Como o uso de um programa de gestão para Autarquias mudou a produtividade do SAAE São Carlos (SP)

Há cerca de três anos, a realidade do Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAAE) de São Carlos (SP) era outra.

Mesmo com o uso de um sistema interno, diversas atividades eram feitas de forma manual e repetitiva pelos funcionários públicos. Com o objetivo de dar mais celeridade aos processos do Contencioso e das ações de Execução Fiscal, a instituição optou por um programa de gestão para Autarquias, em 2016. Desde então, o sistema contribui para a economia de gastos e o aumento da arrecadação do município.

Em diversas Procuradorias e Autarquias pelo país, procedimentos rotineiros acabam desperdiçando o tempo e a expertise de servidores em uma atuação que poderia trazer mais ganhos para serem reinvestidos na máquina pública e na cidade ou Estado. Se tempo é dinheiro, diversas instituições que envolvem a Advocacia Pública ainda deixam de adquirir recursos por conta de trâmites que consomem a carga horária de trabalho, como os registros de entradas de processos e peças, reprodução de petições e pareceres similares, entre outros.

No caso do SAAE São Carlos, alguns “sintomas” indicaram como estava a saúde da Autarquia nos campos da produtividade e economia ou arrecadação de recursos. “Sentimos a necessidade do ajuizamento de forma eletrônica, atendendo às regulamentações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP)”, comenta o procurador do SAAE, dr. Vitor Hugo Trindade.

O CNJ tem diversos atos normativos em apoio à modernização da Justiça, como a resolução nº 211/2015 que institui a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD). Já o TJSP tornou-se a primeira corte estadual a receber novos processos somente de forma digital desde 2016, impulsionando instituições públicas a seguirem o caminho da modernização. 

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A escolha pelo SAJ Procuradorias se deu por ser o mesmo sistema utilizado pelo TJSP, por também atender Autarquias e pelas opções e recursos que o sistema oferece. “A importação de documentos dentro do sistema, como extratos de débitos, comprovantes de recolhimentos e guias foram outros fatores determinantes”, revela dr. Vitor sobre a necessidade do SAAE em adquirir um programa completo de gestão para Autarquias. 

Estas são algumas das atividades que o software desempenha:

• criação de modelos de documentos e assinaturas digitais;
• leitura e distribuição inteligente dos processos, considerando a expertise do procurador e a quantidade de atividades que possui;
• peticionamento em lote, eliminando tempo antes gastos com processos repetitivos;
• sugestão de peças por meio de Inteligência Artificial para que o procurador prepare sua manifestação;
• produção de relatório através das ferramentas de Business Intelligence (BI), que permitem a predição de demandas futuras e memórias de cálculo para indicadores específicos.

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Programa de gestão para Autarquias possibilitou aumento de produtividade

Os procedimentos que tiveram maior celeridade com a implantação de um programa de gestão para Autarquias foram os peticionamentos, que passaram a ser feitos de forma digital. Durante os três anos de uso do SAJ, foram acumulados 6.493 peticionamentos, dos quais 3.724 foram feitos apenas em 2019. O software possui modelos de petição inicial e permite que se faça o peticionamento em lote, economizando o tempo de trabalho dos servidores e otimizando o trâmite para não perder prazos em ações de Execução Fiscal. 

De janeiro a julho deste ano, foram cadastrados 888 processos de Execução Fiscal, uma média de 126 por mês. Nesse mesmo período, foram ajuizados mais de R$ 5.381.751,17, em um total acumulado de R$ 16.985.609,69 desde o início do uso do sistema, em maio de 2016. 

A informatização também conferiu mais agilidade ao trabalho no módulo de ações do Contencioso. Através da leitura inteligente dos documentos, o programa de gestão para Autarquias sugere peças e jurisprudências para que o procurador se dedique ao conteúdo jurídico e estratégico do parecer. “Na prática, a utilização do sistema se mostrou muito útil se comparada com o trâmite dos processos da mesma natureza que são físicos”, comenta. 

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Servidores se adaptam às novas tecnologias na Advocacia Pública

Sobre a adaptação a uma rotina informatizada, parte da equipe do SAAE São Carlos migrou para o uso do sistema. Embora os servidores sejam capacitados para a utilização da ferramenta, alguns tinham pouca familiaridade com tecnologia da informação, mas passarão a usar o software futuramente, segundo dr. Vitor. A adequação da prática jurídica com a tecnologia é, inclusive, uma das tendências da Advocacia Pública que vieram para otimizar o serviço à sociedade.

Justamente para prestar auxílio no manuseio e melhor aproveitamento das funcionalidades do SAJ Procuradorias, a o SAJ Ajuda é um banco de tira-dúvidas do sistema. Ela traz tutoriais para inserção de servidores, modelos e demais comandos demonstrados em vídeos ou em um passo-a-passo de fácil compreensão. Além disso, quem usa o software conta com suporte por chat ou telefone em horário comercial.

O SAJ possui todas as funcionalidades de uma solução completa para Autarquias. Para conhecer o sistema, entre em contato.

Além de ajudar na organização e otimização das atividades, esse programa de gestão para Autarquias possui alguns indicadores que servem de base para analisar a produtividade da instituição pública. Parâmetros como o tempo de trâmite de um processo ou de resultados favoráveis no Contencioso podem servir de guia para ajustar os processos que resultem no serviço otimizado e nos recursos gerenciados.