Gerenciamento de dados nas Procuradorias: guia para definir metas e indicadores

O uso de tecnologias nas procuradorias deu um grande salto na última década. Cada vez mais decisões são fundamentadas em análise de dados, assim como petições e movimentações de processos são feitas a partir de sistemas desenvolvidos para atender a essas demandas.

Essa perspectiva de uma sociedade de informação contribuiu para inserir a Ciência de Dados na esfera pública. Por consequência, colabora para realizar o gerenciamento de dados, cuja importância aumenta dia a dia em uma sociedade que já é praticamente 100% digital.

Em seis minutos o mundo gera 9,1 mil terabytes de dados. A estimativa é do Instituto Gartner e a plataforma de gestão de dados Domo. O valor foi calculada com base nos números computados em 2020. Esse grande volume engloba stories publicados, conferências via plataformas web, aplicações para vagas de emprego em redes sociais, mensagens trocadas por aplicativos e daí em diante. Até criou-se um termo para tanta variedade e diversidade de dados: Big Data.

Agora, não é mais um desafio exclusivo das empresas privadas processar e manipular essas informações. Além da gestão de processos e atividades, o aumento da produtividade nas procuradorias também está vinculado ao entendimento dos dados. Eles são capazes de expressar o que é produzido pelos procuradores e como a rotina pode ser otimizada, fazendo parte de um processo de transformação tecnológica no exercer da advocacia pública.

Os dados apontam direções para se percorrer. Por isso, são eles que fomentam os indicadores que possibilitam uma tomada de decisão mais confiável, uma vez que revelam aspectos quantitativos e qualitativos das atividades a que se referem. Desta forma, a partir do acesso a um diagnóstico preciso da quantidade e da qualidade da produção nas procuradorias, é possível reduzir a quantidade de decisões baseadas em intuição e identificar tendências quando existe a devida atenção para o gerenciamento de dados. Ainda, a procuradoria consegue antecipar riscos e fomentar estratégias para elevar a eficiência da instituição.

Entender o mundo dos dados é uma necessidade crescente dos serviços públicos. No eBook Gestão Orientada por Dados nas Procuradorias Municipais – Guia para mensurar indicadores e gerenciar informações há sugestões sobre a utilização de alguns indicadores bastante robustos e que extrapolam a análise mais comum, geralmente feita em torno da produtividade, por meio do cálculo do número de peças produzidas por cada procurador.

Principais indicadores para o gerenciamento de dados

Ao contrário do que se pode pensar em matéria de advocacia ou serviço público, medir a produtividade não está errado e pode ajudar a entender melhor as atividades e resultados possíveis. Por exemplo, saber quantas peças jurídicas cada procurador é capaz de elaborar é um indicador básico, uma vez que pode haver desigualdades na quantidade e complexidade de distribuições de peças dentro da procuradoria. Porém, a medição não pode se resumir a este indicador, ainda mais se a intenção é tornar o gerenciamento de dados possível. Para isso, são pré-requisitos conhecer os principais indicadores do universo das procuradorias, entender a importância do acompanhamento dos números, bem como aprender a analisar as estatísticas. 

Além disso, a vanguarda é atentar-se para as tecnologias desenvolvidas e que se propõem a estruturar o grande volume de informações em relatórios de fácil utilização. Com isso, a procuradoria mantém ainda mais o foco em iniciativas que inspiram a transformação e promovem a otimização da rotina. Afinal, atuar com o gerenciamento de dados de forma manual inviabiliza o atendimento à demanda diária de trabalho. Sem contar que compromete a extração e análise de tantos números e variáveis.

Colocar em prática uma rotina de gestão que contemple melhores resultados por meio de metas bem definidas pode ser desafiador no começo, pela falta de familiaridade com esse tipo de análise. O mais importante em visualizar a evolução dos números e informações expressas pelos indicadores é a detecção de oportunidades de arrecadação e aumento da produtividade, entre outras possibilidades capazes de promover o crescimento.

O Guia para mensurar indicadores ajuda a identificar os principais problemas da procuradoria. A partir disso, torna-se mais clara qual seleção de indicadores é a melhor para a equipe atuar. Com isso, a procuradoria se transforma em uma das fontes de economia e de aumento de receita. Esse, por si só, torna-se um motivo para dispor da estrutura tecnológica capaz de contribuir para a organização e a mensuração de indicadores, e a execução de metas bem definidas.

Como criar indicadores e metas na procuradoria municipal

Proceder a análise de métricas mais robustas, capazes de indicar de maneira precisa a situação operacional da procuradoria, é uma prática recente. Desde então, o que se constata é que a criação de metas na procuradoria pode auxiliar na compreensão acerca de quais são os desafios e como transpô-los no ambiente de trabalho.

Portanto, criar metas nas procuradorias municipais é algo para estar no radar de procuradores e demais profissionais das instituições. Afinal, o alinhamento acerca do que é prioridade é melhor definido quando há um diagnóstico a respeito de questões primordiais. Por exemplo, quanto à carga de trabalho existente em um determinado período. Isso é algo que os indicadores revelam e ajudam a entender de uma forma muito mais precisa do que percepções individuais. Sendo assim, além de tudo, dispor de metas representa garantir o foco, especialmente quando a intenção é ampliar a produção do serviço público.

A conclusão, enfim, é a de que as metas estabelecidas por uma procuradoria contribuem para clarificar onde a administração pública tem o interesse de chegar. Por consequência, colaboram para manter a equipe da procuradoria atenta para alcançar tal interesse.

Percebe-se, então, que as metas representam os resultados que a procuradoria quer obter. Nesse contexto, os indicadores demonstram os avanços feitos em direção ao resultado esperado. Por exemplo, aumentar a arrecadação anual em 30% é a meta. Para tanto, o indicador precisa ser alguns pontos percentuais mais alto a cada mês para a meta ser alcançada no prazo.

Sem o acompanhamento dos indicadores, não há como saber se a atuação da procuradoria está consonante com a meta. Por essa razão, os indicadores precisam estar vinculados aos resultados. Afinal, eles se complementam. Há apenas um ponto de atenção.

É comum os indicadores serem mensurados de forma quantitativa. Contudo, há uma gama de indicadores para medição qualitativa que são tão importantes quanto os demais para as metas na procuradoria. Tudo depende de como se afere esses indicadores.

Para ser mais simples, especialmente para procuradorias que começam a atuar com metas, uma sugestão é projetar um resultado e pensar os indicadores em termos de demanda, produção e retorno, como no exemplo:

Demanda
Resultado: Atendimento a 90% das demandas do Judiciário
Indicador: Cada procurador atender a X% das demandas por semana

Produção
Resultado: Aumento em 40% da produtividade no home office
Indicador: Cada procurador elaborar X peças processuais a mais por semana

Retorno
Resultado: Obter três vezes mais manifestações favoráveis ao município
Indicador: Realizar X grupos de estudo com o procurador com o melhor resultado nas manifestações

Esses são apenas exemplos. Cada indicador de performance exige determinada ação para impulsioná-lo. Por exemplo, é muito comum o cadastro dos devedores estar desatualizado em procuradorias municipais. Sem os dados corretos, não há como citar os devedores. Por conseguinte, o município deixa de receber os tributos devidos. Para evitar esse reflexo, uma meta poderia ser: tornar mais ágil a citação dos cidadãos em débito. Nesse caso, o provável indicador é ter a base de cadastro higienizada e atualizada até o fim do primeiro semestre do ano. Somente assim existe uma possibilidade de reduzir o tempo entre o ajuizamento e a citação do devedor.

Com todos esses exemplos, é possível concluir que a meta é, basicamente, a identificação do problema e o indicador, o que é preciso para resolver esse problema. Essas, aliás, são as duas etapas mais importantes. Por isso, deve-se planejá-las. Uma das opções é procurar boas práticas adotadas por outras procuradorias municipais para compreender o que é uma boa solução para uma determinada questão. Outra, é dispor da consultoria de especialistas, que são capazes de observar a situação da procuradoria na ferramenta de dados e sugerir modos de atuar para haver maior eficiência.

Eficiência na mensuração de métricas da procuradoria

A lista de indicadores possível de ser acompanhada, junto com as metas na procuradoria, é um pouco extensa. Diante de tantas possibilidades, é preciso escolher o que receberá atenção em detrimento dos demais, pois selecionar toda a lista é inviável.

O que é impraticável, também, é a tentativa de mensurar cada indicador de forma manual. Nenhum argumento justifica essa forma arcaica de analisar os dados quando a mensuração demanda – e deve usar! – tecnologia. Inclusive, o uso de uma solução automatizada para avaliar o progresso sobre as metas demonstra a maturidade da procuradoria na gestão das informações. Além disso, através de ferramentas de visualização de dados como o SAJ Insights, torna-se possível acessar essas informações de uma forma amigável e facilitada. 

A falta de um recurso para automatizar, ler e calcular as informações torna praticamente inexecutável a análise os dados. Primeiro porque mais do que acumular informações, é preciso organizar o volume de dados de maneira a torná-los compreensíveis. Segundo, esses dados já estruturados têm de dar origem a relatórios fáceis de serem interpretados para impelir ações de otimização da rotina.

Caso todo o esforço seja concentrado no primeiro ponto, que energia sobra para planejar e executar o programado para obter o resultado determinado como meta?

Os indicadores de performance ajudam a identificar pontos de melhoria dentro da procuradoria, pois sempre há o que aperfeiçoar. Mas como é possível visualizar o quão efetivo está o trâmite processual dentro da procuradoria e quais barreiras podem ser eliminadas se há pouco tempo e preocupação para pensar estrategicamente?

A administração pública tem o interesse em promover a economia de recursos. Está correta nesse interesse. Entretanto, tal precaução não pode travar a evolução. Quanto antes se descobrir a razão de um setor demorar 30 dias para enviar uma resposta sobre um processo de Execução Fiscal, antes os ajustes necessários poderão ser feitos. Porém, descobertas como essa só são ágeis quando há tecnologia envolvida na execução. Caso contrário, o risco é de o município comprometer a arrecadação pela demora em tomar uma decisão.

Conclusão sobre gerenciamento de dados e metas na procuradoria

A procuradoria, assim como os demais serviços que compõem a administração pública, é fonte de economia e de aumento de receita. Por essa razão, não pode iniciar a mensuração de algo sem saber qual é o objetivo. Muito menos sem dominar informações básicas como o quanto há de dívida e o quanto se pretende arrecadar. Agir diferente disso não melhora os resultados do poder público. Já uma atuação efetiva, embasada em estrutura tecnológica, processos bem definidos, indicadores e metas pode, sim, potencializar a gestão pública.

No eBook “Gestão Orientada por Dados nas Procuradorias Municipais – Guia para mensurar indicadores e gerenciar informações” constam algumas boas práticas para procuradorias promoverem a celeridade na gestão dos processos judiciais.

Preencher o formulário é suficiente para a disponibilização do eBook gratuitamente. Para facilitar o acesso, um e-mail também é enviado para o endereço eletrônico informado. Independentemente do momento vivido agora na procuradoria, o Guia é uma fonte interessante para o gerenciamento de dados nas instituições.