Como ter bons resultados com o Consultivo na Procuradoria

Frente à possibilidade de retornar os impostos devidos pela população e engordar os cofres públicos, é comum que algumas Procuradorias privilegiem os processos relacionados à Execução Fiscal em detrimento aos do Consultivo.

Há casos em que a Procuradoria dá mais atenção aos processos do Contencioso, que colocam a prefeitura na ameaçadora posição de ré. Isso acontece com frequência ainda maior quando analisados somente os ambientes que dispõem de alguma automação na gestão de processos. A tecnologia permite o peticionamento e o ajuizamento dessas ações em lote. Ela ainda automatiza determinadas movimentações que vêm na sequência. O que não se sabe, por vezes, é que o Consultivo é uma área que também pode se beneficiar da tecnologia e tornar-se mais célere, uniforme e preventiva.

Os processos consultivos

Os governos municipais e estaduais estão divididos em secretarias — de Saúde, Educação, Meio Ambiente e por aí vai. Com certa frequência, quem trabalha nessas pastas encontra dúvidas jurídicas a respeito do que está fazendo. Muitas dessas questões esbarram na legalidade, por exemplo, e é exatamente aí que as Procuradorias devem entrar para auxiliar.

De maneira bem resumida, esse tipo de setor exerce a função de Consultivo a partir de uma demanda por consultoria jurídica. As Procuradorias são convidadas a emitir o seu entendimento a respeito de uma situação com base na lei, por exemplo. Tem-se, portanto, o papel de advogado do Estado levado à risca.

Como na Execução Fiscal e no Contencioso, as demandas jurídicas do Consultivo chegam às Procuradorias por meio de processos — físicos em Procuradorias mais tradicionais ou digitais nas Procuradorias mais modernas. E, quando não há tecnologia envolvida, não há inteligência na distribuição nem precisão no controle do que já foi ou ainda precisa ser feito. Não é preciso explicar que a organização é falha quando feita por meio de cadernos ou planilhas do Excel, certo?

O Consultivo com tecnologia envolvida

Por outro lado, quando há uma solução focada na gestão processual das Procuradorias, a história é diferente. O fluxo processual do Consultivo assemelha-se ao do Contencioso. Porém, há algumas diferenças, já que é regido por regras específicas de um processo administrativo. O processo que contém a consulta jurídica é recebido e cadastrado. O cadastro é mais simples, já que constam somente a parte interessada e o número processual).

Depois, segue os mesmos critérios de distribuição inteligente — que leva em consideração, por exemplo, a especialidade de atuação de cada Procurador. Antes, ainda são feitas a revisão e a validação do documento, tudo via sistema, por níveis hierárquicos superiores que dependem da estrutura de cada Procuradoria. Ao contrário das teses, os pareceres, depois de feitos, são submetidos a uma série de vistos, que têm a função de aprová-los e rejeitá-los.

Na sequência, o Procurador deve se manifestar. O prazo, na esfera do Consultivo, é de 20 dias e, portanto, maior que os demais. Mas, o tempo superior para fazer essa tarefa não quer dizer que ela seja mais simples de ser feita. Nesse caso, cada peça é uma peça, que não pode ser repetida a partir de um modelo pronto.

A petição, que nesse caso é um parecer, deverá refletir o posicionamento daquela Procuradoria em relação à consulta jurídica demandada. Para isso, o Procurador deve fazer pesquisas para saber o que já foi dito sobre determinada temática, por exemplo, ou para visualizar casos semelhantes em outros municípios do Brasil e se munir de informações. Quando a tecnologia é inexistente, isso é praticamente inviável.

Para recapitular, veja o trâmite do Consultivo em tópicos:

• Rotinas de trabalho;
• Recebimento da consulta jurídica;
• Trâmite na especializada;
• Providências do Procurador;
• Apreciação da chefia;
• Apreciação do gabinete;
• Publicação dos pareceres.

Gestão do conhecimento no Consultivo

Com sistemas adequados, é possível automatizar a tramitação dos processos Consultivos na Procuradoria. Dessa forma, as atividades passam a ser registradas e auditadas. Isso confere controle e visibilidade maiores aos Procuradores e demais profissionais envolvidos nesse tipo de processo.

Além disso, os documentos podem ser disponibilizados tanto no sistema quanto no portal de gestão do conhecimento que a Procuradoria passa a ter à medida que usa uma solução específica para o seu próprio contexto. Nesse espaço, os PDFs são localizados facilmente, além de poderem serem agrupados por assuntos (ou secretarias, por exemplo). Não há demora para localizar as informações, nem dificuldade para cruzar documentos sobre uma mesma temática.

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Também vale destacar que esses mesmos documentos tornam-se padronizados quando o Consultivo é aliado à tecnologia. Consequentemente, é possível dizer que as chances de a Procuradoria ter um único entendimento a respeito de determinada causa são muito maiores. Isso implica na redução das chances de uma Prefeitura passar a ser ré devido ao teor errado ou contraditórios de pareceres emitidos pela Procuradoria — daí a prevenção que mencionamos no início deste post.

Ainda é preciso mencionar que os processos administrativos que tramitam na Procuradoria podem ser consultados pela internet. Sistemas robustos oferecem uma interface que pode ser acessada pelo site da Procuradoria e, nesse sentido, dão mais transparência aos trâmites. Por meio dela, as instituições, autarquias e cidadãos podem acompanhar toda a tramitação do processo. Em todos os aspectos, contudo, o sigilo é respeitado no sistema.

O Consultivo nas Procuradorias

É função de cada Procuradoria prestar esclarecimentos em forma de consulta jurídica para diferentes partes da administração pública. O ideal, nesses casos, é que o posicionamento em torno de diferentes temas seja oferecido com rapidez. Tudo para que a própria gestão do município ou do Estado não saia prejudicada e o que era Consultivo acabe se tornando Contencioso. Além de beneficiar prefeituras ou governos estaduais, a correta gestão do Consultivo beneficia toda a sociedade.

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