Como um procurador público pode ser mais organizado na rotina de uma Procuradoria?

O procurador público é o principal ator dentro de uma Procuradoria, capaz de promover a organização das rotinas de trabalho.

Afinal, é esta figura quem pode estabelecer prioridades, acompanhar prazos e, consequentemente, determinar fluxos de trabalho consistentes. O resultado é o aumento da produtividade na advocacia pública, além de mais bem-estar entre procuradores, assessores e estagiários. Quando há desorganização em uma Procuradoria, as demandas de última hora costumam aumentar. Assim, tarefas que estavam sendo executadas têm de ser interrompidas para dar lugar a atividades que se tornaram urgentes. É papel do procurador público mudar esse cenário.

Tudo começa com um escaneamento do modus operandi da Procuradoria, tanto do trabalho que sempre tem de ser finalizado, quanto das ferramentas que se tem à disposição para fazê-lo. O procurador público, nesse contexto, tem de ser capaz de proporcionar um overview da instituição. Portanto, documente os fluxos de trabalho, as obrigações que precisam ser vencidas e os meios utilizados para zerar as tarefas frequentes, como pastas em papel, tabelas no Excel ou softwares específicos de gestão processual para Procuradorias.

Também observe se as informações contidas em cada uma dessas ferramentas está integrada ou não. O ideal é que haja integração e, de preferência, concentração dos dados em somente um lugar, como acontece no SAJ Procuradorias, que auxilia desde a implantação e o mapeamento do fluxo de trabalho até a execução e o acompanhamento dos procedimentos. Veja as funcionalidades à disposição do procurador público dentro do sistema:

Fluxo de trabalho e prazos

Antes mesmo de o sistema ser instalado, uma equipe de consultoria da empresa fornecedora da tecnologia vai até à Procuradoria para auxiliar no mapeamento de procedimentos. Com base na avaliação da estrutura existente, processos e agentes, são criados os fluxos de trabalho no software, que automatiza tudo aquilo que é repetitivo.

Assim, quando um assessor finaliza a sua parte do trabalho, a demanda é encaminhada para o procurador público, por exemplo, ou para qualquer outra pessoa que seja a próxima da “fila” de determinada função. Sem isso, é comum utilizar e-mail ou o próprio documento em papel para dar sequência à tarefa. Além disso, quando os advogados públicos categorizam os processos, o sistema ainda sugere um prazo conforme a lei vigente e impõe uma data de vencimento nas filas de trabalho.

Painel de tarefas do procurador público

Funcionalidade nova do SAJ Procuradorias, disponibilizada gradativamente a partir do último trimestre deste ano, o painel de tarefas possibilita a máxima organização da rotina de um procurador público. Isso porque a ferramenta propõe uma maneira diferente de visualizar, classificar (em termos de relevância) e atuar em cima de atividades pendentes. Assemelha-se, nesse sentido, a softwares de gestão de projetos, como o Trello e o Asana.

Em vez de levar em consideração o fluxo de trabalho comum para toda a instituição, o painel de tarefas individualiza o workflow de cada procurador. E demonstra, na sequência, quais tarefas estão pendentes e precisam ser finalizadas no dia, na semana ou no mês. Também permite que sejam criadas etiquetas (de prioridade, por exemplo) cada vez que surgir uma demanda específica para o advogado do município ou Estado.

Dessa forma, os procuradores públicos podem controlar a própria produtividade de maneira simplificada. Também é possível que cada procurador organize a própria rotina de trabalho e tenha noção, por exemplo, do que está atrasado, precisa ser finalizado até o fim do dia ou o final da semana.

As demais ferramentas do sistema também são facilmente acessadas (com somente um clique) a partir do painel de tarefas. Outro benefício do lançamento consiste na visualização do ato eletrônico sem precisar da pasta digital.

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Emissão de alertas

Um procurador público precisa ser organizado, principalmente, para evitar a perda de prazos processuais. Com um software específico para as Procuradorias, isso se torna mais simples, tendo em vista que podem ser emitidos alertas.

Sempre que um tribunal intimar a administração pública, por exemplo, uma notificação é disparada. Além de tomar conhecimento da intimação mais rapidamente, a tecnologia propicia a tomada de decisão ao sugerir as peças que deverão ser produzidas em resposta na sequência.

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Compartilhamento de informações

Em se tratando de sistemas completos, todos os documentos produzidos pela Procuradoria ficam compartilhados em uma interface colaborativa. Isso é importante para que as matérias possam ser acessadas por toda a equipe. Portanto, essa também é uma maneira de melhorar a organização do procurador público, que ainda ganha em produtividade no momento de elaborar peças processuais.

O software sugere, de maneira automática, as manifestações a serem feitas pelo procurador, ao analisar as movimentações recentes. Também pode ser usado um modelo de documento pré-definido, disponível no sistema. Depois, o advogado público finaliza com argumentos de defesa, por exemplo, e faz o peticionamento eletrônico no Tribunal de Justiça.

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