O que levar em conta ao adquirir um sistema para Procuradoria Municipal

É inegável que a adesão à tecnologia na administração pública tem colaborado para otimizar a prestação dos serviços, com a mesma qualidade e os investimentos adequados. Os softwares, como os de gestão de processos, tem sua parcela de contribuição por demonstrarem ser ferramentas úteis para dar vazão ao volume de trabalho, ainda mais o existente nas Procuradorias Municipais.

Em outra publicação, que aborda as 4 características da Procuradoria Municipal de qualidade, constam algumas boas práticas que podem colaborar para o gerenciamento da Advocacia Pública Municipal:  a informatização, a proatividade, o cuidado ao trabalhar com contratos licitatórios, entre outros aspectos.

Para complementar um ponto muito importante, que é a inserção de tecnologia na Procuradoria Municipal, a questão levantada, agora, é: o que levar em consideração na hora de adquirir um sistema de gestão para Procuradorias? A verdade é que a resposta não é uma só. A decisão depende da análise de alguns fatores.

10 fatores para analisar antes de contratar um sistema para Procuradoria Municipal

1. Necessidades da Procuradoria Municipal

Definir as necessidades da Procuradoria Municipal é o principal dos fatores, entre todos os que é recomendado analisar antes de contratar um sistema. Para determinar o que é essencial para a performance da Procuradoria, é preciso responder a uma pergunta: quais problemas existem na Procuradoria Municipal?

Reunir procuradores-chefes, subprocuradores, assessores e demais servidores que vivenciam o dia a dia da Procuradoria para expor suas percepções pode resultar em múltiplas questões, até mesmo as mais impensadas.

Mas entre todas as respostas que surgirem, talvez seja preciso separar as situações que podem ser solucionadas por um sistema para Procuradoria Municipal das que dependem de outras iniciativas.

Dessa forma, as necessidades colaborativa e corretamente mapeadas podem ser organizadas em um checklist para nortear a busca por uma solução que satisfaça cada tópico ou a maior parte dos requisitos.

2. Soluções disponíveis

As tecnologias para gestão pública são muitas. Porém, algumas atendem apenas uma parcela daquilo que a Procuradoria necessita, enquanto outras são mais completas. Oferecem desde a integração com os Tribunais de Justiça, recebimento automático de intimações, até o peticionamento em lote.

Por isso, no momento de pesquisar um sistema para Procuradoria Municipal, é preciso manter o foco nas necessidades da instituição. Por exemplo, a Procuradoria do Município de Florianópolis (SC) aderiu a uma solução que reduziu o tempo de ajuizamento de 276 para menos de 3 dias. Além disso, o SAJ Procuradorias contribuiu para o salto da arrecadação, que se elevou de R$ 2 milhões para R$ 8 milhões.

Portanto, nesse caso, é possível observar que o sistema para Procuradoria precisava colaborar para aumentar a produtividade, acelerar as atividades processuais e promover maior arrecadação.

Verificar a usabilidade, ou seja, a facilidade de implementação e de uso são outros requisitos a observar. Afinal, de nada adianta contratar um sistema difícil de ser compreendido e utilizado no dia a dia.

3. Referências

Em tempos de conexão durante 10 horas por dia, nos sete dias da semana, em que anúncios surgem em momentos que nem estamos interessados nas ofertas, o boca-a-boca ainda é “a alma do negócio”.

Basta observar que uma pessoa, quando precisa de um médico, um serviço de mudança ou uma babá para uma criança, sempre recorre a algum conhecido ou a um grupo de pessoas com interesses em comuns nas redes sociais para obter indicações e referências.

Isto ocorre por um motivo simples: a tendência de acreditar que “se deu certo para essa pessoa, dará certo aqui também”. É um pensamento válido, que encurta caminhos. Até porque as experiências que dão certo em outras Procuradorias têm muita relação com a solução que as prefeituras contratam.

Sendo assim, pesquisar cases de sucesso e buscar experiências em outras instituições é uma forma prática e até mesmo econômica de entender qual pode ser o melhor sistema para Procuradoria Municipal.

Em uma conversa com gestores de Procuradorias que já utilizam uma solução podem ser elucidadas muitas questões e gerado um entendimento sobre a qualidade do produto do ponto de vista do usuário, e não só de quem o oferta.

4. Implementação

Um sistema para Procuradoria Municipal, independentemente do modelo de contratação, precisa de implementação. Significa que uma equipe de especialistas fará, primeiro, um reconhecimento das necessidades da Procuradoria, número de usuários e outras informações que ajudarão a personalizar o escopo do projeto.

Geralmente esse trabalho é conduzido por empresas que não entregam apenas soluções prontas, às quais os clientes é que se encaixam. No caso da Softplan, empresa de software que desenvolve o SAJ Procuradorias, a implementação é o momento de entender as necessidades da Procuradoria profundamente e executar o projeto de forma que atenda a praticamente todas as expectativas dos usuários.

Portanto, compreender como cada empresa operacionaliza a implementação de um sistema para Procuradoria Municipal já pode ser um divisor do tipo de solução que a instituição pode ou opta por contratar.

Soluções às quais são os usuários que se adequam tendem a requerer um menor investimento. Por outro lado, são as que podem gerar descontentamento e necessidade de mudança em um curto ou médio prazo.

Já uma solução como o SAJ Procuradorias, que dispõem de uma equipe dedicada a compreender e atender a cada prerrogativa da Advocacia Pública, é a que pode engajar ainda mais os usuários pela percepção da maior agilidade, produtividade e, acima de tudo, respeito demonstrado pelo trabalho que procuradores, subprocuradores, assessores e demais servidores realizam diariamente para benefício dos cidadãos.

5. Suporte

Outro divisor para o sistema para Procuradoria a ser contratado pode ser o suporte. Inclusive, uma pergunta sobre como é o suporte pode constar nos tópicos da conversa com os procuradores de referência.

Solicitar o suporte de uma solução recém-contratada não é o desejo de nenhuma Procuradoria. No entanto, ninguém está livre da possibilidade de um problema acontecer em um momento crucial de um processo. Por exemplo, quando faltam poucas horas para o prazo se encerrar e o peticionamento não é finalizado. Em momentos como esse, o suporte é extremamente importante e requer conhecimento, agilidade e profissionalismo.

Então, para haver maior segurança no momento de decidir a contratação, a sugestão é questionar, entre outras informações:

• quantos especialistas atuam no suporte;
• qual é o volume de clientes;
• o horário de atendimento durante a semana, aos sábados e aos domingos;
• o tempo médio para atendimento e resolução de uma questão;
• a priorização de cada atendimento.

Dependendo do porte e da possibilidade de investimento da Procuradoria, soluções como o SAJ Procuradorias designam um especialista para atendimento exclusivo dentro da própria instituição, de forma a acelerar a resolução de qualquer situação e garantir a manutenção das atividades da Procuradoria Municipal.

6. Integração com outros sistemas

A integração com outros sistemas, como os dos Tribunais de Justiça, é algo que impacta na forma como os procuradores, subprocuradores, assessores e demais servidores irão atuar com uma solução para gestão de processos na Advocacia Pública.

A integração, em geral, contribui para desempenhar as tarefas com maior agilidade. Também para que a produtividade seja maior, assim como a transparência.

Para além disso, a integração com as tecnologias utilizadas pelas Secretarias da Fazenda, por exemplo, possibilita que todo o trâmite de uma Execução Fiscal ocorra no formato digital. Com isso, há uma economia de tempo, pois não é necessário migrar informações manualmente de um sistema para outro ou do papel para a solução de gestão de processos.

Sendo assim, recomenda-se que antes de optar por um sistema para Procuradoria Municipal, seja avaliada a capacidade de integração de cada solução ofertada.

7. Benefícios para o dia a dia

A inserção de tecnologia na Advocacia Pública segue um caminho já traçado pelo Poder Judiciário a partir da instituição do processo eletrônico, que é o da modernização e democratização do acesso à Justiça.

Sendo assim, nesse contexto, recentemente o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) editou a Resolução n.º 420, na qual veda o recebimento e a distribuição de processos físicos nos Tribunais de Justiça e recomenda as Procuradorias como parceiras para promover a digitalização da Justiça.

É fato que os municípios que detém um sistema para Procuradoria Municipal garantem uma cobrança mais efetiva dos tributos devidos. Por consequência, conseguem mais facilmente obter equilíbrio financeiro. Mas não apenas isso.

Atuar com soluções tecnológicas significa utilizar as práticas mais modernas e eficientes de gestão o que, mais uma vez, resulta em aumento da produtividade e agilidade processual. Também, impacta diretamente na inovação, tão almejada nos tempos atuais. Tanto que foi tema do 2º Congresso Virtual de Procuradores Municipais em 2021 (CBVPM). Sem contar a transparência e a governança.

Perante tantas possibilidades de ganho, é interessante a Procuradoria elencar aquelas que são essenciais já quando estabelecer quais são suas necessidades e verificar o quanto as soluções consideradas para contratação atendem a esses requisitos.

8. Modelo de contratação

Uma questão que não pode deixar de ser verificada quando se avalia a adesão a um sistema para Procuradoria Municipal é o modelo de contratação. Existem dois que são mais comuns: SaaS e licenciamento de software.

SaaS é uma sigla para o termo em inglês Software as a Service – que em uma tradução livre significa Software a serviço. A maioria das soluções tecnológicas atualmente são nesse modelo, ou seja, aquele em que só é preciso um serviço web, um login e uma senha para acessar. Tende a ser um modelo com a melhor relação custo-benefício.

Do outro lado, o modelo por licenciamento de software requer que a prefeitura tenha um datacenter em sua própria estrutura. Significa que a administração pública precisa dispor de equipamentos capazes de suportar a tecnologia e as informações que trafegarão por eles e, eventualmente, terão de armazenar.

A composição de um datacenter exige um investimento muito alto para torná-lo realmente seguro para implantar o processo digital na Procuradoria.  Portanto, é indispensável envolver a equipe de Tecnologia da Informação da Prefeitura para definir o modelo para contratar uma solução.

Outra possibilidade é acessar gratuitamente o eBook SaaS e Licenciamento de Software: entenda as diferenças antes de contratar um sistema de gestão para Procuradorias. O conteúdo sugere os passos a seguir para estabelecer o modelo mais adequado para a instituição.

Em tempo, o modelo de contratação é outro fator que pode ser um divisor para a adesão a uma solução.

9. Tecnologia

Dispor de um sistema para Procuradoria Municipal já pressupõe o uso de tecnologia na Advocacia Pública. A questão é: que tecnologia é ou são essas?

Existem algumas, para garantir todo o trâmite digital. Contudo, as mais em voga e desejadas pela praticidade, flexibilidade e mobilidade que promovem são a tecnologia web e a Inteligência Artificial (IA).

Quando se fala em tecnologia web, a primeira leitura que se faz é de que se trata de internet, ou seja, que tudo será feito via rede mundial de computadores. Não é bem assim. Tecnologia web é aquela que envolve o processamento de dados em servidores web. Sendo assim, propicia o acesso remoto.

Trata-se, portanto, de uma tecnologia que facilita o teletrabalho nas Procuradorias e o atendimento a urgências, independentemente de onde o Procurador esteja.

Sobre a Inteligência Artificial, muito se fala, há alguns anos. É previsto executar tarefas extremamente complexas com ela, por essa razão, tem sido o foco da maioria das atenções.

Soluções de IA são capazes de executar tanto as atividades repetitivas, numerosas e manuais quanto as que demandam análise e tomada de decisão. Para uma Procuradoria, essa tecnologia representa dispor de um auxílio para reduzir as demandas e ganhar eficiência. Principalmente porque a Inteligência Artificial e sua capacidade de aprendizagem tem sido útil para resolver um dos maiores problemas das instituições: localizar devedores.

A IA é treinada para buscar, nas mais diversas fontes de consulta, dados a respeito de devedores para tornar possível a cobrança de dívida. Com isso, não precisa destinar um assessor para essa busca ou peticionar ao Tribunal para que auxilie na localização. A Inteligência Artificial persegue essas informações nas fontes em que elas podem constar e as traz para o cadastro da Prefeitura. O assessor é liberado para desempenhar outra tarefa cognitiva mais importante e o Tribunal recebe um protocolo a menos. Assim, economiza-se o tempo de muitos agentes públicos.

Em resumo, um sistema para Procuradoria Municipal precisa dispor de tecnologias modernas como a web e IA. Sem isso, a instituição corre o risco de contratar uma solução que logo se tornará obsoleta. Por essa razão, é preciso conversar sobre a tecnologia aplicada quando forem avaliadas as opções.

10. Indicadores

Atualmente, é difícil uma decisão nos negócios privados ser tomada sem que sejam analisados os dados. O mesmo movimento tem acontecido na Advocacia Pública. O maior exemplo é o da Procuradoria do Município de Americana (SP), que tem observado os dados para definir a atuação de acordo com a possibilidade de obter maior arrecadação.

Com isso, percebe-se que o uso de dados se expande para além das instituições privadas. Norteia, também, as decisões no âmbito público e, em razão disso, é que se torna aconselhável levantar o que um sistema para Procuradoria Municipal oferece de indicadores.

Uma solução de acordo com o mundo atual e suas exigências reúne e organiza automaticamente as informações, sem que ninguém na Procuradoria precise se preocupar em controlar se o levantamento é realizado e, o mais importante, corretamente.

No exemplo do SAJ Procuradorias, as informações são compiladas em uma ferramenta exclusiva, o SAJ Insights. Os dados são apresentados em painéis de fácil visualização e por intermédio de vários filtros é possível ter um panorama geral e um mais detalhado dos processos e da atuação dos Procuradores.

Conclusão

 Está claro que a adesão à tecnologia na administração pública otimiza a prestação dos serviços, sem dispensar a qualidade e nem os investimentos.

Contudo, uma dúvida permeia o uso da tecologia. Mais especificamente a contratação de um sistema para Procuradoria Municipal. Essa dúvida é: o que considerar ao projetar a aquisição de um software de gestão de processos?

A resposta é múltipla e resulta em 10 fatores para analisar antes de contratar um sistema para Procuradoria Municipal.

Mas alguns desse fatores, descritos como divisores, são cruciais para a seleção do software:

• Implementação;
• Suporte;
• Modelo de contratação;
• Tecnologia.

No entanto, isso não significa que os demais fatores não sejam importantes. Tanto o são que fazem parte dos 10 principais. Ainda assim, o caso é que uma razão sempre pesa mais do que outras e acaba por ser a que determina a decisão final.

Por fim, o relevante é que com esses fatores já é possível ter ciência do que deve ser coberto por um sistema para Procuradoria Municipal. Com isso, selecionar aquele que certamente atenderá às necessidades da instituição se torna uma tarefa menos intrincada.

A busca pode iniciar pelo SAJ Procuradorias, cuja proposta é promover uma Justiça melhor com tecnologia. O formulário pode ser usado para solicitar o contato de um especialista para sanar todas as dúvidas. Depois, é só comparar e decidir pela contratação.