Os benefícios no uso do sistema de controle de processos judiciais

A distribuição de processos é uma das tarefas mais desafiadoras em uma Procuradoria, onde o volume de documentos que circula diariamente é bastante elevado e, indo além, não se pode correr o risco de deixar algum deles para trás.

Até janeiro de 2018, em Balneário Camboriú (SC), essa atividade era desempenhada sem o apoio da tecnologia pela assessora de distribuição da Procuradoria-Geral do Município de Balneário Camboriú, Taísa Duwe. Ela chegou a pensar em abandonar o emprego, em razão da alta carga de trabalho. No entanto, Taísa mudou de ideia assim que a Procuradoria do litoral de Santa Catarina adotou o SAJ Procuradorias. Logo os benefícios desse sistema de controle de processos judiciais começaram a aparecer, principalmente na organização, produtividade e rapidez.

Taísa lembra que, para dar conta da função sem o amparo de um software específico para a Advocacia Pública, era obrigada a trabalhar o dobro todos os dias. Sua jornada iniciava apenas à tarde, mas chegava pela manhã e ficava até a noite. A sobrecarga a deixava cansada, o que colocava em risco o trabalho dos procuradores a quem se reportava e da própria Procuradoria, já que o cansaço mental poderia ser o culpado para a perda de algum acompanhamento processual.

Mais qualidade no ambiente de trabalho

Após a implantação da tecnologia, a assessora foi, aos poucos, vendo o seu trabalho ser alterado substancialmente. Toda a distribuição passou a ser feita de maneira completamente digital. Decidiu permanecer na função quando constatou que foram feitos 3,5 mil peticionamentos nos primeiros cinco meses de uso do SAJ Procuradorias. Para Taísa, que agora não tem mais de lidar com as pilhas de processos em papel, esse resultado seria inalcançável sem a solução no mesmo intervalo de tempo.

A organização na gestão de processos da Procuradoria de Balneário Camboriú não beneficiou só Taísa. Assim como ela, os demais assessores e os próprios procuradores também foram capazes de perceber os resultados em um curto período após a implantação do sistema de controle de processos judiciais.

Para o procurador do Contencioso, Rafael Bazzanella, um dos grandes benefícios consiste no aumento da qualidade do ambiente de trabalho, que pôde ser observada desde então. “Está mais clean, com menos papel”, sugere. Nesse sentido, houve mais qualidade para os funcionários da Procuradoria, que também puderam passar a atuar em home office em algumas situações, graças aos benefícios do acesso na nuvem.

Servidores falam sobre os resultados positivos do sistema de controle de processos judiciais

Tendo em vista que esta PGM adotou um sistema de controle de processos judiciais, que vai além da digitalização, o assessor de Execução Fiscal, Evaldir Suchara, acrescenta outro ganho possibilitado pelo SAJ Procuradorias, dessa vez em gestão. “Antes, perdíamos mais tempo procurando as pastas de cada processo na nossa rede interna do que trabalhando no documento de fato”, argumenta. Bazzanella concorda e conta como é agora, pós-implantação de tecnologia: “Fica organizado. Os documentos ficam concentrados no local correto. É mais seguro, pois tem menos risco de perda”.

Percepção semelhante tem a procuradora-chefe da Execução Fiscal, Fabiana Thiesen Buhrer, que comenta que houve redução considerável do tempo de trabalho em cada processo. “Sem o SAJ, precisávamos entrar no portal do Tribunal de Justiça para peticionar individualmente. Cada petição levava em torno de cinco minutos porque tínhamos que preencher todas as informações. Agora, conseguimos enviar quantas petições quisermos em apenas um clique”, lembra. A solução adotada na PGM oferece integração com o Tribunal de Justiça do Estado competente, no caso, Santa Catarina.

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A eliminação das funções repetitivas também é celebrada pelos servidores desta Procuradoria. “Já tem os modelinhos no sistema de controle de processos judiciais. Então, já puxa todos os dados do processo, a gente só complementa onde precisa e está pronto”, acrescenta Fabiana. Assim como a Procuradoria, os demais funcionários acreditam que a redução das burocracias, que se reflete para os cidadãos de Balneário Camboriú, é o principal trunfo do uso do SAJ Procuradorias. “Você perde tempo resolvendo a burocracia e não o trabalho. Então, se elimina essa burocracia, consequentemente, você ocupa mais tempo trabalhando”, sustenta Bazzanella.

PGM Balneário Camboriú é destaque em evento regional de procuradores

Esse e outros resultados alcançados pela PGM de Balneário Camboriú por meio da tecnologia foram lembrados no IV Encontro Catarinense de Procuradores Municipais e no I Fórum Sul Brasileiro de Procuradores Municipais, organizados pela Associação Nacional de Procuradores Municipais (ANPM). A experiência foi compartilhada com cerca de 100 profissionais do segmento jurídico. Presente na ocasião, o ministro do Superior Tribunal de Justiça (STJ), Marco Aurélio Gastaldi Buzzi, que é de Balneário Camboriú, defendeu a mudança de mentalidade em prol da informatização na gestão pública. “Os cidadãos não podem esperar por respostas que demoram por causa de mínimos detalhes, como uma vírgula”, disse.

O prefeito do município catarinense, Fabrício Oliveira, também chancelou todos os benefícios conquistados por meio do software. “A burocracia impede a celeridade. Precisamos encontrar caminhos para agilizar a arrecadação. Assim, podemos retornar rapidamente estes valores em forma de serviços para a população”, afirmou.

Balneário Camboriú não foi a única cidade a visualizar ganhos com a utilização do SAJ Procuradorias em pouco tempo. Veja números de outras quatro cidades:

• Em Barueri (SP), houve aumento de 1.000% no número de ajuizamentos de um ano para o outro;
• O procurador do Departamento de Água e Esgoto de Marília (SP) conseguiu fazer sozinho 730 apelações, somente em um dia;
• A Procuradoria de Santos (SP) pôde ajuizar em cinco dias uma quantidade de Execuções Fiscais que, sem tecnologia, levaria quatro meses;
• A arrecadação fiscal de Manaus (AM) aumentou em 300%.

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