Acompanhamento processual na Procuradoria: como fazer com maestria?

Em um processo de cobrança judicial da Dívida Ativa, o ajuizamento é apenas o início. Isso porque a Procuradoria recebe, ao longo da tramitação, intimações para que se manifeste a respeito daquela e de outras matérias. Nesse contexto, o acompanhamento processual surge como uma etapa bastante estratégica por exigir o cumprimento de prazos e, portanto, passível de ser aprimorado.

Sabe-se que o controle de processos não é uma tarefa exatamente simples. Ainda mais se levado em consideração o volume de trabalho das Procuradorias municipais espalhadas pelo Brasil. Apesar de a realidade impor determinado nível de gestão organizacional, é comum encontrar locais sem a mínima organização para o acompanhamento processual. Elas se valem de registros manuais ou de planilhas no Excel, muitas vezes usadas apenas para registro de processos, vinculação aos procuradores e algum controle mínimo de prazos.

Mas, levando em consideração a alimentação manual envolvida, esse tipo de ferramenta não garante acompanhamento dos processos na sua totalidade. À medida que as informações aumentam em volume, a operação da planilha torna-se cada vez mais lenta e pouco eficiente. A navegação, inclusive, fica comprometida por conta do volume elevado de dados que o computador precisa processar. Novas planilhas têm de ser criadas para suportar aquela massa de informações e para que seja dada continuidade ao controle. Tem-se, assim, a receita de fracasso.

A resolução mais comum

Muitos procuradores pensam que, ao usar os sistemas de processo digital dos Tribunais, está se fazendo o controle de prazos adequado. Alguns Tribunais criaram um módulo de distribuição de processos para Procuradorias que confere algum nível de controle. É o caso de Goiás e Minas Gerais. Um gesto sensível desses Tribunais de Justiça, que sabem que a maioria das Procuradorias do país ainda não dispõe de tecnologia. Essa postura, no entanto, não contribui para a transparência da gestão da Procuradoria.

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Além disso, é justo lembrar que uma Procuradoria não atua somente em processos da Justiça Estadual. Há também os processos que tramitam na Justiça do Trabalho, na Justiça Federal e em Tribunais superiores. Isso cria novos desafios, já que cada uma dessas instituições usa um sistema diferente. Além disso, nem todos dão suporte às atividades das Procuradorias. Também há ainda muitos processos que tramitam em meio físico, obrigando a realização de cópias físicas dos autos judiciais.

Já as Procuradorias com maior número de procuradores e processos são organizadas em diversas áreas especializadas do Direito. As chamadas Procuradorias especializadas (Trabalhista, Cível ou Patrimonial), por sua vez, são subdivididas em assuntos. Em Procuradorias organizadas dessa forma, a simples distribuição processual oferecida pelos sistemas de alguns Tribunais não é suficiente. É necessário uma solução para que a distribuição tenha como critérios a área do direito, o assunto (garantias constitucionais, licenciamento ambiental, IPVA, licitações etc), controles de impedimentos legais, afastamentos temporário e definitivos de Procuradores, dentre outros.

Por que procurar uma solução mais abrangente?

Há Procuradorias que guardam acervos de mais de 200 mil cópias de processos em papel. Os arquivos chegam a ocupar até 300 m² de área algumas delas. É bastante óbvio que o acompanhamento processual torne-se extremamente complexo nesses casos, certo? Para os processos que tramitam em meio físico, faz-se necessário um sistema que permita a informatização dos autos e a vinculação das imagens ao cadastro do processo. Isso permite com que pelo menos dentro da Procuradoria os processos tramitem completamente no meio digital.

Quando isso começa a acontecer, abre-se outro caminho. Dessa vez, para a adoção de um software jurídico que oferece o controle de processos judiciais eficiente de pendências e prazos. Tudo para que o Procurador vinculado tenha a gestão dos processos sob seu domínio. E que o gestor (Procurador-Geral, Procurador-Geral Adjunto ou Procurador-Chefe da Procuradoria especializada) tenha a visibilidade dessas mesmas pendências. Assim, é garantido tanto o cumprimento dos prazos, quanto o apoio à equipe.

Uma única ferramenta

Ainda sobre processos envolvendo Execução Fiscal que citamos no começo do texto, existem movimentações que são geradas a partir do sistema de Dívida Ativa da Secretaria da Fazenda. São exemplos o parcelamento de dívida, a suspensão do parcelamento e a quitação. Essas situações podem gerar movimentações no sistema da Procuradoria. Ele solicita a realização de petições de suspensão de cobrança, o seguimento do feito ou a extinção do processo. Aqui, também cabe o peticionamento em lote, o que resulta em mais celeridade.

Se estivermos falando de uma Procuradoria que usa um ambiente integrado, não é necessário que o Procurador acesse os sistema de Dívida Ativa. Nem mesmo o sistema do Tribunal de Justiça. A partir de uma única ferramenta de trabalho, o Procurador pode ter uma ampla gestão dos processos que estão sob sua responsabilidade. 

Os efeitos que podem ser esperados

Quando uma Procuradoria dispõe de uma solução de gestão de processos eficiente como o SAJ, que atua de forma integrada com os sistemas de Dívida Ativa e, pelo menos, com o sistema da Justiça Estadual, é possível ter um controle totalmente informatizado do maior volume de processos que por ela tramita. Veja as consequências positivas disso:

• Poder realizar o ajuizamento em lote de CDAs (Certidões de Dívida Ativa) para Execução Fiscal, sem a necessidade de digitação ou qualquer tipo de cadastro manual;
• Receber intimações referentes aos processos em tramitação diretamente na interface do sistema da Procuradoria, sem a necessidade de consultar o sistema da Justiça de primeiro grau (e-SAJ, PJe, PROJUDI, e-Proc etc.);
• Receber citações para processos que nem foram cadastrados no sistema da Procuradoria, permitindo o cadastro automatizado desses processos. Isso sem a necessidade de digitação das informações mais sensíveis do processo (número, nome da parte, valor etc.);
• Ter uma cópia dos autos digitais, no sistema da Procuradoria, sem a necessidade de importação manual;
• Peticionar de forma individual ou em lote, a partir do sistema da Procuradoria. Isso permite a realização da tarefa de forma totalmente digital, dispensando cadastros e acessos desnecessários a outros sistemas.

O SAJ possui todas as funcionalidade de uma solução completa para Procuradorias. Para ver uma demonstração do sistema, entre em contato.

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