicamente – quando isso é feito – o arquivo para checar prazos e possíveis novas tarefas.

Não parece ser algo tão difícil de fazer. Realmente não é, desde que haja muita, mas muita atenção. Principalmente porque todas essas informações são preenchidas manualmente. Portanto, basta alguém requerer atenção no momento do preenchimento das informações na Planilha para errar um número na informação sobre o registro do processo ou esquecer de incluir o prazo. É um risco que pode custar uma parcela da arrecadação municipal. Será mesmo preciso corrê-lo?

De fato, não há razão para preferir a planilha ao sistema de automação de processos. A automatização evita que:

• alguém precise receber a intimação física ou acompanhar as publicações eletrônicas. O sistema recebe tudo automática e eletronicamente, e já organiza as atividades para os procuradores;
• seja necessário trabalhar com várias abas abertas (planilha, publicação eletrônica, programa de edição de texto). Apenas a tela do sistema pode se manter aberta e visível na tela do computador até a tarefa do dia ser concluída em relação a cada processo;
• se tenha que preencher manualmente as informações do processo, o procurador responsável e o prazo. O sistema automatizado já preenche todas as informações importantes do processo. Depois, envia para o procurador, conforme a disponibilidade para atender a mais demandas, e organiza a prioridade conforme os prazos;
• seja preciso lembrar de consultar o arquivo da planilha para verificar prazos e novas tarefas. A distribuição e organização automática das tarefas do sistema já mantém as atividades em ordem para serem executadas.

Com isso, já é possível compreender o quanto contratar um sistema para automação dos processos pode ser um investimento muito mais estratégico para a procuradoria da autarquia municipal. Sendo assim, permanece a outra indagação: como saber quando contratar uma solução para automatização dos processos?

6 indicativos de que é preciso dispor de um sistema de automação na autarquia municipal

Geralmente os principais indicadores analisados para diagnosticar a situação da procuradoria da autarquia municipal são os que mensuram a produtividade e a economia ou a arrecadação de recursos.

Esses indicadores são, inclusive, interdependentes. Afinal, sem conseguir atender com eficiência às demandas, muitos ajuizamentos ficam represados. Isso quando não são perdidos em função da impossibilidade de cumprir os prazos. Como resultado, os recursos que poderiam se reverter em benefícios aos cidadãos tornam-se escassos.

Além desse cenário possível, há outros que servem como indicativo de que é preciso dispor de um sistema de automação na procuradoria da autarquia municipal.

1. Baixa produtividade

No ecossistema da Justiça, um índice que mede a produtividade é o que comprara o número de processos existentes com a quantidade de processos baixados. Dessa forma, é fácil entender se a produtividade está baixa ou não. Basta comparar o número de processos acumulados com o de ações encerradas em um determinado período.

Foi exatamente isso que o SAAE São Carlos fez. A partir do número de peticionamentos, percebeu como a execução das atividades poderia ser mais célere com a modernização. Tanto que em 2019 a autarquia atingiu um marco de 3.724 peticionamentos. Esse número corresponde a 57% do total de peticionamentos (6.493) realizados de 2016, ano em que o SAAE São Carlos passou a utilizar o Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias (SAJ Procuradorias), até julho de 2019.

2. Baixa arrecadação

O exemplo do SAAE São Carlos também demonstra como não usar um sistema de automação impacta negativamente na arrecadação municipal.

No ano em que o número de peticionamentos comprovou o quanto o uso de tecnologia nas procuradorias eleva a produtividade (2019), a autarquia municipal ajuizou cerca de R$ 5,4 milhões. O valor equivale a 32% do total ajuizado em dois anos e sete meses de utilização do SAJ Procuradorias.

Somente de janeiro a julho de 2019, o SAAE São Carlos cadastrou aproximadamente 126 processos de Execução Fiscal por mês no Sistema. Portanto, dividindo o valor ajuizado (R$ 5,4 milhões) pelos sete meses e pela quantidade de processos mensais (126), obtém-se o valor médio de R$ 6,1 mil ajuizado por ação judicial.

Mesmo que cada autarquia municipal tenha as suas particularidades, esses números demonstram como o SAJ Procuradorias contribui para aumentar a arrecadação.

3. Faltam modelos de documentos

O mais habitual na procuradoria de uma autarquia municipal que não utiliza um sistema de automação e, portanto, não possui um repositório de documentos, é:

1. Todos os modelos de documentos permanecerem salvos em uma pasta no computador de uso comum. Assim, sempre que é preciso dar origem a um novo documento, é dessa pasta que os arquivos são copiados;
2. Cada procurador elaborar os documentos dos processos pelos quais é responsável, como considera ser a melhor maneira.

A questão é que no primeiro caso, pode acontecer uma distração e ao invés de apenas copiar o modelo de documento, ele ser removido da pasta compartilhada. Com isso, o acesso para os demais deixa de existir.

Ainda, pode acontecer de a edição do modelo ser feita inadequadamente. Nesse caso, alguma informação incorreta para determinado processo pode prosseguir para o Tribunal de Justiça. Em ambas as situações, o resultado pode ser retrabalho e uma demora maior para encerrar uma pendência.

Já no caso de o procurador elaborar os documentos conforme considerar melhor, o que pode acontecer é processos semelhantes serem encaminhados para o Judiciário com argumentos e informações muito diferentes. Isso demonstra uma falha na comunicação da procuradoria da autarquia municipal e falta de estratégia processual. Sem contar que pode gerar incertezas nos julgadores, que também podem demorar mais para tomar suas decisões.

É preciso evitar que qualquer uma dessas situações, e outras que possam comprometer a credibilidade da autarquia municipal, aconteçam. O Sistema de Automação da Justiça contribui para conter também esses possíveis acontecimentos.

4. Não há distribuição correta dos processos

Entende-se por distribuição correta dos processos aquela em que nenhum procurador da autarquia municipal é sobrecarregado com demandas. Portanto, é aquela em que há uma divisão equânime das tarefas a serem desempenhadas na procuradoria.

Embora não se trate exatamente de uma autarquia, o que ocorria na procuradoria municipal de Itapira (SP) esboça bem a realidade de uma instituição com distribuição inadequada de demandas.

Na cidade paulista, até a adesão do SAJ Procuradorias, em certos casos, era necessário que o procurador se dirigisse até o Fórum para para saber quais processos estavam pendentes de manifestação, por exemplo. Depois, retornava à procuradoria com uma planilha contendo a relação desses processos, que eram distribuídos entre os servidores.

Já a organização com relação às publicações em Diário Oficial funcionava da seguinte forma: cada procurador responsabilizava-se por acompanhar as publicações durante uma semana. Assim, o procurador que tomava conhecimento da publicação era quem assumia as atividades relacionadas aquele processo.

Dessa maneira, poderia ocorrer de em uma semana ter apenas uma publicação. Na seguinte, nada ser publicado. Já na próxima semana poderia ocorrer de serem verificadas três publicações. Sendo assim, o procurador da primeira semana poderia somar um processo a mais aos que já detinha sob sua responsabilidade. Já o procurador da semana seguinte permaneceria com as mesmas demandas, sem nenhuma a mais. Em compensação, o procurador da próxima semana, muito provavelmente, teria de se reorganizar para atender a mais três processos.

Está nítida, nesse contexto, a distribuição desproporcional das atividades processuais. O procurador precisava ter a sorte de não haver publicação em Diário Oficial na sua semana de acompanhamento das publicações. Somente assim não precisaria assumir demandas a mais.

Contudo, essa foi a maneira que Itapira encontrou para poder atender a todos os processos. Mais tarde, pode contar com o suporte do SAJ Procuradorias para realizar a distribuição adequada de tarefas.

5. Não há como fazer o peticionamento em lote

A procuradoria de Itapira é novamente um exemplo. Desta vez, para demonstrar como é a realidade quando não há como fazer o peticionamento em lote. Conforme o procurador municipal responsável pela Execução Fiscal, João Batista da Silva, os peticionamentos eram feitos por ele, “mas era muito trabalhoso e demorado preencher todos os campos de cada processo para protocolar cada peça”.

Para isso, Batista precisava ter aberto na tela do computador, no mínimo, um programa com as informações do processo e uma aba com acesso ao Tribunal de Justiça, para enviar a petição. Portanto, precisava copiar de uma tela para outra as informações para poder preencher os campos obrigatórios e peticionar.

O peticionamento em lote elimina essa necessidade de cadastrar petição por petição, individualmente. Há ganho de tempo e produtividade. Algo que o SAJ Procuradorias já promoveu à gestão de muitas procuradorias.

6. Não há como elaborar relatórios

Vivemos a era dos dados. Já se repetiu em diferentes lugares esta afirmação. A razão para isso é: os indicadores são mais e mais valorizados a cada dia porque comprovam a evolução, a produtividade e o atingimento de metas da autarquia municipal. No entanto, como medir cada parâmetro se não existe um registro correto do número de ajuizamentos, intimações, peticionamentos, pendências encerradas, total de processos, entre outras informações?

Essa era a situação da procuradoria municipal de Santo Antônio do Jesus (SAJ). Também não se trata de uma autarquia municipal. Ainda assim, demonstra a dificuldade que é não ter como compilar os dados. Toda vez que a procuradoria necessitava de uma informação, tinha de solicitar à empresa de Dívida Ativa, por exemplo. Caso contrário, não era possível realizar uma reunião assertiva com o prefeito e as outras secretarias do município.

Trabalhar com o SAJ Procuradorias promoveu mudanças na gestão do município do interior da Bahia, localizado a 187 quilômetros de Salvador e com mais de 100 mil habitantes.

6 funcionalidades do SAJ Procuradorias para a autarquia municipal

Para uma procuradoria de autarquia municipal evoluir e dirimir situações do dia a dia que podem entravar as atividades e perturbar os servidores, o SAJ Procuradorias apresenta-se como uma solução eficaz, inclusive para promover a transformação digital.

Principalmente porque o SAJ detém uma solução para cada um dos indicativos de que é preciso dispor de um sistema de automação na autarquia municipal. Por essa razão, é considerado um software completo para procuradores, assessores e estagiários trabalharem com eficiência.

Entre todas as funcionalidades do Sistema, as seis que contrapõem os indicativos de que é preciso dispor de um sistema de automação na autarquia municipal são as que se destacam.

1. Maior produtividade

Uma tarefa incômoda, que leva tempo e compromete inclusive a arrecadação municipal, é a necessidade de cadastrar uma a uma as petições no portal do Tribunal de Justiça. O tempo demandado nessa atividade, às vezes, faz com que um processo leve mais de um ano para ter prosseguimento. Com isso, o trabalho da procuradoria torna-se moroso. Totalmente o oposto do que se deseja.

Essa questão é facilmente resolvida com o SAJ Procuradorias. O Sistema colabora para que o peticionamento ocorra de forma ágil. Assim, o processo que poderia levar um ano para ter prosseguimento se resolve em um mês ou menos. Esse ganho de tempo e antecipação das demandas elimina a morosidade e contribui para o aumento da produtividade. Afinal, com mais tempo, os procuradores podem atender a um número maior de demandas. Consequentemente, aumenta-se a arrecadação, que se reverte em benefícios aos cidadãos.

2. Aumento na arrecadação

O aumento na arrecadação, proporcionado em parte pelo SAJ, é um dos pontos destacados pela procuradoria do município de Itapira. O Sistema foi implantado na cidade em setembro de 2019 e em 15 meses, a procuradoria municipal de Execução Fiscal totalizou mais de R$ 8 milhões em ajuizamentos. Na média, significa que a cada mês foram ajuizados mais de R$ 500 mil.

O procurador municipal responsável pela Execução Fiscal, João Batista da Silva, credita esse aumento à agilidade proporcionada pelo SAJ para peticionar. “Recebemos a intimação via portal, já com o prazo, passamos para os assessores e logo peticionamos. Isso facilitou bastante a tramitação e ajudou a aumentar a arrecadação do município”, reforça.

Portanto, a velocidade na tramitação dos processos propiciada pelo SAJ Procuradorias é um fator preponderante para as procuradorias e autarquias municipais. Especialmente porque está diretamente relacionada ao aumento na arrecadação.

3. Modelos de documentos para a autarquia municipal

A facilidade de dispor de modelos prontos, especialmente de documentos mais simples, gera ganhos para a rotina da procuradoria, para além da economia de tempo e rapidez para peticionar.

Com os modelos existentes no SAJ Procuradorias, por exemplo, até mesmo estagiários em início de graduação podem colaborar e deixar as petições prontas para a simples conferência do procurador.

Dispor de modelos prontos favorece, ainda, a otimização dos trâmites, o que contribui para o cumprimento dos prazos. Inclusive, com a sugestão de peças por meio de inteligência artificial, o procurador pode preparar sua manifestação com toda a rapidez necessária.

Já para os usuários que preferem personalizar os modelos de documentos da autarquia municipal, há a possibilidade de criar esses modelos no próprio Sistema, conforme as diretrizes específicas de atuação dos procuradores. O mesmo pode ser feito perante a necessidade de os documentos terem de atender às particularidades da instituição.

Independentemente do modelo, o texto pode ser digitado ou copiado de outro arquivo já existente. Esse arquivo pode ser um que já está salvo no Sistema ou não.

Outra possibilidade quanto aos modelos prontos é a de poder programar o preenchimento automático de alguns campos dos documentos de forma bem simples. Por exemplo, o número do processo e o nome da parte.

No SAJ Ajuda, a base de conhecimento do SAJ, é possível consultar o passo a passo a respeito de como cadastrar os modelos de documento no SAJ Procuradorias.

4. Distribuição equânime das atividades

Algo muito comum na procuradoria de uma autarquia municipal é a sobrecarga de trabalho. Às vezes, várias tarefas são delegadas a um mesmo procurador, mas sem que seja feita uma análise prévia das demandas que já existem para serem atendidas. Uma consequência frequente dessa prática é a perda de prazos e, por conseguinte, a baixa arrecadação.

A maneira que o SAJ Procuradorias encontrou para proporcionar uma carga de trabalho igualitária entre os procuradores é conferindo pesos às demandas.

Com isso, o Sistema verifica quantos processos tem cada um dos profissionais e soma o peso de todos os procuradores. Depois, divide o valor calculado pela quantidade total de procuradores. O resultado determina o limite de peso para cada procurador.

A partir dessa média, o SAJ verifica se o procurador possui peso maior que a média calculada. Caso sim, significa que não há como ele atender a mais demandas. O SAJ, então, procede a análise do peso do próximo procurador da lista para saber se há como esse outro procurador assumir a atividade.

No caso de todos os procuradores estarem com a carga de trabalho completa e sem disponibilidade de assumir novos processos, o procurador-chefe pode acessar o SAJ Procuradorias para reconfigurar o mapa de pesos. Entretanto, é recomendado que isso seja feito somente quando tratar-se de uma ação urgente para não comprometer a qualidade de vida no trabalho.

5. Peticionamento em lote

Não precisar peticionar as peças jurídicas individualmente promove celeridade. Afinal, no tempo necessário para enviar uma só petição ao Tribunal de Justiça, o sistema de gestão de processos permite enviar vários documentos em conjunto. É por isso que o peticionamento em lote é uma das funcionalidades do SAJ Procuradorias que mais ganhos gera para a autarquia municipal. Principalmente em relação ao tempo e à otimização do trabalho.

Mais tempo permite ao procurador poder dedicar maior atenção ao trabalho intelectual. Além disso, torna possível realizar aquelas tarefas estratégicas que sempre ficaram relegadas em função da alta demanda de processos. Sem contar a possibilidade de realizar uma análise mais profunda e detalhada da qualidade das atividades.

A procuradoria municipal de Juquitiba (SP), por exemplo, depois de um período utilizando o SAJ, percebeu que em alguns processos faltava o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do contribuinte. Sem essa informação não há como acessar a relação de bens para penhora. Ao corrigir isso, a procuradoria pode contribuir para o incremento da arrecadação municipal.

O SAJ Procuradorias colabora, portanto, para que os procedimentos tenham:

• maior celeridade com a tramitação digital;
• melhor gerenciamento de informações;
• incremento na arrecadação.

6. Extração de indicadores da autarquia municipal

A procuradoria de autarquia municipal que não se preocupa em compilar ou ter acesso a dados pode estar dispensando informações estratégicas para a eficiência da instituição.

Atualmente, há como produzir relatórios com o suporte de ferramentas de Business Intelligence (BI), que permitem a predição de demandas futuras e memórias de cálculo para indicadores específicos.

O SAJ Procuradorias é uma das soluções que apresenta indicadores que servem de base para a análise da produtividade da instituição pública, por exemplo. Alguns desses parâmetros são o tempo de trâmite de um processo ou a quantidade de resultados favoráveis no Contencioso. Essas informações podem servir de guia para ajustar os processos e direcionar ações que resultam no serviço otimizado e nos recursos gerenciados.

Conclusão

O uso da tecnologia não só está mais frequente como é cada vez mais uma necessidade básica da procuradoria da autarquia municipal. Principalmente porque contribui para:

• a produtividade;
• incrementar a arrecadação;
• otimizar o tempo na elaboração de documentos;
• distribuir equanimemente as demandas;
• peticionar com agilidade;
• analisar os principais indicadores.

Sem isso, a procuradoria pode estar fadada a permanecer na morosidade, deixar de cumprir seu propósito frente à arrecadação, atuar com sobrecarga de trabalho e conservar-se apartada da transformação digital já observada em muitas instituições.

É verdade que dispor de soluções tecnológicas modernas na procuradoria da autarquia municipal requer investimento. Entretanto, há que se considerar que com o uso de um sistema como o SAJ Procuradorias há economia no sentido de que a instituição não precisará abrir novos cargos para atender ao volume de processos, por exemplo, já que é possível permanecer com a mesma equipe e obter um retorno muito maior em produtividade e recuperação financeira.

O SAJ Procuradorias é um sistema de gestão de processos completo, pronto para ser usado na autarquia municipal. No formulário de contato é possível agendar uma demonstração e dar o primeiro passo em direção à modernização da instituição.