Tecnologia aumenta a eficiência da Procuradoria de Itapira
O que fazer quando a quantidade de processos judiciais parados, em função do volume, é maior do que a capacidade de atendimento da equipe às demandas? Mediante essa realidade, a Procuradoria de Itapira (SP) vislumbrou na tecnologia uma possibilidade de aumentar a eficiência da procuradoria e imprimir agilidade ao dia a dia da instituição.
Com 50% dos processos digitais e o restante ainda tramitando de forma física, o acervo da Procuradoria contabiliza 8 mil processos de Execução Fiscal. Somado aos 3 mil processos de Contencioso, a Procuradoria de Itapira detém cerca de 11 mil processos ao todo. Portanto, uma das maiores dificuldades a ser transposta era o excesso de tempo dedicado ao protocolo eletrônico individual.
“Na hora de peticionar para dar andamento aos processos, a equipe responsável precisava entrar no portal do Tribunal de Justiça para protocolar peça por peça, já que não havia como fazer em lote”, conta o procurador municipal responsável pela Execução Fiscal, João Batista da Silva.
Além disso, sem o suporte da tecnologia, o controle dos processos era praticamente inexistente. Somente os casos relacionados a embargos e sentenças, em que eram necessárias apelações e recursos, eram acompanhados de maneira mais próxima para não haver o risco de perder o prazo. Já com as demais manifestações, às vezes acontecia de o prazo se encerrar. Nesse caso, era necessário abrir novamente o processo de Execução Fiscal.
Além desse transtorno, existia também a limitação para gerar as Certidões de Dívida Ativa (CDA) e realizar ajuizamentos. Sem contar que depois do processo ajuizado, não havia como emitir relatórios. Só era possível saber quantos processos foram distribuídos e pronto. Faltava ainda um longo fluxo de trabalho pela frente.
Em muitos casos, para saber quais processos estavam pendentes de manifestação, por exemplo, era necessário que o procurador se dirigisse até o Fórum para pegar uma planilha contendo a relação desses processos. Por esse meio, foram identificadas em torno de 3 mil ações que aguardavam sequência à tramitação.
Esses processos eram, então, distribuídos entre os servidores. A eles era delegada a tarefa de verificar no portal do Tribunal o andamento de cada ação. “Eu me responsabilizei em fazer o peticionamento. Mas era muito trabalhoso e demorado preencher todos os campos de cada processo para protocolar cada peça”, conta Batista.
Olhar para o Contencioso ajuda a aumentar a eficiência da Procuradoria
No Contencioso, a realidade da Procuradoria de Itapira era um pouco diferente. Uma planilha que registrava a entrada do processo era a única forma de ter um certo controle das ações. “Lançávamos tudo nessa planilha e disponibilizávamos para os procuradores”, conta o o procurador municipal responsável pelo Contencioso, Alessandro Araújo.
No entanto, isso era feito apenas com as intimações que chegavam via Oficial de Justiça. Para aquelas publicadas em Diário Oficial, a organização era diferente. Cada procurador responsabilizava-se por acompanhar as publicações durante uma semana.
Ainda assim, era difícil para a Procuradoria ter o controle de todos os processos. O controle das atividades realizadas e a realizar também era complexo. Cada Procurador fazia à sua própria maneira o controle de prazo. Alguns mantinham post its no computador para não perder de vista as datas limites. “Faltava centralizar tudo em um local só. Por isso, às vezes, trabalhávamos muito em cima do prazo. Não havia um alerta do sistema que ajudava a controlar e a trabalhar com prazos maiores”, explica o procurador Alessandro Araújo. Em função disso, ” nosso trabalho triplicava”, acrescenta.
Na grande maioria das vezes, o fluxo de trabalho se resumia a receber a intimação do Oficial, lançar o processo na planilha e distribuir as demandas entre os Procuradores. Geralmente, o Procurador que recebia o Oficial de Justiça tornava-se responsável por fazer a contestação. Da mesma forma ocorria com as outras movimentações. O Procurador responsável por elas era aquele que identificava a publicação via Diário Oficial.
Transformação digital altera rotina na Procuradoria de Itapira
Frente a essas dificuldades e à necessidade de fazer um melhor uso do tempo da equipe, a Procuradoria de Itapira sentiu que era preciso dispor de um sistema que fizesse o controle e o peticionamento, e assim eliminasse todo o trabalho extra que impossibilitava aumentar a eficiência da Procuradoria.
Transformar digitalmente a instituição figurou como uma possibilidade de obter maior eficiência, produtividade e organização. A adoção de um software de gestão para a Procuradoria, além do controle de processos, tem facilitado os ajuizamentos e possibilitado a realização do protocolo com apenas um clique.
“A migração para o SAJ Procuradorias otimizou o tempo e o trabalho. Agora todas as informações chegam direto no Sistema. E como os processos são todos digitas, isso facilitou o dia a dia na Procuradoria”, comenta Araújo.
Software contribui para o aumento da arrecadação do município
“Com o tempo, percebemos que o uso do software entra na rotina. É muito fácil trabalhar com ele, muito prático”, avalia o procurador de Execução Fiscal do município de Itapira, João Batista da Silva.
Para o procurador de Contencioso, Alessandro Araújo, “o SAJ é fácil de lidar, é intuitivo“. Ainda na avaliação dele, a principal melhoria gerada pelo Sistema foi a centralização de todos os serviços em um software só.
Em pouco mais de um ano atuando com o SAJ Procuradorias, uma das melhorias observadas foi o aumento da arrecadação. Além de o Sistema proporcionar agilidade para peticionar, o processo transcorre de maneira muito mais rápida pelo SAJ. “Recebemos a intimação via portal, já com o prazo, passamos para os assessores e logo peticionamos. Isso facilitou bastante a tramitação e ajudou a aumentar a arrecadação do município”, reforça Batista.
Os números comprovam como Itapira consegue, dia a dia, aumentar a eficiência da procuradoria, desde que o Sistema foi implantado, em setembro de 2019. Em 15 meses, a Procuradoria Municipal de Execução Fiscal totalizou mais de R$ 8 milhões em ajuizamentos.
Outra questão com a qual o SAJ Procuradorias contribui é o peticionamento em lote. Poder peticionar várias peças ao mesmo tempo elimina a necessidade de cadastrar uma a uma, individualmente. “Eu faço filtros do que é caso de extinção e encerro. Nem passo para os assessores, para eles não precisarem entrar no processo e perder tempo”, conta o procurador.
Essa comunicação entre procuradores e assessores, citada por Batista, também é facilitada pelo SAJ. Segundo Araújo, a interação da equipe por meio do Sistema possibilita um melhor controle das tarefas atribuídas aos assessores. “Encaminhamos para eles o que precisa ser feito, com o prazo estabelecido. Pelo SAJ, sabemos se já está próximo do prazo final ou não”, descreve ele. Quando o assessor conclui a tarefa, a devolução também ocorre por intermédio do SAJ para a verificação, antes de prosseguir com o encaminhamento para o Tribunal.
Os resultados da agilidade para peticionar podem ser notados pelo número de peticionamentos realizados em 2019, em comparação a 2020. Somente na Execução Fiscal, 92 peticionamentos foram feitos no ano de 2019, enquanto em 2020 o número de protocolos registrado no SAJ é de 4.357.
A diferença na quantidade de pendências encerradas entre um ano e outro também é grande. Em 2019, a Execução Fiscal deu fim a pouco mais de 290 pendências. Já em 2020, o número saltou para 7,4 mil pendências encerradas.
Não ter problema para receber as intimações e, assim, garantir o cumprimento do prazo é mais uma função importante executada pelo SAJ, apontada por Batista. Mais um grande ganho destacado por ele é a praticidade de dispor de um sistema que é integrado com o Tribunal de Justiça e fácil de ser manuseado. “Não é mais preciso ‘pular’ de sistema para enviar a petição, ou seja, ir do portal do TJ para o Microsoft Office, já que tudo está disponibilizado no próprio SAJ. Isso facilitou bastante, além de permitir um ganho de tempo e total controle dos processos”, complementa o procurador Alessandro Araújo.
Outra funcionalidade do SAJ destacada pelo procurador é a que possibilita cadastrar modelos de petição no próprio Sistema, sem a necessidade de digitar tudo novamente. “O Sistema é simples de trabalhar e economiza tempo. Com o SAJ, não corremos o risco de peticionar em um processo errado porque o software já traz todas as informações”, reforça o procurador João Batista da Silva.