Palestras imperdíveis do 2º CBVPM sobre programa para controle de processos judiciais
O controle de prazos nas Procuradorias Municipais é uma das maiores preocupações dos Procuradores. Principalmente porque uma perda de prazo pode significar menor arrecadação para o município. Cientes disso, algumas Procuradorias investiram em um programa para controle de processos judiciais.
Uma dessas instituições foi Atibaia (SP), que não só viu o valor em ajuizamentos se elevar, como também percebeu aumento na eficiência. Tanto que a Procuradoria decidiu digitalizar o acervo físico para garantir a cobrança da dívida ativa. A Procuradora de Atibaia, Patrícia Borghi Brasílio de Lima, contou sobre a experiência da instituição com uma solução desenvolvida especificamente para Procuradorias no 2º Congresso Brasileiro Virtual de Procuradores Municipais (CBVPM).
Patrícia foi uma das palestrantes do evento no dia 26 de novembro. Falou sobre as Aplicações de Tecnologia para a Advocacia Pública. O tema também foi abordado pelo mestre em Direito e Product Manager na Softplan, Victor Araújo de Menezes. O especialista em projetos de transformação digital de instituições de Justiça, Pedro Henrique Machado também participou da discussão.
Programa para controle de processos judiciais aumenta eficiência na Procuradoria de Atibaia
A Procuradoria de Atibaia é formada por 17 Procuradores e 22 colaboradores, entre servidores e estagiários. Hierarquicamente, a instituição é dividida em três áreas:
- Subprocuradoria da Consultoria, com três Procuradores;
- Subprocuradodoria do Contencioso, com oito Procuradores, um Subprocurador e um Procurador específico para as questões trabalhistas;
- Subprocuradoria de Execução Fiscal, com quatro Procuradores.
Conforme os números apresentados pela Procuradora do Município de Atibaia, Patrícia Borghi Brasílio de Lima, no 2º CBVPM, há aproximadamente 35 mil processos em tramitação no acervo da instituição. Desses, 34 mil são de Execuções Fiscais. A maior parte (18 mil) são processos eletrônicos e o restante (16 mil) são físicos. No Contencioso, o acervo é menor. Contém em torno de 1,6 mil processos.
Até 2019, a rotina de trabalho não era padronizada, lembrou a Procuradora. Assim, cada Procurador se responsabilizava pelo controle dos processos que recebia, o andamento desses e pela definição de prioridades.
Para se organizar, alguns Procuradores elaboravam as próprias planilhas enquanto outros imprimiam todas as publicações e faziam anotações no papel.
Com isso, havia dificuldade de os gestores disporem de uma visão geral dos processos. Também das demandas, do que era urgente e quais problemas havia na Execução Fiscal. Um problema semelhante também ocorria no Contencioso, segundo relatou Patrícia Lima.
Além do grande volume de intimações diárias, outro problema recorrente era a distribuição das Execuções Fiscais. “Nossas Execuções eram feitas uma a uma, sob o risco de errar o nome, o CPF de algum executado. Fazer isso exigia muito tempo. Cada ajuizamento, sem contar a elaboração da petição e a extração da CDA do sistema, demorava cerca de seis minutos para ser feito”, contou a Procuradora.
Com o volume muito grande e o tempo exigido para elaboração e distribuição, às vezes a Procuradoria tinha de organizar forças-tarefa e remunerar as horas extras dos servidores. “Isso gerava um gasto ao município e um desgaste paras as pessoas”, acrescentou.
Ainda, a preocupação generalizada com perdas de prazos, falhas nas cobranças dos Tributos, perda de informação, gerava sobrecarga de trabalho.
Ainda, em 2019 o prédio da Procuradoria precisou ser reformado. Em função disso, uma parte dos Procuradores passou a atuar em home office. Isso aumentou a sensação de sobrecarga, especialmente devido aos processos administrativos que ainda eram físicos e tinham um grande trâmite burocrático.
A efetivação do SAJ Procuradorias, em março de 2020, logo que o home office se tornou praticamente obrigatório para contenção da pandemia de Covid-19, possibilitou à Procuradoria os meios para solucionar muitas das adversidades. “Não era mais preciso ir ao portal do Tribunal para pegar as intimações e verificar uma por uma para saber qual precisava de providência. A própria inteligência do SAJ já identifica o conteúdo da decisão, o que permite fazer uma filtragem das tarefas”, descreveu Patrícia Lima. “Isso agilizou a identificação de tarefas prioritárias”.
De acordo com a Procuradora, o controle de prazos deixou de ser uma preocupação com a implementação do programa para controle de processos judiciais, o SAJ. “O próprio sistema identifica o prazo e detém ferramentas que informam quando esse prazo está prestes a encerrar”, comentou.
A distribuição de tarefas que, especialmente no Contencioso, era feita por temas e gerava descontentamento pela diferença no volume de demandas, tornou-se mais equânime. “Hoje, a diferença na quantidade de demandas de um Procurador e outro é de 5%, 10%, porque o sistema faz esse balanceamento”, explicou a Procuradora.
Outro problema que foi solucionado com o SAJ, segundo Patrícia, foi o recebimento e triagem de intimações, que podem ser encaminhadas pelo acesso a uma única plataforma. “Eu não preciso acessar o WhatsApp, depois o eMail, depois ligar ou acessar o site do TJ para conferir um documento. No sistema eu vejo a intimação, verifico qual providência tomar e encaminho para o respectivo assessor, já com a orientação do que deve ser feito. Isso diminui o tempo de resposta e o risco de ocorrer algum esquecimento”, relatou.
O programa para controle de processos judiciais também contribuiu para a Procuradoria de Atibaia resolver uma situação que a instituição nem sabia que existia. Ao fazer a busca de todas as intimações existentes no Tribunal e que eram direcionadas à Procuradoria, descobriu-se que havia processos sem andamento e intimações direcionadas a Procuradorias de outros municípios, mas que pertenciam à instituição de Atibaia. “O SAJ trouxe uma solução para um problema que nem sabíamos que estava ocorrendo”, reforçou a Procuradora.
Desde que a Procuradoria implementou o SAJ, Patrícia diz que ocorreu:
Grande ganho de eficiência: o sistema permite acompanhamento, triagem, respostas mais ágeis, diminui as demandas e, com isso, reduziu-se o tempo despendido em cada atividade. Por consequência, desapareceram as reclamações a respeito de sobrecarga de trabalho.
Melhor acompanhamento da Execução Fiscal: o sistema permitiu identificar quantos processos são extintos, quantos são suspensos por acordo, quantos eram os embargos. Assim, os gestores puderam acompanhar o volume de trabalho de cada Procurador.
Aumento de produtividade: as peças mais repetitivas da Execução Fiscal, como pedido de penhora, são disponibilizadas no sistema para serem preenchidas automaticamente. Tanto que a atividade é executada por assessores, sem qualquer prejuízo à Execução. Sem contar que essa funcionalidade automatiza o trabalho repetitivo que os assessores tinham de realizar antes da implementação do programa para controle de processos judiciais. “Isso também ajudou a aumentar a produtividade e a diminuir o tempo que cada uma das demandas necessitava para ser concluída”, reitera Patrícia.
Melhora no ajuizamento: sem levar em consideração o tempo para criar a petição, eram necessários seis minutos para ajuizar. “Via SAJ, é elaborada a petição, a CDA e enviada a petição em um minuto”, comparou. “Tudo pode ser feito em lote”.
Desempenho de atividades preventivas e estratégicas: com mais tempo disponível, os Procuradores conseguem buscar as melhores formas de retomar os valores em Execução Fiscal e fazer o acompanhamento de descumprimento de acordos.
Número da eficiência da Procuradoria de Atibaia (Jan/2020 – Set/2021)
| 21 meses de uso do SAJ | 3.973 ações de Execução Fiscal | 10.118 CDAs | R$ 27,6 milhões ajuizados |
“Em 2021, tivemos uma diminuição no número de intimações. A demanda está menor, em comparação com 2019 e 2020. Atribuímos isso à eficiência”, disse a Procuradora de Atibaia, Patrícia Lima.
O processo eletrônico é muito mais rápido do que o processo físico. Mas havia um receio na Procuradoria: o de digitalizar o acervo físico e isso aumentar a demanda de trabalho, além de ocasionar a perda de prazos. “Com a implementação do SAJ, percebemos que tudo ocorria de forma muito mais rápida, então, decidimos realizar a digitalização, que pode tornar mais efetiva a cobrança da dívida ativa desses processos”, expôs a Procuradora.
Para Patrícia, a mudança da eficiência saltou aos olhos. Principalmente quando foi preciso adotar o teletrabalho. “Sem o SAJ, a impressão é de que não seria possível continuar prestando nossos serviços”, mencionou. “Nas palavras do nosso subprocurador do Contencioso, Marco Aurélio: ‘hoje é impossível trabalharmos na Procuradoria sem o SAJ. Não teríamos condições de atuar em todos os processos’”.
Uso de indicadores no dia a dia da Procuradoria
Como uma ferramenta de visualização de Dados pode auxiliar no dia a dia das Procuradorias? Na condição de especialista no tema, Victor Araújo Menezes demonstrou aos participantes do 2º Congresso Brasileiro Virtual de Procuradores Municipais (CBVPM) a ferramenta existente no SAJ Procuradorias, o Insights.
“A grande vantagem do Insights é ser acessível de qualquer dispositivo com internet”, afirmou.
São três os pilares que pautam o Insights: produção, demanda e resultado.
Demanda
Permite verificar quais são as demandas de cada área da Procuradoria e como as pessoas se organizam para executar essas tarefas.
Produção
São os indicadores que demonstram como está a produtividade na Procuradoria.
Resultado
Foca no resultado de cada processo da Procuradoria para gerar uma visualização em relação às principais demandas da instituição.
Victor ainda relacionou como vantagens do Insights:
– a visualização de processos e documentos por Procurador;
– a possibilidade de saber quantos documentos foram finalizados em determinado período;
– saber quais documentos estão em aberto e quais foram finalizados.
O Insights contém informações referentes à Execução Fiscal e Contencioso. Entre as funcionalidades da ferramenta, estão filtros que facilitam a visualização das informações.
Em processos, por exemplo, é possível visualizar os Entrados e Distribuídos, as principais demandas dos atos, documentos e pendências. Os assuntos referentes a cada processo também são apresentados pelo Insights, assim como o total de audiências e o montante referentes a essas audiências.
Em uma tela de resumo, o Insights apresenta as informações principais assim que um usuário acessa a ferramenta. “É possível filtrar essas informações no decorrer de todas as abas apresentadas”, explicou Victor.
Na área em que são demonstrados os Processos Originários e Entrados, por exemplo, é possível verificar a inclusão de processos, a especialidade de cada um deles, a origem (por comarcas) e a Procuradoria e Procurador responsável.
“Entre todas essas informações, é possível customizar aquela que se quer visualizar”, reforçou Victor.
Em Processos Originários e Incidentes, é possível selecionar os processos também pela movimentação. Inclusive, é possível exportar os dados para uma planilha, caso o Procurador considerar necessário.
Os processos físicos podem ser igualmente visualizados no Insights. Caso seja selecionado o filtro específico, somente esse tipo de processo é apresentado na tela. “O Insights é um acesso facilitado e rápido a essa e outras demandas”, destacou Victor.
Visualizar os períodos de finalização dos documentos e suas categorias é outra possibilidade do Insights. Bem como a visualização de citações e intimações na tela destinada aos Atos Eletrônicos.
Uma outra tela do é destinada às Pendências. Demonstra quais pendências foram abertas, quais foram encerradas e qual é o total de Pendências na Procuradoria. Quais Procuradores estão com Pendências abertas é mais uma das perguntas que podem ser respondidas pela ferramenta. “Isso ajuda a entender o andamento da Procuradoria e quais são as atividades que estão sendo realizadas para tomar medidas de gestão, caso preciso”, afirmou Victor.
Relacionado à Execução Fiscal, o destaque do Insights está na forma como apresenta as CDAs: Abertas, Suspensas, Quitadas ou Canceladas. “As CDAs abertas são de suma importância, pois separamos a visualização das CDAs abertas por quantidade ou por valor total”, reiterou.
As CDAs Abertas podem ser visualizadas pelo período de inscrição, pelo devedor, pelo tipo de CDA ou pela classificação das Top 10 CDAs por valor. Ainda, é possível visualizar somente as CDAs que estão em fase de cobrança caso assim for melhor para atingir algum objetivo da Procuradoria. “Há formas diferentes de visualizar o mesmo volume de dados. Criamos essa distinção pensando na utilização que as Procuradorias desejam fazer e fazem em relação à análise de CDAs em um programa para controle de processos judiciais”, reforçou.
Transformação das procuradorias com o programa para controle de processos judiciais
Como está a gestão de processos na Procuradoria? Como estão sendo ajuizadas as CDAs? Como estão recebendo as intimações. Com essas perguntas, o especialista da Softplan, Pedro Machado, provocou os participantes a refletir já no início da apresentação que realizou no 2º Congresso Brasileiro Virtual de Procuradores Municipais (CBVPM).
Mais uma provocação feita por Pedro foi a relação de exemplos de tecnologias que atrapalham as Procuradorias:
– milhares de planilhas;
– cadastros repetitivos e mecânicos em sistemas;
– necessidade de acesso em vários portais;
– gestão descentralizada;
– classificação unitária de demandas e/ou petições.
“A tecnologia tem que ser colaborativa e apoiar as Procuradorias”, disse Pedro. Assim, como contraponto, apresentou exemplos de tecnologias que apoiam a Advocacia Pública são:
– as que permitem integração entre sistemas;
– as que possibilitam a automação para realizar ajuizamento em lote, peticionamento e distribuição inteligente de tarefas;
– as que promovem gestão centralizada, com controle automático no recebimento de intimações e prazos em um só lugar;
– as que detém uma plataforma de Analytics que apoia na tomada de decisões em todas as esferas da Procuradoria.
“Um programa para controle de processos judiciais é o SAJ Procuradorias. O sistema funciona em nuvem e permite aos Procuradores atuar em home office”, sugeriu. Mais de 90 Procuradorias Municipais, Estaduais, de Universidades e Autarquias podem atuar desta forma, pois já tem o SAJ implementado.
Ao todo, mais de nove mil Procuradores e servidores utilizam o SAJ. Entre março de 2020, quando a pandemia de Covid-19 exigiu que fossem adotadas medias de segurança para evitar a disseminação da doença no Brasil, até março de 2021, foram gerenciados mais de um milhão de processos de Contencioso pelo programa para controle de processos judiciais.
Acima de um milhão de CDAs foram ajuizadas com o suporte do SAJ. Um retorno que supera os R$ 28 bilhões em ajuizamentos, no total.
O SAJ Procuradorias é desenvolvido pela Softplan, empresa que dispõe de soluções para todo o ecossistema da Justiça: Tribunais de 1º e 2º Grau, Ministérios Públicos e Gestão Administrativa.
A solução é dividida em três âmbitos: Execução Fiscal, Contencioso Judicial e Consultivo.
As principais ferramentas de Execução Fiscal são:
– Inscrição de Certidão de Dívida Ativa para ajuizamento em lote: CDAs e Petições Iniciais sã preenchidas automaticamente;
– Recebimento de intimações, controle e gestão automática de prazos: conforme as intimações chegam do TJ, o programa para controle de processos judiciais capta, distribui para os Procuradores de forma automática e informa os vencimentos e datas de entrada;
– Distribuição inteligente de atividades e processos: ao implantar o sistema, decide-se se a distribuição dos processos será feita por tipo de processo ou por volume de demandas;
– Peticionamento intermediário em lote: com um único modelo de petição, o programa para controle de processos judiciais também monta as petições e com um clique já envia ao Tribunal;
– Quitação e devolução de informação para o sistema de dívida ativa: as CDAs ajuizadas e quitadas, automaticamente são captadas pelo sistema e informadas ao Procurador para sugerir extinção do processo;
– Elaborar Suspensão do Processo (Parcelamento): as dívidas em que são feitos acordos, o programa para controle de processos judiciais também capta e sugere suspensão do processo para o Procurador;
– Envio de petição para o TJ para prosseguir o feito por descumprimento: situações em que apenas uma ou poucas parcelas são pagas, o sistema identifica e sugere o prosseguimento do feito.
No Contencioso Judicial, as principais ferramentas são:
– Gerenciamento eletrônico de processos: recebimento de citações e intimações eletrônicas e peticionamento;
– Fluxos de trabalho específicos: incluem dispensa de recurso, permite distribuição de atividades, controle de prazos, sugere manifestações. O tratamento é diferenciado entre Justiça Comum e juizados especiais;
– Automação de cadastro no recebimento da Intimação: todos os dados de processos são disponibilizados automaticamente para os Procuradores;
– Consulta automatizada de litispendência ou conexão.
Já para o Consultivo, as principais ferramentas são:
– elaboração de pareceres;
– gestão eletrônica de documentos;
– distribuição equânime dos processos;
– fluxo de aprovação customizável;
– atividades registradas e auditáveis.
Um dos municípios que utiliza o SAJ é o de Santos (SP). Pedro mostrou os resultados que a Procuradoria obteve em cinco dias de uso do programa para controle de processos judiciais. Nesse período, foram enviadas mais de 15 mil CDAs pelo SAJ. Com isso, a perspectiva de recuperação de arrecadação excedeu os R$ 52 milhões. Antes do processo digital, este mesmo volume de execuções levaria, no mínimo, quatro meses para ser executado.
Outro Município que obteve bons resultados com o SAJ é o de Manaus (AM). Pedro mostrou que antes da implantação do sistema, a arrecadação era de R$ 21 milhões. Depois, o valor elevou-se para R$ 64 milhões.
Em Barueri (SP), o SAJ contribuiu para aumentar em 1000% o número de Execuções Fiscais. De 1.235 Execuções Fiscais em um ano, puderam ser realizados 14.342 ajuizamentos no ano seguinte. Um número que representa mais de R$ 106 milhões em ajuizamentos.
Conclusão
Dispor de uma visão geral dos processos, das demandas, do que é urgente e de quais são os problemas na Procuradoria permite organizar melhor a Procuradoria a ponto de tornar dispensável a realização de forças-tarefa e o cumprimento de horas extras por parte dos servidores.
As Procuradorias que alcançaram esse nível de eficiência são as que implementara o SAJ Procuradorias. Por meio do programa para controle de processos judiciais, a Procuradoria de Atibaia, por exemplo, pode recuperar processos que estavam sendo direcionados a outras comarcas sem que soubesse e tomou a decisão de digitalizar o acervo físico.
Os Procuradores em Atibaia também utilizam os indicadores para medir a produtividade. O SAJ Procuradorias colabora para essa análise por intermédio da ferramenta Insights, que permite customizar as informações a serem visualizadas.
O Insights facilita o entendimento sobre o andamento da Procuradoria e, por consequência, a adoção de medidas de gestão. Mas um programa para controle de processos judiciais vai além e provoca uma verdadeira transformação nas Procuradorias com a aplicação de tecnologia.