Impactos da gestão data driven nas procuradorias

Um tema considerado de suma importância nos tempos atuais é a tal gestão data driven nas procuradorias. Ainda assim, há poucos conteúdos que abordam o assunto. Os motivos para isso podem ser vários. Desde a quase inexistência da formatação de um modelo que possa servir de base para a gestão de dados nas procuradorias municipais, estaduais e de autarquias até a falta de conhecimento aprofundado sobre a gestão data driven.

Tecnologia moderna de Business Analytics, gestão mais eficiente com o suporte de indicadores, agilidade nos processos internos das procuradorias jurídicas, objetividade e resultados. Esses são apenas alguns dos muitos ganhos que a análise de indicadores proporciona para a advocacia pública.

Em busca de promover a cultura de dados, muitas procuradorias criam as próprias soluções e a própria maneira de compilar e analisar resultados. Esse é um passo importante, pois significa que já há interesse pelo tema. O próximo é encontrar boas soluções para a gestão data driven nas procuradorias.

Como organizar a gestão data driven nas procuradorias

Uma maneira de facilitar a gestão data driven nas procuradorias é atuar como a Procuradoria do Município de Americana (SP). Em novembro de 2017, a instituição passou a gerenciar os processos com o SAJ Procuradorias. Hoje, faz a análise de indicadores por meio do Insights, solução elaborada exclusivamente para permitir a gestão visual dos dados salvaguardados no sistema e que complementa as demais funcionalidades do SAJ.

“Para o desempenho das atividades inerentes à Procuradoria, há grande utilidade no uso de sistemas e ferramentas que auxiliem os atos de gestão e acompanhamento de resultados”, afirma a procuradora do município de Americana, Karina Rodrigues Olivatto.

Exemplificar como essa gestão funciona na prática é o tema central da conversa que o blog teve com a procuradora. Karina conta como a instituição de Americana organiza a inteligência de dados, revela se os indicadores geram de fato economia e aumento de arrecadação e comenta quais informações são essenciais para a Procuradoria.

Embora saibamos, é importante relembrar. Por isso, o primeiro questionamento é sobre qual é o papel da procuradoria em um município nos dias atuais?

Karina Rodrigues Olivatto – A Procuradoria do Município desempenha um relevante papel, no sentido de dar consultoria e assessoramento jurídico ao Poder Executivo, com base na lei e nos princípios administrativos. A Procuradoria assiste o Poder Executivo no controle interno da legalidade dos atos da Administração Pública, com base nos postulados da indisponibilidade e supremacia do interesse público. Além disso, a Procuradoria exerce a representação judicial do Município, bem como a supervisão e cobrança judicial dos débitos inscritos em dívida ativa.

Atuar com indicadores gera de fato economia e aumento de arrecadação? Quais são os outros ganhos percebidos quando a atuação é orientada a resultados?

Karina – A definição de indicadores traz importantes resultados à Procuradoria, possibilitando a otimização de atividades e priorização de atos que visem ao aumento de arrecadação e economia de recursos públicos.

Ao lado dos resultados expostos, a atuação com indicadores possibilita conferir maior atenção e celeridade aos feitos judiciais que possam trazer resultados mais interessantes ao Município, visando incremento da arrecadação.

A Procuradoria já tentou trabalhar com a análise de dados de alguma outra forma antes do Insights?

Karina – Antes da disponibilização do portal Insights, o Município não dispunha de recursos adicionais para a análise de dados, exceto aqueles disponibilizados pelo próprio sistema SAJ Procuradorias.

A Procuradoria utilizava algum outro sistema antes de contratar o SAJ? Qual foi a razão da contratação do SAJ?

Karina – Antes da utilização do Insights, o Município de Americana mantinha contrato com outra empresa, tendo por objeto a licença de uso de software voltado à gestão de processos de execução fiscal. A mudança para o sistema SAJ Procuradorias foi motivada pela integração do sistema com o portal do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), bem como o reconhecimento da sua eficiência, no âmbito das Procuradorias.

Foi feito algum benchmarking com outra procuradoria para conhecer o SAJ, o Insights ou saber a respeito do uso de indicadores na procuradoria?

Karina – Para a contratação do SAJ Procuradorias, foi mantido contato com outros Municípios, a respeito do uso do sistema.

Quais decisões já foram tomadas com base na análise dos indicadores compilados pelo Insights? Quais foram os impactos dessas decisões?

Karina – Com base nos indicadores compilados pelo Insights, o Município passou a dar prioridade ao andamento de processos de maior relevância, que possam proporcionar maior retorno de recursos financeiros. A Procuradoria passou a visualizar, também, um relatório mais detalhado das execuções fiscais, de modo a possibilitar a análise, de maneira global, dos processos que estão sem movimentação processual há mais tempo, ou que dependem de alguma medida, objetivando a satisfação da execução.

O que os dados reunidos no Insights revelaram à Procuradoria?

Karina – O Insights possibilitou à Procuradoria uma análise abrangente e mais detalhada das execuções fiscais ajuizadas pelo Município, permitindo uma visão global dos processos em andamento, bem como da situação das CDAs emitidas, que já foram quitadas, que se encontram suspensas, canceladas ou em aberto. Com base nos dados apresentados, o Município, por intermédio da Procuradoria, pôde analisar quais as melhores estratégias para recebimento dos seus créditos e satisfação das execuções em curso.

Como a procuradoria tem organizado a operação de inteligência de dados? Foi criado um setor, um cargo, delegada uma pessoa para cuidar de indicadores…?

Karina – A análise dos dados é discutida entre o grupo de procuradores e servidores que atuam na Unidade de Contencioso Fiscal, com o objetivo de planejar e adotar os melhores métodos para incremento da receita.

Foi necessário realizar algum tipo de capacitação para atuar com o Insights?

Karina – Não houve dificuldades em atuar com o Insights. O sistema apresenta-se de forma simples e sua utilização não gera dúvidas.

Quais são os indicadores essenciais para a Procuradoria? Por quê?

Karina – Todos os indicadores têm sua importância, porém, consideramos essenciais os indicadores referentes a processos (originários e incidentes) e demandas, que permitem uma visão integral dos feitos em andamento.

O que representa utilizar indicadores na Procuradoria?

Karina – Utilizar indicadores na Procuradoria é essencial à obtenção de resultados efetivos e ao auxílio à área fiscal.