Como a tecnologia mudou a rotina da cidade de Contagem
Vivemos em um momento de mudanças e de transformação digital na Justiça brasileira. E as Procuradorias têm se reinventado para acompanhar as grandes demandas de uma era digital.
Processos físicos dão lugar a processos digitais. Papéis são substituídos por dados. Informações são geradas e circulam em alta velocidade. Foi assim que a Procuradoria de Contagem entendeu que precisava se adaptar para poder evoluir.
“O mundo já é digital. Por isso, é inadmissível que ainda trabalhemos na era do papel. Uma transformação digital na Procuradoria de Contagem é um sonho antigo que agora se torna realidade”, conta Marius de Carvalho, procurador-geral do município.
Localizada na região metropolitana de Belo Horizonte, Contagem é a terceira maior cidade do Estado. Diante de sua expressividade, o número de processos judiciais que envolvem o município é, consequentemente, alto.
Até janeiro deste ano, mais de 20 mil processos físicos e digitais eram administrados de forma manual, em planilhas ou cadernos de papel. A Procuradoria não possuía fluxos de trabalho definidos. Com isso, o controle de prazos era suscetível a falhas e muito tempo era perdido confeccionando relatórios e se deslocando até o Fórum para consultar informações dos processos.
A transformação digital na Procuradoria de Contagem se concretizou a partir do momento em que o município adotou uma solução para a gestão dos processos judiciais e das rotinas do setor.
Transformação digital na Procuradoria de Contagem
O projeto de implantação da solução adotada, o SAJ Procuradorias, foi concluído em apenas 7 meses. Conduzido pela gestora de projetos Scheila Herdt e pela consultora Luana Beskow, o projeto contou com consultoria especializada e treinamento de todos os funcionários da Procuradoria.
“O grande objetivo da tecnologia é automatizar as tarefas burocráticas. Com isso, o profissional não fica sobrecarregado e pode se dedicar às atividades intelectuais que elevam consideravelmente o nível de qualidade do serviço prestado à população”, ressalta Rodrigo Stabile, coordenador de Serviços do SAJ Procuradorias.
Em pouco tempo usando a tecnologia, foi possível constatar melhorias de produtividade e prazos com a automação:
Benefícios da tecnologia em Contagem
Adotar um sistema específico para realizar a gestão da Procuradoria e que esteja de acordo com a sua realidade tende a gerar mudanças significativas na rotina de trabalho. Em Contagem, os servidores compartilham como a transformação digital na Procuradoria já faz diferença no dia a dia com:
- Automatização de tarefas;
- Transparência;
- Agilidade;
- Integração;
- Assertividade.
Automatização de tarefas
A Procuradoria recebe cerca de 600 publicações por dia. São movimentações nos processos judiciais que envolvem os procuradores do município. Antes do SAJ Procuradorias, alguém precisava ler todos os papéis para filtrar as atividades que competiam à PGM Contagem.
“Eu levava no mínimo 5 minutos em cada pasta. Precisava imprimir, grampear, identificar, distribuir para o procurador responsável. Com as centenas de movimentações por dia, eu despendia horas somente neste trabalho burocrático. Agora, é tudo muito mais fácil e seguro”, destaca Fabiana Cavalcanti Reis, diretora de Apoio Técnico e Gestão de Documentos da PGM Contagem.
Transparência
O resultado das atividades agora pode ser mensurado por meio dos vários relatórios de produtividade que a PGM apresenta regularmente. A produção destes documentos pode ser realizada dentro do sistema. Antes do SAJ Procuradorias, era necessário apurar as informações com cada servidor da instituição.
“Dependendo do tipo do relatório, levava semanas. Tínhamos ainda o agravante de as informações não serem totalmente corretas, pois cada servidor era responsável pelo seu controle de atividades. Agora, está tudo padronizado e faço meus relatórios apenas com alguns cliques”, explica Luciano Fonseca da Silva, superintendente de Atividades Tributárias e Execução Fiscal.
Agilidade
O apoio da tecnologia nas atividades da Procuradoria promoveu um aumento de produtividade em menos de um mês de uso do sistema. Luciana Policarpo, subprocuradora Fiscal, conseguiu encerrar 653 manifestações em apenas 20 dias. Esse número é 32% maior do que ela costumava realizar antes de adotar o sistema para Procuradorias.
O alto rendimento dela também está relacionado ao aumento de produtividade de seus assessores e estagiários. Sem o sistema, levava até 3 dias para que algum documento fosse finalizado. Isso acontecia porque a procuradora e os estagiários nem sempre conseguiam encaixar as agendas para conversar sobre a revisão das peças.
“Eu já percebi que eles estão produzindo muito mais. A comunicação dentro do SAJ facilita muito nossa rotina. Eles me enviam os documentos pelo sistema e eu consigo revisar praticamente em tempo real, pois posso fazer as revisões direto no sistema”, conta a subprocuradora.
Integração
Com a integração de toda a Procuradoria por meio do sistema, diversas atividades burocráticas se tornaram muito mais simples. A exemplo do diretor de Execução Fiscal, Douglas Chaves Soares Fonseca, que controlava todos os prazos da Procuradoria Fiscal em um “caderninho”, como seus colegas chamam o caderno com centenas de páginas.
“Antes, eu precisava olhar um por um e anotar no caderno. Se faltasse alguma coisa, poderíamos perder os prazos. Era uma tarefa bastante desgastante que agora foi 99% otimizada com a chegada do SAJ”, afirma.
Além disso, o sistema adotado pela Procuradoria permite a integração da PGM Contagem com o Tribunal de Justiça de Minas Gerais. Isso significa que os procuradores podem enviar seus documentos e receber suas movimentações sem sair da tela do sistema.
Assertividade
Um dos assuntos mais acompanhados pelos cidadãos é a cobrança de tributos. Antes do SAJ, os kits de ajuizamento eram feitos manualmente por Frederico Rodrigues Figueiredo, diretor de Atividades Tributárias.
Além dele, outras seis pessoas se envolviam no processo de agrupar os documentos necessários para cobrar um tributo devido. “Levávamos cerca de 20 minutos em cada kit, considerando um dia em que todos estavam bem sincronizados. Era comum despendermos mais tempo”, ressalta Frederico.
Agora, o sistema da Procuradoria monta os kits automaticamente em questão de segundos. “Passamos a fazer atividades muito mais analíticas, que garantem segurança para o cidadão. Antes, todos os nossos controles eram manuais e isso dificultava o acompanhamento”, garante.
Como o sistema padroniza os documentos e acompanha as movimentações, o cidadão terá a segurança de que não receberá nenhuma cobrança indevida.
Transformação digital na Procuradoria de Contagem é case em Congresso Nacional
Procuradores municipais se reuniram em Brasília, entre os dias 21 e 24 de outubro, para o XVI Congresso Brasileiro de Procuradores Municipais (CBPM). Um dos destaques da programação foi a palestra de Marius Carvalho, da Procuradoria Geral do Município de Contagem.
Para falar sobre Gestão da Dívida Ativa, ele contou as experiências e resultados que a PGM teve nos últimos anos, principalmente a partir de 2019, quando passou a contar com o SAJ Procuradorias. Entre os resultados, está a maior eficiência na cobrança judicial.
“Cada vez mais conseguimos distribuir ações numa mesma CDA para créditos de um mesmo devedor. Acabamos com o acervo podre de dívidas, que não valem a pena ser cobradas. E investimos em desjudicialização e no teletrabalho. Estamos logrando êxito em todos esses pontos, e o sistema está ajudando muito” comenta Carvalho.
O CBPM é organizado pela Associação Nacional dos Procuradores Municipais e contou com a participação da Softplan, empresa que desenvolve o sistema adotado por Contagem, o SAJ Procuradorias.
Além do case, o evento pode ver as novidades do SAJ Procuradorias no estande da Softplan: a versão mobile e o Painel do Procurador. A previsão é que cheguem aos usuários a partir de fevereiro de 2020.
O Painel do Procurador trata-se de uma ferramenta de gestão personalizada dentro do SAJ Procuradorias, que permite a visão estratégica dos processos e atividades de forma rápida, prática e segura. A solução permite, por exemplo, a criação de etiquetas de tarefas personalizadas, de acordo com os critérios considerados mais importantes.
“O Painel concentra, em um só lugar, todas as informações relevantes e as tarefas pendentes de cada procurador. Uma das vantagens é a priorização das tarefas de acordo com o vencimento de cada uma”, explica o gerente de produtos especializados em Procuradorias da Softplan, Fernando Brito.