Dez conselhos para implantar um processo de transformação digital nas Procuradorias

Não são raras as vezes em que as Procuradorias Estaduais, Municipais e de Autarquias buscam implantar um processo de transformação digital, porém sem saber ao certo do que realmente precisam.

É comum ouvir de procuradores que há a necessidade de adotar ferramentas para melhorar o controle de processos, por exemplo. Nesse afã, partem para a busca de tecnologia e então deparam-se com um cenário diferente. É quando entendem que o que buscam, na maioria das vezes, não é ter mais controle sobre os processos, mas sim maior organização e eficiência.

Investir em tecnologia demanda alguns recursos. Por essa razão, é preciso planejar a estratégia da Procuradoria. Isso passa por conhecer profundamente quais são os pontos de atenção ou as dificuldades a solucionar com um software ou sistema de automação.

As estatísticas mostram que mais de 70% das iniciativas de transformação digital não perduram. Por outro lado, observa-se que instituições que adotam tecnologia tornam-se mais produtivas. Além disso, fazem melhor uso do tempo e, o mais importante, aumentam a arrecadação.

A questão é que para a tecnologia ser parte da rotina da Procuradoria é preciso que seja feita, primeiro, uma análise. Ela servirá para identificar o que é realmente fundamental para a gestão pública. Sem isso, é muito provável que a proposta de transformação digital não seja a mais adequada para a realidade da Procuradoria.

A compreensão do que é preciso para fortalecer a gestão pública evita a implementação de soluções tecnológicas inadequadas. Portanto, aquelas que não atendem às especificidades da Procuradoria. Por consequência, impede que se invista em algo muito aquém ou além do que é preciso para a instituição.

A Procuradoria que planeja implementar um processo de transformação digital pode, a partir de dez conselhos, promover uma transformação realmente efetiva.

Sugestões para o sucesso da transformação digital nas Procuradorias

1. Tomar decisões conjuntas

Para começar, é importante que as decisões estratégicas sejam tomadas em conjunto nas Procuradorias. Afinal, em algumas instituições, como as municipais, é comum haver o procurador responsável pela Execução Fiscal e outro responsável pelo Contencioso. Sendo assim, é preciso que os procuradores discutam juntos quais são as suas necessidades. Com isso, determinam o que é essencial na tecnologia para atender a toda a Procuradoria, e não apenas uma área específica.

Além de eficiência para a Procuradoria, a decisão conjunta resulta em economia. A tendência de mercado é a de que seja mais vantajoso adquirir um sistema de automação que contemple a Execução Fiscal, o Contencioso e o Consultivo. Até porque investir em softwares separados para cada segmento pode ser mais oneroso e ineficiente.

2. Definir o valor da transformação digital nas Procuradorias

Valor é uma palavra com duas facetas. É tanto usada como sinônimo de preço, ou seja, para se referir ao dinheiro que é dado por algo, quanto para expressar a percepção de preço, portanto, a qualidade, o talento e a credibilidade de um serviço ou produto.

Pois bem. Nesse tópico, o termo valor se refere às duas definições. Como uma instituição que faz parte do escopo da gestão pública, as Procuradorias precisam ter previsão orçamentária. Ainda, definir como serão usados esses recursos financeiros. Então, em um processo de transformação digital, é natural que seja considerado o preço da tecnologia a ser adotada.

Por outro lado, isso não pode estar dissociado do valor que engloba a qualidade e a credibilidade. Quanto isso vale para uma Procuradoria?

Considerar o preço pode significar economia. Mas será que essa economia se confirmará a longo prazo? Ponderar o valor pode, em alguns casos, ser muito mais econômico.

Levantar essa discussão, depois de identificar quais são as necessidades da Procuradoria a serem atendidas com a transformação digital, é fundamental. Dessa forma, será buscada no mercado a tecnologia que contribuirá melhor com esse processo.

3. Estruturar a metodologia da transformação digital nas Procuradorias

A grande maioria das Procuradorias que já realizaram o processo de transformação digital o fizeram desbravando as iniciativas e possibilidades. Não tinham exemplos a seguir nem a quem consultar para planejar seu processo.

Hoje, já há mais de 70 procuradorias com a transformação digital implantada e em evolução. Muitas delas estão dispostas a contribuir para que outras instituições promovam sua transformação baseadas em seus aprendizados.

Poder contar com exemplos facilita o processo de estruturação da metodologia da transformação digital. No entanto, é preciso ter claro que cada Procuradoria tem suas peculiaridades. A tecnologia precisa atender a essas especificidades.

4. Analisar todas as ferramentas

Na maioria das vezes, quando uma Procuradoria está interessada em implementar um processo de transformação digital, a primeira iniciativa é obter informações com aquelas que já vivem esse processo.

Obter recomendações está no topo da lista de ações a realizar para promover a transformação. A razão para isso é muito simples: vencer etapas do processo já vivenciadas por outra procuradoria e colher impressões.

No entanto, ao mesmo tempo em que a recomendação de um sistema facilita, também pode ser pouco assertivo. Isso porque o sistema que aquela procuradoria possui pode não atender às especificidades determinadas como ideais para a Procuradoria em busca da transformação.

Assim, embora as recomendações sejam boas, elas não devem ser as únicas opções. Um levantamento das ferramentas existentes e a comparação entre elas e o que a Procuradoria espera da tecnologia torna a escolha mais consciente. Logo, mais adequada à realidade da instituição.

5. Compreender a tecnologia necessária para a transformação digital nas Procuradorias

No processo de transformação digital nas Procuradorias, é importante não descartar uma solução porque ela está entre as melhores do mercado e, assim, pode exigir um investimento muito alto.

A inserção na transformação é, aliás, um bom momento para dirimir essa crença. Nem sempre o fato de a tecnologia fazer parte das melhores soluções significa que necessitará de muito investimento.

Não é toda vez que essa crença se confirma. Por isso, descartar qualquer ferramenta com base somente nessa suposição pode impedir a Procuradoria de obter a melhor solução para auxiliar na execução de suas atividades.

Por outro lado, pode, sim ocorrer de a solução dispor de tudo o que foi determinado pela Procuradoria como funcionalidades essenciais e demandar um alto investimento. Ainda assim, antes de excluir a solução daquelas possíveis de serem adotadas, é válido fazer a comparação de custo e benefício.

Em certos casos, a solução menos onerosa pode até atender à Procuradoria. No entanto, mais do que o valor financeiro, deve-se considerar o atendimento e o suporte. Também, o quanto essa solução ainda pode evoluir tecnologicamente.

Normalmente, os sistemas de automação para Procuradorias que são tidos como os melhores detêm um suporte adequado. Até para além das necessidades da Procuradoria. São sistemas para os quais constantemente se planejam evoluções, para tornar ainda mais eficiente o trabalho dos procuradores municipais.

6. Verificar a experiência da empresa de tecnologia

Esse ponto nem sempre é analisado. Entretanto, está entre os mais importantes do processo de transformação digital nas Procuradorias.

É preciso ponderar entre ter o apoio de uma empresa que há décadas promove a transformação digital da Justiça brasileira ou de outra que há pouco tempo iniciou as atividades nesse segmento.

A empresa mais nova pode ter o melhor valor de mercado e utilizar a mesma tecnologia da outra empresa. No entanto, pode não ter um conhecimento aprofundado do trabalho que é executado por uma Procuradoria Municipal e dispor de muitos técnicos no atendimento e no suporte com pouco conhecimento sobre as demandas tecnológicas de uma Procuradoria.

Já a empresa mais experiente pode ter um valor de mercado maior. Mesmo que ofereça o mesmo tipo de tecnologia das demais empresas. Contudo, por já atender Tribunais de Justiça, Ministérios Públicos e a Advocacia privada, é mais experiente para servir às Procuradorias.

Ainda, por já trabalhar com outros agentes do ecossistema da Justiça, a equipe no suporte do sistema, além de ser composta por uma quantidade expressiva de especialistas, detém maior conhecimento sobre cada agente do Judiciário, entendendo exatamente o que é que a Procuradoria necessita.

Sendo assim, a recomendação é para que a experiência da empresa no segmento de Justiça esteja entre os pontos determinantes para a Procuradoria iniciar a transformação digital.

7. Aprender sobre o produto e o serviço

Vencidas todas as etapas até aqui, o processo de transformação digital da Procuradoria está mais perto de ocorrer. Principalmente considerando que, possivelmente, já foi selecionado um e outro sistema que parece o mais adequado àquilo que a Procuradoria quer de resultado com a transformação digital.

Agora, o que resta é aprender sobre cada sistema. Entender de forma mais detalhada cada funcionalidade, os módulos, saber a que outros sistemas se integra, número possível de usuários e tudo o mais quanto for preciso e possível se informar. Isso é primordial antes de de decidir qual tecnologia será implantada para auxiliar no processo de transformação digital da Procuradoria.

Algumas soluções, como o SAJ Procuradorias, permitem que os procuradores e demais pessoas interessadas participem de uma demonstração. Assim, é possível verificar na prática como funciona o Sistema desde o recebimento do ato até o protocolo eletrônico.

Ao falar com um especialista, fica mais evidente de que maneira o SAJ proporciona aumento de produtividade, auxilia na execução de estratégias eficientes de recuperação de crédito e promove uma melhor gestão.

Afinal, como a procuradoria poderá saber se a tecnologia atenderá suas demandas sem poder ver a solução funcionando? Um valor inegociável da gestão pública é a transparência. É exatamente por ele que prezam empresas que possibilitam a visualização da tecnologia antes da decisão pela contratação.

8. Avaliar o Retorno sobre o Investimento

Não é fácil medir o retorno sobre o investimento de um processo de transformação digital. Ainda mais o de uma Procuradoria que, em tese, não é um negócio como os existentes no mercado privado, que visam lucro.

No entanto, uma Procuradoria Municipal, para citar um exemplo, tem um foco que é aumentar a arrecadação do município. Essa pode ser uma métrica de avaliação do retorno, embora nem todos os ganhos com o processo de transformação digital sejam metrificáveis. Eles são mais perceptíveis no dia a dia. É possível conhecê-los por meio de cases. Alguns estão no eBook gratuito Como a tecnologia colabora com a gestão de Procuradorias Municipais.

Na Procuradoria Municipal de Itapira (SP), para citar outro exemplo, uma das melhorias observadas foi justamente o aumento da arrecadação. Além de o Sistema proporcionar agilidade para peticionar, o processo transcorre de maneira muito mais rápida pelo SAJ Procuradorias.

Outra questão com a qual o Sistema contribui é o peticionamento em lote. Com isso, os procuradores, assessores e estagiários não precisam enviar petição por petição. “O Sistema é simples de trabalhar e economiza tempo”, diz o procurador João Batista da Silva.

Baixa arrecadação e pouco tempo para atender a todas as demandas da Procuradoria são as principais queixas das equipes que atuam na instituição. Por isso, entender em quanto tempo é possível aumentar a arrecadação e quanto tempo se ganha com a transformação digital é determinante para optar pela tecnologia que trará melhores resultados.

9. Fortalecer a cultura

Passar por mudanças nem sempre é algo confortável para todas as pessoas. Nas Procuradorias, esse desconforto também pode surgir na eminência da transformação digital. Por isso, é preciso fortalecer a cultura e trabalhar para engajar a equipe da Procuradoria na transformação. Caso contrário, a implantação da tecnologia pode se tornar um fracasso e frustrar todo o esforço para operacionalizar a transformação.

Para evitar que esse seja o fim do processo, o ideal é conseguir que todos contribuam para a transformação digital da Procuradoria. Isso se consegue a partir da comunicação efetiva e transparente.

Um dos erros mais comuns é deixar para comunicar a inserção da tecnologia no dia a dia da Procuradoria somente depois da contratação. Nesse cenário, as pessoas “caem de paraquedas” na transformação e apenas tem de aceitar a mudança. Essa é a receita para o insucesso do processo.

O sucesso e o engajamento são realmente alcançados quando procuradores, assessores e estagiários são consultados desde o início sobre o que os beneficiaria se fosse implantada a transformação digital nas Procuradorias. Mas só isso não basta.

Simplesmente questionar e depois apresentar a solução também pode gerar um abismo. Principalmente quando nada, desde a consulta até a decisão, foi devidamente informado. Isso significa que sim, a equipe da Procuradoria deve ser informada sobre:

• qual é o valor da transformação digital da Procuradoria;
• a estrutura e a metodologia usada no processo de transformação digital;
• as ferramentas que estão sendo consideradas;
• quais são as empresas que desenvolvem os sistemas;
• quais soluções foram identificadas como as mais adequadas para a Procuradoria.

Além disso, permitir que as pessoas opinem e percebam que suas considerações realmente estão sendo ouvidas em cada etapa despertará nelas o senso de pertencimento. Sem contar que reduzirá, pouco a pouco, a resistência a uma nova forma de trabalhar.

Sendo assim, essas interações podem ocorrer por um canal específico: e-mail, grupos em aplicativos, reuniões semanais, entre outros. O importante é que aconteçam para fortalecer a cultura da transformação digital.

10. Ponderar sobre a realidade atual

Estamos na era do consumidor. Mesmo a Procuradoria não sendo parte do mercado privado, ela tem um público exigente para atender, formado por cada cidadão. Arrisca-se dizer que em se tratando de uma instituição pública, a Procuradoria lida até com uma exigência maior por parte da sociedade.

Sociedade, aliás, que está muito conectada e habituada a trocar mensagens via aplicativo, comprar online, resolver problemas via chatbot e muito mais.

Portanto, para a Procuradoria é mais que necessário deixar a era de processos físicos e controle por planilhas. A adoção de um sistema proporciona uma gestão mais transparente e dá maior visibilidade aos resultados.

A transformação digital proporcionada pela evolução tecnológica é o que as pessoas esperam. Especialmente após ver seus telefones móveis, por exemplo, deixarem de ser uma ferramenta capaz de fazer apenas ligações de qualquer lugar para se tornarem um instrumento de trabalho e diversão.

Com a conectividade, o que os cidadãos querem é que os serviços das instituições públicas também estejam inseridos nesse cenário. Ainda mais frente às incontáveis possibilidades da transformação digital para atendê-los conforme as suas necessidades.

Conclusão

A pergunta final que resta é: de qual cenário a Procuradoria quer fazer parte? Daquele que pouco a pouco deixa de fazer sentido e exige muito trabalho manual, e está sujeito aos erros humanos? Ou daquele em que a cada momento se apresenta uma novidade para melhorar a qualidade de vida no trabalho e a qualidade de vida da população das cidades e dos estados, e dos usuários dos serviços prestados pelas autarquias?

A escolha pela segunda opção é a que leva para o processo da transformação digital. O SAJ Procuradorias é um Sistema de Automação preparado para atender a todas as demandas das Procuradorias. É só entrar em contato para que seja a solução a contribuir com a revolução tecnológica da sua instituição. Esse é realmente o último conselho.