Cobrança da Dívida Ativa: como agilizar o processo de forma automatizada
Alto volume de trabalho, poucas horas à disposição para realizar as tarefas que realmente importam e menos pessoas do que aquela quantia considerada ideal para se trabalhar. Essa é a fórmula que resume um ambiente de trabalho improdutivo e compromete a produtividade na Procuradoria.
Afinal, harmonizar a relação direta entre a quantidade de trabalho a ser feito – ajuizamentos, por exemplo – com a quantidade de recursos disponíveis – como a existência de número compatível de assessores – não é uma tarefa exatamente simples. Por isso, ainda há muitas discussões sobre como melhorar a produtividade na Procuradoria.
A função torna-se mais complexa se estivermos falando de uma Procuradoria de um município pequeno. Neste caso, há ainda menos pessoas trabalhando e, não raro, uma carga elevada de processos esperando para serem movimentados. Outros fatores que ameaçam igualmente a produtividade na Procuradoria estão fortemente associados ao baixo efetivo de pessoal. Ainda há procuradorias que não usam processo digital, fato que impede a integração plena com outras repartições como os Tribunais de Justiça e sistemas de Dívida Ativa.
No entanto, ainda assim é possível aumentar a produtividade na rotina de trabalho de uma Procuradoria. O primeiro passo é ter a dimensão de que é possível realizar uma função mais assertiva. Depois, é preciso identificar as atividades que são exercidas de forma repetitiva. Por último, estar atento a soluções tecnológicas capazes de automatizar essas tarefas sem afetar os conceitos do Judiciário.
Para te ajudar a ser mais produtivo, listamos três atividades rotineiras que podem ser otimizadas com a ajuda da tecnologia. Consequentemente, a automatização das atividades vai levar a uma maior produtividade na Procuradoria. Veja:
Ajuizamento de Execuções Fiscais
Os ajuizamentos garantem que valores significativos, devidos por contribuintes inadimplentes, retornem ao caixa da Prefeitura. Com esses recursos disponíveis, a administração pública tem maior possibilidade de reverter em serviços à população. Também é a partir da Execução Fiscal municipal que os procuradores evitam a Renúncia de Receita.
Apesar de ser de extrema importância, essa é uma tarefa bastante trabalhosa quando feita manualmente. O ajuizamento de processo em processo é um dos principais vilões da produtividade na Procuradoria. Em compensação, quando há a possibilidade de fazer ajuizamento em lote, com mais de mil processos de uma só vez, a realidade é outra.
Graças à tecnologia que permite essa funcionalidade, a PGM de Barueri (SP) aumentou em 1.000% o ajuizamento de um ano para o outro. De apenas 1.235 Execuções Fiscais realizadas em doze meses, essa Procuradoria passou para 14.372 ajuizamentos ao longo de 2017.
Já na PGM de Santos, também no Estado de São Paulo, houve uma redução substancial no tempo de tramitação dos processos de Contencioso e de Execução Fiscal. Lá, em somente cinco dias úteis foram ajuizadas 15,2 mil Execuções Fiscais. Sem a informatização da Procuradoria, seriam feitas em cerca de quatro meses.
Conheça o sistema que aumentou a produtividade das Procuradorias de Santos e Barueri.
Gestão do Contencioso
A elaboração de peças processuais para incidentes, a gestão do Contencioso, é outra atividade frequente que pode atrapalhar a produtividade na Procuradoria. Se feita de maneira manual, cada vez que um cidadão ingressa com uma ação contra a Prefeitura de um município, pode levar tempo e resultar em um acúmulo de trabalho na defesa da administração municipal.
Já com a ajuda da tecnologia, é possível fazer um peticionamento em lote. A única exigência é que os processos tratem da mesma matéria. Assim, o Procurador consegue selecionar vários processos de uma vez só e respondê-los de maneira única. Trata-se de uma defesa uniforme, mas efetiva, que impacta diretamente em ganho de tempo para os servidores e também para os cidadãos que se sentem lesados de alguma forma pela administração pública.
Distribuição de processos
Quando os processos são distribuídos de forma manual, pode haver favorecimento indevido de um Procurador em detrimento de outro. O que pode impactar negativamente na produtividade na procuradoria e também na transparência dos fluxos de trabalho. Não há chances de essa má conduta acontecer caso haja uso de uma solução eficaz de gestão de Procuradorias. Com um sistema adequado que permita a distribuição inteligente, todos recebem o mesmo número de processos, evitando o acúmulo de tarefas por parte de uma pessoa.
A tecnologia ainda permite a seleção de critérios:
- Prazo para manifestação (evitando que um mesmo Procurador receba dois processos de curto prazo consecutivamente);
- Especialidade do Procurador (com a criação de grupos de procuradores especialistas em determinadas matérias e assuntos);
- Afastamento de procuradores (a partir do equilíbrio de pesos para distribuição, evitando que o Procurador receba uma sobrecarga de processos quando retornar de férias ou de licença);
- Impedimentos (pela configuração de restrições como parentesco com juízes, partes do processo, etc, para que a atuação do Procurador seja isenta nos processos que chegam até ele).
Automatize a rotina de procuradores com o sistema de gestão SAJ Procuradorias
Conclusão
Além das três tarefas listadas acima, é válido destacar os seguintes ganhos que a tecnologia pode trazer à produtividade na Procuradoria:
- Acesso às informações e a todas as funcionalidades a qualquer momento ou lugar a partir de rede local ou internet. É possível visualizar o status de um processo, o histórico de movimentações, a documentação gerada, as aprovações e a adoção do processo digital;
- Compartilhamento de documentos a partir de interface colaborativa entre procuradores. Dessa forma, há a criação de uma biblioteca de pareceres e peças judiciais que podem servir de base para as atividades diárias. Aqui, é válido destacar que criar a cultura de compartilhamento entre os profissionais pode gerar mais cooperação. Também aproxima a Procuradoria ainda mais de um posicionamento impessoal, institucional e coerente;
- Automatização do processo e eliminação de movimentações manuais sem necessidade. Tudo de forma completamente dentro do sistema, sem controles paralelos de agendas, cronogramas ou editores de texto. Com isso, as chances de haver retrabalho com cadastro de processos ou pessoas, emissão de documentos, revisões e validações são próximas de zero.
Trabalhar pela produtividade na Procuradoria também significa zelar pela minimização da burocracia, ampliação da agilidade e otimização da arrecadação para a administração pública e, por consequência, para toda a sociedade.