Como escolher o gerenciador de processos judiciais para Procuradorias

Estagiários, assessores e procuradores que encontram dificuldades para dar conta da demanda de trabalho das Procuradorias são os primeiros atores a identificar a necessidade de adotar um gerenciador de processos judiciais.

Portanto, cabe a eles, no contexto municipal, a defesa pela implementação de um sistema junto ao procurador-geral, o secretário da Fazenda e, finalmente, o prefeito. No entanto, o mercado oferece mais de uma possibilidade de gerenciador de processos judiciais para as Procuradorias, o que exige pesquisa de quem almeja uma solução como essa.

Muitas opções, mas poucas são efetivas

Apesar de haver mais de uma opção de gerenciador de processos judiciais para as Procuradorias, são poucos os softwares que abrangem todas as necessidades desse tipo de instituição. Geralmente, são tecnologias que funcionam de forma complementar ao sistema de Dívida Ativa da Secretaria da Fazenda. Nesse sentido, não são específicos para as Procuradorias e para a área jurídica do poder público como um todo.

Menos abrangentes, esses gerenciadores de processos judiciais em questão geram todas as informações da Fazenda referentes ao Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e ao Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS), por exemplo, a partir da integração com um sistema complementar. Depois, demonstram quais são os contribuintes obrigados a realizar o pagamento desses tributos, indicam quais deixaram de pagar, fazem a inscrição em Dívida Ativa, geram a Certidão de Dívida Ativa (CDA) e anexam à petição inicial do procurador que será responsável pela cobrança do débito com o ajuizamento.

No entanto, a partir de então, não há mais nenhum controle de prazos, citações, intimações ou manifestações. A falta de acompanhamento processual de um gerenciador de processos como esse ameaça a estabilidade da Procuradoria.

Por que escolher um gerenciador de processos específico para Procuradorias

Sabe-se que a Execução Fiscal corresponde a uma das áreas mais importantes da atuação de uma Procuradoria, mas ela não é a única. Portanto, é necessário escolher um gerenciador de processos judiciais que também contemple as ações em que a Prefeitura é ré, ou seja, o Contencioso.

Ainda é importante definir um software que suporte as matérias do Consultivo. Afinal, a Procuradoria é constantemente demandada juridicamente por várias esferas da administração pública. É fundamental atendê-las, mas sem abrir mão do controle processual.

Abaixo, destacamos quatro tópicos que devem ser levados em consideração no momento de definir um gerenciador de processos judiciais para uma Procuradoria. São exigências que o sistema deve apresentar para que a gestão seja aprimorada como um todo. Veja:

1. Gerenciamento completo de processos

Um bom gerenciador de processos judiciais para Procuradorias deve prever o controle, desde a origem até a extinção de uma matéria. Assim, é possível fazer a gestão da vida inteira do processo, com o gerenciamento de todos os eventos que ocorrem entre as suas fases. Somente dessa forma é que um procurador estará municiado de todas as informações sobre tudo o que acontece na Procuradoria, sem a dependência de qualquer tipo de relatório ou planilha.

Nessa ideia de gestão completa, é correto pensar que um gerenciador de processos judiciais faz com que a Procuradoria deixe de perder algum prazo, já que há controle até mesmo do tempo que um procurador tem para se manifestar acerca de determinada ação. Indo além, também há diminuição das chances de prescrição de Dívida ou de Renúncia de Receita. A gestão completa, portanto, melhora as contas públicas da administração.

2. Automatização por meio da informatização

Um gerenciador de processos judiciais retira do procurador as tarefas repetitivas inerentes à função de advogado público. No lugar, surge a automatização dessas funções, que normalmente são de baixa cognição, mas que não podem ser deixadas para trás. Peticionamento e ajuizamento são exemplos de ações que, com tecnologia, podem ser feitas em lote e de maneira programada.

Por outro lado, caberão ao procurador atividades de nível intelectual maior. Ele fica liberado para se aprofundar na tese que está defendendo e que pode ser de extrema importância para a Procuradoria. Finalmente, a burocracia é eliminada para que os servidores públicos possam pensar e serem estratégicos.

3. Gestão da Procuradoria

Quando se dispõe da tecnologia de um gerenciador de processos judiciais, é possível gerir a Procuradoria a partir dos seguintes aspectos:

• Processos: identificar o volume de processos por meio do sistema, inclusive com a possibilidade de extrair relatórios detalhados. Ter uma visão completa de quantas CDAs a Procuradoria recebeu durante um período, quantas foram ajuizadas e, ainda, visualizar o montante em reais que isso representa.
• Produtividade: saber quantos processos os procuradores dão vazão em relação ao número de matérias entradas. Identificar um eventual deslocamento de profissionais ou a necessidade de abertura de concurso para procurador.
• Estrutural: visualizar em qual matéria, se em Execução Fiscal ou Contencioso, está o maior volume de trabalho. E, na sequência, alterar a estrutura da Procuradoria a fim de suportar a demanda com maior eficiência e produtividade.
• Estratégica: definir de que forma é possível conduzir a Procuradoria após analisar os dados apresentados pelo gerenciador de processos judiciais.
• Econômica: mostrar ao prefeito, ao procurador-geral e à sociedade o quanto município melhorou, na questão econômica, quando faz o papel que se espera dele por meio da Procuradoria, que é o de receber os valores devidos dos contribuintes, além de deixar de pagar quando é réu.

4. Assertividade na tomada de decisões

Por apresentar funcionalidades de Business Intelligence (BI), também é correto pensar que os procuradores serão mais certeiros em suas escolhas com um gerenciador de processos judiciais. Principalmente depois de analisar os gráficos do que está acontecendo. Essas informações demonstram a saúde da Procuradoria: o que arrecada, deixa de pagar e a demanda atendida, por exemplo.

Um exemplo dessa possibilidade consiste na identificação da região de um município com maior incidência de inscrição em Dívida Ativa. Com esse dado, é possível tomar uma decisão para contornar a situação. Utiliza-se, por tanto, a estatística, no lugar da intuição.

Conclusão

Identificada a necessidade de um gerenciador de processos judiciais para uma Procuradoria, é comum que os profissionais que atuam nesses espaços saiam em busca de informações ou indicações. Depois, há a elaboração de um termo de referência, que aponta o “DNA da Procuradoria” e, principalmente, qual a necessidade real que se tem e como um software poderia solucionar os problemas. A partir de então, é chegado o momento de, com esse documento em mãos, solicitar uma proposta comercial às empresas que produzem esse tipo de tecnologia para, depois, encaminhar aos competentes.

Esperamos que, com as informações contidas neste artigo, você possa defender a implantação de um sistema de gestão específico para Procuradorias. A partir do momento em que a Secretaria da Fazenda e o prefeito autorizam esse investimento, conta-se de 60 a 90 dias para que o sistema seja instalado.

A migração depende da infraestrutura de outra solução, dessa vez a do Tribunal de Justiça do Estado competente. Se qualificada (com dados corretos e de fácil extração), o gerenciador pode receber e importar todas as informações que se referem àquele município. Com isso, é possível controlar todos os eventos, logo na sequência. Mas se o sistema do TJ não for qualificado, se pode pensar em ações paliativas ou alternativas para conseguir captar intimações e disponibilizar via sistema ao procurador para que ele possa fazer o acompanhamento de prazos.

Possui alguma dúvida ou sugestão? Não deixe de nos escrever nem de assinar a newsletter do SAJ para receber conteúdos atualizados.