Como melhorar a distribuição de processos em uma Procuradoria?

Todos os dias, os mais variados processos “entram” e “saem” das Procuradorias do Brasil.

São matérias relacionadas à Execução Fiscal, ao Contencioso e ao Consultivo, por exemplo. Elas demandam atenção dos servidores, especialmente em relação aos processos que serão absorvidos pelos Procuradores na sequência. Mais do que garantir que nenhum documento se perca no volume de peças gerado a cada dia, é fundamental criar uma estratégia eficaz de distribuição de processos.

Em Procuradorias menos estruturadas, infelizmente, é comum encontrar pouca ou nenhuma organização nessa tarefa, a despeito do caráter estratégico dela. Há casos em que não há sequer alguém responsável pela distribuição processual — realidade de equipes enxutas na Advocacia Pública. Nem precisamos mencionar que essas PGMs desconhecem por completo o índice de processos entrados, certo?

A partir de uma distribuição mais assertiva, é possível acompanhar as métricas da Procuradoria. Consequentemente, esta atividade promove uma gestão completa que tem ganhos de produtividade. Deixar de atentar para a distribuição de processos pode ser um risco. Afinal, quando não há organização das demandas, é bastante fácil deixar alguma matéria passar ou até mesmo perder um prazo. Todos esses aspectos podem ser traduzidos em prejuízo para a administração pública. Já pensou nos problemas que podem surgir se o Procurador deixar de manifestar-se em uma ação movida contra a Prefeitura?

Alternativas para facilitar a gestão

Paralelamente a esse cenário, também há casos em que as Procuradorias criam modus operandi não tão eficazes, mas que representam algum tipo de cuidado na distribuição de processos entre os Procuradores. É o caso de algum servidor ou estagiário que toma conta dessa atividade. Essa pessoa é encarregada de controlar todas as ações que chegam à PGM. Não raro, utilizam-se de planilhas do Excel para facilitar a gestão.

Essa pode ser uma estratégia interessante até certo ponto. Porque à medida que o número de processos aumenta — e sabemos que há épocas do ano em que eles se acumulam, a exemplo do pagamento do Imposto Predial Territorial Urbano (IPTU) —, é praticamente impossível manter as tabelas minimamente atualizadas e condizentes com a realidade de trabalho.

Ainda é válido mencionar que não é recomendada a centralização de uma atividade tão importante em uma só pessoa. Além de haver pouca transparência nesse sentido, toda a função é comprometida quando aquele funcionário se ausenta da Procuradoria. Definitivamente, a distribuição processual não pode parar em nenhum momento e deve ser executada em tempo integral. De preferência, com o acompanhamento de outras pessoas, principalmente para facilitar o reconhecimento de possíveis falhas.

Leia também: Acompanhamento processual na Procuradoria: como fazer com maestria

A parametrização na distribuição de processos

Outro problema associado à distribuição de processos por meio de tabelas, sejam elas digitais ou em papel (caderninhos são métodos evidentemente mais falhos), é a impossibilidade de respeitar a natureza de atuação do Procurador que ficará responsável por aquela matéria. Isso porque se sabe que cada profissional tem uma história, uma expertise e um interesse, que podem ser conciliados caso haja inteligência nessa etapa do curso que um processo percorre dentro da Procuradoria. Níveis de resolução de cada processo também podem ser melhorados, a partir da criação de grupos de Procuradores especialistas em determinados assuntos.

Além da separação por áreas de habilidade, uma distribuição de processos, quando feita com inteligência, também deixa claro o volume de trabalho que cada Procurador está responsável. Ao identificar que o Procurador X já tem matérias demais sob sua alçada, um sistema de gestão para Procuradorias faz o correto encaminhamento para o Procurador Y, que tem menos processos no momento e é capaz de atender àquela demanda. Dessa forma, medindo a carga processual é possível garantir que os processos sejam trabalhados por pessoas com tempo para geri-lo.

Gestão de prazos: atividade fundamental

A parametrização na distribuição de processos em uma Procuradoria não se esgota nesses dois critérios mencionados acima. O prazo para manifestação é outro peso bastante relevante. Evita que um mesmo Procurador receba dois processos de curto prazo consecutivamente. Do mesmo modo, o critério de afastamento de Procuradores minimiza as sobrecargas de processos em retorno de férias ou licença. Além disso, equilibra a distribuição por meio de um registro de afastamento, que ainda melhora o controle do histórico de atuação da equipe.

Por fim, é possível configurar impedimentos para a atuação de determinado Procurador em um assunto ou matéria. São levados em consideração parentesco com juízes ou partes do processo, por exemplo. Isso garante a isenção da atuação do Procurador (e também da Procuradoria, é claro) nos processos distribuídos.

Tecnologia para automatização do processo

Em linhas gerais, com o suporte de uma solução adequada, é minimizado o desperdício de energia e tempo em tarefas, como é o caso da distribuição processual. Isso porque aquela pessoa que ficaria responsável por receber e encaminhar os processos pode, graças à tecnologia, voltar-se a outras atividades dentro da Procuradoria. O fluxo de trabalho de um software específico permite a automatização do processo, o que faz com que as movimentações manuais tornem-se desnecessárias.

O Sistema de Automação da Justiça (SAJ) possui todas as funcionalidades de uma solução completa para Procuradorias. Para conhecer o sistema, entre em contato.

No dia a dia, é possível perceber que são eliminados retrabalhos que envolvem cadastros de processos ou pessoas, emissão de documentos, revisões e validações. Isso porque a distribuição e gestão de processos automatizada acontece dentro de um sistema. Não há exigência de controles paralelos como agendas, cronogramas, editores de textos, lembretes e outros aportes. Muito mais fácil e assertivo, concorda?

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