Sistema de automação transforma a gestão de processos judiciais na Procuradoria de Águas de Lindóia

A realidade de muitas procuradorias municipais é a mesma. Para ter acesso aos processos e a mínima gestão de processos judiciais, é necessário se deslocar até o Fórum, acessar o site do Tribunal de Justiça (TJ) e acompanhar as publicações. Até 2015, quando a grande maioria dos processos era físico, não havia outra forma de a Procuradoria Municipal de Águas de Lindóia ter acesso às ações judiciais. Mas, mediante a necessidade de digitalizar os processos físicos para ter um andamento mais rápido, principalmente na Execução Fiscal, tornou-se evidente a necessidade de substituir o programa que a Procuradoria utilizava.

A solução havia sido desenvolvida pela própria equipe da Prefeitura para que a Procuradoria pudesse ter alguma forma de controle interno dos cerca de 10 mil processos físicos que possuía até então. Contudo, para gerenciar o andamento de cada processo, a PGM de Águas de Lindóia também mantinha planilhas nas quais registrava a entrada e a saída das cargas de processo.

A necessidade de ir até o Fórum para retirar uma carga de aproximadamente 500 processos para analisar, identificar os atos e executar as ações, depois, devolver essa carga e retirar outra para fazer o mesmo fluxo tornava o trabalho muito demorado.

Além disso, outro fator contribuía para que os processos tramitassem por mais tempo que o esperado. “Águas de Lindóia é uma comarca com vara única. Há somente um Juiz para tomar conta de todas as áreas judiciais”, observa o assessor da Procuradoria, Rodrigo Macedo de Oliveira. Portanto, todos os processos de Execução Fiscal e Contencioso dependem dos despachos de um mesmo magistrado.

Por essas duas razões, o tempo despendido para o encaminhamento de um processo alternava entre três a seis meses. Esse é um período longo para a Procuradoria que possui um alto número de processos na Execução Fiscal, depende de um Fórum sobrecarregado e precisa de agilidade. Sendo assim, a PGM de Águas de Lindoia percebeu que a única solução possível era migrar para o processo digital.

Razões para a Procuradoria melhorar a gestão de processos judiciais

A Procuradoria Municipal de Águas de Lindóia é organizada em diferentes setores: Execução Fiscal e Contencioso. Desses, a Execução Fiscal é o que contém um número mais alto de demandas. Contudo, isso não significa que o Contencioso requer um tempo muito menor para a realização das atividades.

Assim como acontecia na Execução Fiscal, a Procuradoria precisava retirar no Fórum a carga de processos da área Cível para ter conhecimento sobre essas ações judiciais. Portanto, a dinâmica era praticamente a mesma existente na Execução Fiscal. As cargas de processo eram separadas pelo Fórum, a Procuradoria retirava essa carga e levava para analisar, identificar os atos e executar as tarefas para, depois, devolvê-la e retirar uma nova carga.

Muito tempo era despendido nessas diligências. Sem contar as horas dedicadas pelo procurador-chefe para levantar todas as publicações diariamente, separá-las e distribuí-las para o setor competente.

Por fim, a operação desse fluxo de trabalho só contribuía para estender ainda mais o tempo entre o recebimento do ato e o protocolo eletrônico. “Não nos interessava um processo parado por seis meses”, afirma o assessor da Procuradoria, Rodrigo Oliveira.

Com isso em mente, a PGM de Águas de Lindoia resolveu promover a transformação digital da instituição e, assim, melhorar também a gestão de processos judiciais. “Hoje existem ferramentas para que sejam sanados débitos e irregularidades junto ao município”, lembra Oliveira. Uma dessas soluções implantadas na cidade paulista é o Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias (SAJ).

SAJ colabora para a transformação digital da Procuradoria

É na Execução Fiscal que está o maior número de demandas da Procuradoria Municipal de Águas de Lindoia. Embora as execuções sejam feitas a cada dois anos, havia a necessidade de o andamento dos processos ser mais rápido. “Começamos a atuar e verificamos que o SAJ é muito eficaz“, diz Oliveira. “O processo vai e volta com mais rapidez“.

Atualmente, as ações são respondidas dentro do prazo, que não ultrapassa um mês. É um tempo 600% menor ao necessário quando praticamente tudo na Procuradoria era feito de forma manual, ou seja, quando era preciso aguardar até seis meses para um processo ter um encaminhamento.

A mudança na gestão de processos judiciais fez – e faz – com que a PGM de Águas de Lindóia atendesse – e atenda, ainda – às demandas de Execução Fiscal de maneira quase imediata com o SAJ. Sendo assim, o assessor Rodrigo Macedo de Oliveira observa como principal diferença entre o modo de trabalhar atual, em comparação com o anterior, justamente a “facilidade em mexer com a Execução Fiscal“. “Quanto mais rápido, melhor”, reforça.

A exceção são os processos que dependem de maior estudo e análise. Portanto, são os que precisam ser feitos com maior atenção por se tratarem de ações específicas. De qualquer maneira, a transição da PGM de Águas de Lindóia para o SAJ Procuradorias “foi muito boa”, na avaliação de Oliveira.

“Não tenho o que falar do Sistema, só agradecer pelo SAJ ter facilitado muito o nosso dia a dia”.

Rodrigo Macedo de Oliveira, assessor da Procuradoria Municipal de Águas de Lindóia

Agora, toda a gestão de processos judiciais é feita por intermédio do Sistema de Automação, o que facilitou muito o acompanhamento das intimações. Na Execução Fiscal, são recebidas em torno de 300 intimações ao mês, ou seja, 10 por dia, em um cálculo de média simples. Já no Contencioso são cerca de 100 intimações ao mês – ou três a cada dia, também no cálculo de média simples. “Todo dia tem trabalho para fazer porque o processo vai [para o TJ] e volta com muito mais rapidez “, comenta o assessor. “O trabalho gira bem mais e vemos os resultados“.

Antes, a Procuradoria dependia da capacidade do Fórum em fazer as cargas de processo para poder atuar. Em geral, essa carga era disponibilizada a cada seis meses. “Era muito trabalhoso”, lembra Oliveira. “Para fazer 500 petições, eram necessários de quatro a cinco meses. Hoje [com o SAJ], conseguimos fazer 300 petições por mês”, calcula.

Isso significa que a PGM de Águas de Lindoia triplicou a capacidade mensal de elaboração de petições. Ainda, pode atuar de forma autônoma, sem precisar solicitar à Comarca a carga de processos. Com isso, os servidores do Tribunal também ganham mais tempo para atender às demandas da Justiça.

“Não tem comparação. Não vejo a Prefeitura [de Águas de Lindóia] sem o programa [SAJ].

Rodrigo Macedo de Oliveira, assessor da Procuradoria de Águas de Lindoia

Resultados obtidos pela Procuradoria com o SAJ

“A Execução Fiscal é como enxugar gelo, não tem fim”, compara o assessor da Procuradoria de Águas de Lindoia. Mas com o uso da tecnologia na instituição, Oliveira arrisca dizer que “consegue ver um futuro para que as coisas evoluam”.

São os resultados proporcionados pelo SAJ Procuradorias, como a facilidade, a modernidade e a agilidade, que fazem com que o assessor consiga vislumbrar novos tempos e identificar de maneira mais clara os objetivos da Procuradoria. “Antes não conseguíamos chegar a um objetivo”, recorda.

Com apenas um ano de uso do SAJ, iniciado alguns meses antes de a pandemia de Coronavírus chegar ao Brasil, a PGM de Águas de Lindóia já pode perceber o retorno em atuar com o Sistema. “Estamos fazendo todos os dias algumas das tarefas que antes demorávamos dois meses para realizar”, observa o assessor.

Atualmente, o procurador na Execução Fiscal assina de 30 a 40 processos diariamente. A agilidade para executar as tarefas se reverteu, em 12 meses, em R$ 33,6 milhões em ajuizamentos. O número de intimações saltou para 2.344 e a quantidade de peticionamentos acumulados no período é 1.933. Já o número de pendências encerradas é 3.685. No Contencioso, a PGM de Águas de Lindoia recebeu 443 intimações somente em 2020. No mesmo ano, pode encerrar 228 pendências.

Para uma procuradoria que praticamente não pensava em planejamento, contabilizar esses números na Execução Fiscal e no Contencioso representa o alcance de um novo patamar. “O que realizamos hoje em seis meses, demoraríamos dois anos para realizar. O que pensávamos em fazer a longo prazo, conseguimos planejar de forma mais rápida. Isso é o mais importante”, destaca o assessor da Procuradoria Municipal de Águas de Lindóia, Rodrigo Macedo de Oliveira.

A maior parte do trabalho da Procuradoria foi – e é (até a data de redação deste texto, 20/05/2021) – desempenhado em meio à pandemia de Coronavírus. Como os processos continuaram tramitando, a Procuradoria pode manter o atendimento às demandas com o SAJ. Isso evitou um prejuízo maior ao município, que poderia não dar conta da carga de processos, ainda mais com servidores afastados por conta do cenário pandêmico. “No fim, teríamos muitos processos parados e estaríamos trabalhando sobre publicação, o que não é o ideal”, pressupõe Oliveira.

Poder trabalhar em casa e fazer o home office com tranquilidade é mais um fator apontado como um resultado gerado pelo Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias para a PGM de Águas de Lindóia. Outras procuradorias puderam fazer o mesmo por dispor do SAJ. As procuradorias interessadas ainda podem.

O caminho para a transformação digital das Procuradorias inicia pelo formulário abaixo, por meio do qual é possível agendar uma demonstração. Em breve, cada instituição poderá avaliar os próprios resultados com o SAJ.

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