Sistema para controle de processos judiciais incentiva Procuradoria de Atibaia a digitalizar acervo físico

Os processos digitais tramitam mais rápido do que os processos físicos. Ainda assim, algumas procuradorias municipais não cogitam digitalizar o acervo físico por receio do aumento das demandas. Na Procuradoria do Município de Atibaia (SP) essa era exatamente a preocupação. Mas a partir do momento em que a instituição pode atuar com um sistema para controle de processos judiciais, entendeu que ter o acervo digitalizado é mais efetivo para a cobrança de dívida ativa. Em tempos de crise como o desencadeado pela pandemia de Coronavírus em 2020, ter isso em conta é muito importante.

Sendo assim, o plano da instituição é concluir a licitação para poder contratar o prestador que fará a digitalização dos processos físicos. O objetivo é iniciar o segundo semestre de 2021 com esse trabalho já sendo realizado. Com isso, a Procuradoria pretende evitar que os processos físicos permaneçam parados e sem acesso por muito mais tempo. A tratativa com o Tribunal de Justiça (TJ) para digitalizar todo o acervo está avançada.

Hoje, na Procuradoria de Atibaia, há cerca de 7 mil processos para cada um dos dois procuradores que atuam na Execução Fiscal. Esse número inclui tanto processos físicos quanto eletrônicos. Ao todo, são 4 procuradores que se dividem igualmente entre Execução Fiscal e Contencioso para atender às demandas da instituição.

Gerenciar todas essas atividades sem um sistema para controle de processos judiciais significava ter apenas as planilhas para organizar as ações da Procuradoria. “Mas essas planilhas não eram padronizadas, o que gerava uma certa desorganização”, lembra a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima.

A ausência de um sistema que permitisse ter visão geral de todos os processos exigia alternativas para a manutenção das tarefas. A melhor solução encontrada para aquele momento foi cada procurador responsabilizar-se por acessar o Tribunal de Justiça para obter as intimações. Consequentemente, cada um realizava o controle dos processos individualmente. Pelo menos até 2019.

Nesse ano, a Associação Nacional de Procuradores Municipais (ANPM) realizou o 1º Fórum de Debates da ANPM na sede da Softplan. A procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima, esteve no evento e fez dessa a oportunidade de promover a transformação digital na Procuradoria. “No Fórum nos encantamos pelo SAJ Procuradorias e decidimos obtê-lo para a Procuradoria de Atibaia”, recorda.

O Sistema é uma ajuda incrível para a Procuradoria.

Afirma a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima

Sistema para controle de processos judiciais atua do recebimento da intimação à distribuição dos litígios

A implantação do SAJ na Procuradoria de Atibaia eliminou do dia a dia da instituição algumas situações percebidas como entraves para o melhor desempenho das atividades dos procuradores. Por exemplo, a necessidade de identificar as tarefas prioritárias manualmente, cada um na sua planilha. “Isso gerava um problema grande em relação ao controle dos prazos porque era [um jeito de atuar] muito precário”, afirma a procuradora Patrícia Lima.

Eram comuns, também, as discussões no Contencioso sobre a distribuição das tarefas. “Com o SAJ temos um parâmetro, amparado no volume de trabalho de cada procurador. Isso ajuda muito o gestor na hora de definir a quem se destinará uma nova atividade“, comenta Lima.

A instituição utiliza o SAJ Procuradorias desde janeiro de 2020. Em março do mesmo ano a pandemia de Coronavírus exigiu que fosse feito isolamento social para conter a disseminação da Covid-19. Nesse período de risco à saúde, a funcionalidade mais útil à Procuradoria é o formato de recebimento das intimações, triagem e encaminhamento para os assessores, de acordo com a procuradora. “Na comarca de Atibaia, desde 2014, todos os processos novos são digitais. Exceto alguns processos de Execução Fiscal. Então, precisávamos de um programa que fizesse o recebimento das intimações”, reforça.

Inclusive, algumas das intimações que chegaram para a Procuradoria por intermédio do SAJ surpreenderam a todos. Tratava-se de ações distribuídas em outras comarcas. A instituição não tinha nenhuma ciência a respeito delas. Até porque apenas as intimações concernentes à comarca de Atibaia eram acompanhadas via portal do Tribunal de Justiça. “Localizamos muitas publicações que tinham sido arquivadas por falta de conhecimento. Conseguimos reverter [o arquivamento] e ir atrás desses processos. Nem sabíamos que andamento tinham essas ações”, relembra a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima.

Isso ocorria devido a um entendimento acerca do novo Código de Processo Civil (CPC) de que as ações de Execução Fiscal não deviam ser distribuídas na comarca de Atibaia, e sim na comarca na qual os contribuintes residiam. “Depois esse entendimento foi mudado”, explica Lima. Mas até haver essa mudança, a existência do processo era informada à procuradoria do município em cuja comarca havia sido movida a ação.

Sistema de Automação da Justiça facilita a distribuição dos processos

A falta de informação sobre os processos comprometeu o desempenho da Procuradoria de Atibaia enquanto uma solução melhor de sistema para controle de processos judiciais não era utilizada. Por algum tempo a instituição usou uma outra opção. Mas esse sistema não recebia todas as intimações. Apenas fazia a distribuição de ações em lote. Ainda assim, de uma forma que não atendia às necessidades da Procuradoria. “Esse sistema não nos ajudava efetivamente. Apresentava muitos erros. Geralmente desistíamos das ações distribuídas [pelo sistema] para fazer tudo novamente, de forma manual”, conta a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima.

No entanto, atuar dessa maneira gerava uma grande dificuldade. Especialmente em relação ao controle e recebimento das intimações (tema tratado acima). Tanto que Lima se preocupava muito com a perda de prazo, falhas na cobrança dos tributos e até peticionamentos trocados. Por isso e por outras razões (que serão relatadas na sequência), havia o interesse em dispor de uma solução mais adequada às demandas da Procuradoria.

Por quatro anos a instituição tentava melhorar o sistema que utilizava. Em 2020, com o SAJ, a Procuradoria conseguiu aumentar a eficiência, acompanhar melhor a Execução Fiscal e se livrar de algumas preocupações, pois pode realizar as distribuições em lote.

“A forma de distribuição [do SAJ] é excelente. É uma ótima surpresa ver a velocidade, agilidade, facilidade que é distribuir [processos] com o SAJ”.

Elogia a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima.

SAJ elimina sensação de sobrecarga de servidores no home office

A diferença na atuação da Procuradoria entre o período em que atuava com o outro sistema e os 15 meses de uso do SAJ, a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima, mede a partir do home office, iniciado alguns meses antes de a pandemia surgir no Brasil.

Em setembro de 2019, devido à necessidade de reformar o prédio em que funcionava a Procuradoria, parte da equipe foi alocada para o modelo de teletrabalho. Os cerca de 50 funcionários, então, passaram a se revezar. Inclusive os da área administrativa. Ora uma parte desempenhava as funções em trabalho remoto, ora outra.

No entanto, o que poderia ser muito bom (trabalhar em casa), na verdade, causava muitas reclamações. Os assessores em home office sentiam-se sobrecarregados. Por essa razão, solicitavam a contratação de mais servidores. Mas antes de atender a esse pedido, a Procuradoria tomou outra decisão: contratar o Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias. “Desde que contratamos o SAJ não há mais reclamação porque agora é possível acompanhar o volume de trabalho. [O SAJ] É tão eficiente que quem está sobrecarregado agora é o Tribunal”, considera a procuradora.

O Sistema de Automação da Justiça tanto possibilitou o bom andamento dos trabalhos da Procuradoria durante a pandemia que Lima gostaria de manter o home office. “A produtividade dos servidores aumentou muito. Quase não há pendências”, avalia.

Portanto, o fato de estar fora do ambiente físico da Procuradoria não acarretou prejuízo. Muito pelo contrário. Atuar em home office utilizando o SAJ proporcionou muitos ganhos para a Procuradoria. “Hoje não existe mais reclamação. Diminuíram-se os custos de estar fisicamente no prédio“, enumera a procuradora Patrícia Lima.

Ainda, o acesso remoto a todos os programas suscitou tranquilidade para o período em home office. “Sem o SAJ não seria assim”, acredita Lima. A meta, agora, é realizar todas as integrações que o Sistema de Automação da Justiça dispõe para tornar possível o uso de todas as funcionalidades. “Assim, mesmo que a pandemia se prolongue, daremos andamento à Execução Fiscal”, prevê.

Além de fácil, é essencial ter o SAJ nesse momento para trabalhar. Aproveito para agradecer ao suporte do SAJ Procuradorias que é excelente e nos ajuda bastante, por mais simples que seja a dúvida.

Congratula a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima

Atuar com o SAJ melhora a comunicação na Procuradoria

A comunicação entre assessores e procuradores também está melhor desde a implantação do SAJ na Procuradoria Municipal de Atibaia. Não é mais preciso entrar no site do Tribunal de Justiça para ler a minuta de petição elaborada por um estagiário e salva diretamente no portal. Nem requerer a remoção do documento para correção. Todo esse fluxo pode ser feito dentro do Sistema. Assim, chega ao TJ somente o documento final. “No SAJ mesmo é feito o encaminhamento da tarefa para o estagiário. Ele devolve para o procurador corrigir e protocolar”, explica a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima.

Esse fluxo também ficou mais fácil em razão dos modelos de peças jurídicas criados pelos procuradores no SAJ. “Isso facilita o trabalho e deixa os assessores mais tranquilos”, ressalta Lima, que lembra como era essa comunicação antes da utilização de um sistema para controle de processos judiciais. “Era preciso mandar e-mail, mensagens por aplicativo de celular, cobrar, enviar planilha, verificar o que foi respondido na planilha. Era um controle rudimentar”, conta. “Muito tempo de trabalho era usado somente para escrever as mensagens”.

Agora, a troca de e-mails, por exemplo, está restrita a casos excepcionais. Deixou de ser regra porque os usuários do SAJ podem encaminhar uma demanda para o assessor já com a orientação do que é preciso fazer. “Está tudo claro no Sistema”, destaca Lima.

SAJ permite gerar 1 kit de ajuizamento por minuto

Junto com o recebimento de intimações, a distribuição dos processos, as demandas em home office e a comunicação entre servidores, o SAJ proporciona agilidade na formação dos kits de ajuizamento. Basta comparar o tempo para montar um kit manualmente e a velocidade com que o Sistema realiza essa mesma tarefa.

De acordo com a procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima, para formar os kits manualmente, sem contar a petição e as CDAs, são necessários cerca de 6 minutos. Sendo assim, em três horas de trabalho, sem intervalo, é possível uma pessoa formular 30 kits. “Em alguns dias era possível gerar 100 kits e em outros, apenas 10 kits em função dos problemas enfrentados pela empresa de Dívida Ativa”, comenta.

Trata-se de uma situação de instabilidade que com o SAJ praticamente não ocorre. Tanto que há dias em que a procuradora reserva uma máquina somente para gerar os kits de ajuizamento pelo SAJ, enquanto atende a alguma outra demanda, em outro computador. Assim, em um período de 2h30min – o necessário para elaborar uma impugnação, por exemplo – Lima fez 146 kits de ajuizamento. Portanto, praticamente montou 1 kit por minuto.

Sistema para controle de processos judiciais promove atuação preventiva e estratégica

A maior velocidade para receber as intimações, fazer os ajuizamentos, peticionar, proporcionada pelo Sistema de Automação da Justiça, concedeu à Procuradoria de Atibaia a possibilidade de desempenhar atividades preventivas e estratégicas para a instituição. Algo que a falta de tempo não havia permitido até então.

“Criamos um grupo de estudos, que há tempos não conseguíamos ter, para trocar ideias a respeito de casos entre procuradores. Assim, pudemos nos debruçar em casos mais complexos para criar estratégias e também elaborar as normativas internas de funcionamento da Procuradoria”, revela a procuradora do Município de Atibaia, Patrícia Lima.

O resultado da realização dessas atividades que estavam preteridas já é percebido na otimização do trabalho. A uniformidade tornou possível impulsionar os processos de maneira mais ágil. Principalmente porque com o SAJ a mesma pessoa pode ser citada em todos os processos em que consta de uma vez só. Ainda, embora a procuradora não se lembre do tempo exato que era despendido para um documento ser finalizado sem o SAJ, pela prática afirma que “é certamente muito mais rápido“.

Portanto, são muitas as funcionalidades do SAJ desenvolvidas para garantir a eficiência das procuradorias. Uma delas a procuradora “nem imaginava que poderia existir“. É a que permite o acompanhamento dos acordos. “Isso tem gerado certa demanda e discussão acerca da necessidade de melhorar o acompanhamento e o descumprimento dos acordos”, revela Patrícia Lima.

Em geral, são necessários 6 meses para a Procuradoria de Atibaia ser informada sobre o descumprimento e, a partir disso, tomar uma providência. “Várias ações foram extintas por não comunicação do descumprimento para o Juiz”, comenta. Para dispor dessa funcionalidade, é preciso haver integração com a empresa responsável pela Dívida Ativa do município.

Indicadores demonstram eficiência da Procuradoria

Tudo o que o SAJ viabiliza é fundamental para a procuradoria interessada em modernização e eficiência. O Sistema atende da execução das atividades à gestão da instituição. Para um dirigente de Procuradoria Municipal, um sistema para controle de processos judiciais é essencial, também, porque oferece informações acerca de quantas demandas estão com cada procurador e assessor, por exemplo, e emite relatórios. “Os relatórios que o SAJ produz para nós são incríveis. Informa o número de peças, acordos, pedidos de extinção. Inclusive, apresenta individualmente as informações de cada procurador”, explica Patrícia Lima.

Outros indicadores que o Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias traz são o número total de processos, ajuizamentos, intimações, peticionamentos e pendências encerradas. Na Procuradoria de Atibaia, o número de intimações recebidas entre janeiro e dezembro de 2020 na Execução Fiscal é de 14.529. No primeiro trimestre de 2021, foram recebidas 1.752 intimações. Em uma análise da média mensal de intimações recebidas em cada ano, observa-se que o número de intimações em 2021 caiu pela metade, comparado a 2020. O mesmo comportamento é observado nas pendências encerradas.

Nos 12 meses de 2020, um total de 14.448 pendências foram encerradas na Execução Fiscal. De janeiro a março de 2021, o número de pendências encerradas é 1.750. Um cálculo simples de média mensal demonstra que houve redução de 50% na quantidade de pendências encerradas em 2021, em comparação com 2020.

Com os peticionamentos o padrão se repete. Em 2021, foram registrados 999 peticionamentos na Execução Fiscal, nos primeiros 90 dias do ano. No ano anterior, a Procuradoria de Atibaia realizou 7.115 peticionamentos. A divisão da quantidade de peticionamentos pelo número de meses em cada ano demonstra uma diminuição de 43,75% nos peticionamentos feitos neste ano.

A procuradora do município de Atibaia, Patrícia Lima, credita o cenário observado a dois fatores. “No começo [do uso do SAJ], recebemos muitas intimações que estavam paradas. Mais de 6 mil intimações”, diz. Parte dessas intimações já haviam sido cumpridas, segundo Lima, mas não tiveram baixa no Tribunal de Justiça. Por isso, em 2020 o número de intimações foi maior e percebeu-se uma diferença grande na comparação com 2021.

“Além disso, tivemos um volume muito grande de processos no começo de 2020. Sem contar as publicações do Tribunal no início da pandemia. Eram em torno de 150 ao dia”, calcula Patrícia Lima. O fato de o próprio TJ ter diminuído a quantidade de publicações em 2021 também contribuiu para a redução das intimações recebidas pela Procuradoria no mesmo ano.

Já no Contencioso, o número de intimações, peticionamentos e pendências encerradas em 2021 é 40% superior aos valores registrados em 2020. Entre janeiro e dezembro do ano de início da pandemia no Brasil, foram recebidas 1.823 intimações. Na média, são 152 intimações ao mês. Em 2021, entre janeiro e março, o número de intimações recebidas já é 889. Significa que a cada mês do primeiro trimestre, a procuradoria obteve pelo SAJ o número de 296 intimações.

Essa mesma variação é observada nos peticionamentos. Nos 12 meses de 2020, ocorreu um total de 36 peticionamentos. Já nos três primeiros meses de 2021, a Procuradoria realizou 16 peticionamentos. No recorte mensal, a cada mês de 2020 foram realizados 3 peticionamentos no Contencioso, enquanto em janeiro, fevereiro e março de 2021, a cada mês, foram realizados 5 peticionamentos.

O número de pendências encerradas também é maior no recorte mensal de 2021, em comparação com 2020. Cerca de 207 pendências foram encerradas no Contencioso de janeiro a dezembro de 2020. Já no primeiro, segundo e terceiro mês de 2021, a quantidade de pendências encerradas é 386.

Essa inversão entre Contencioso e Execução Fiscal é justificada pela procuradora Patrícia Lima a partir da diferença de tempo de uso do SAJ em cada área. Na Execução Fiscal, o uso do Sistema iniciou em janeiro de 2020, portanto, o alto volume de demandas surgiu já no começo do ano, quando foram recebidas 6.553 intimações. Depois, essa quantidade diminuiu até atingir certo padrão.

No Contencioso, o SAJ é efetivamente usado desde julho de 2020. Os seis meses de diferença entre o início de uso na Execução Fiscal e no Contencioso é o que também colabora para a Execução já ter diminuído suas demandas enquanto as do Contencioso estão em ascensão.

O que fazer para ter um sistema para controle de processos judiciais na Procuradoria

Dispor de indicadores para mensurar a atuação da procuradoria municipal requer o uso de um sistema para controle de processos judiciais desenvolvido especificamente para atender à instituição. Afinal, a contribuição desse tipo de solução para a procuradoria perpassa desde por tornar mais efetiva a cobrança de dívida ativa, a partir da digitalização do acervo físico, até a eliminação da sobrecarga de trabalho dos servidores.

A tecnologia, há muito, é uma ferramenta relevante para modernizar a atuação de procuradorias como a do município de Atibaia, que pode substituir as planilhas pelo SAJ e, assim, organizar melhor o dia a dia dos procuradores e demais servidores.

Promover a transformação digital é algo que toda procuradoria municipal pode fazer com o auxílio do SAJ. O Sistema atua do recebimento da intimação à distribuição dos processos, contribui para o gestor determinar os responsáveis de cada atividade e ainda revela processos acerca dos quais não se tinha ciência.

Portanto, para aumentar a eficiência, acompanhar melhor a Execução Fiscal, realizar a distribuição em lote e inserir-se de vez na transformação digital, a recomendação é preencher as informações do formulário de contato de forma que um executivo experiente nas demandas da procuradoria possa entrar em contato e, em conjunto, atuar para a modernização da instituição.