Procuradoria de Juquitiba revela tudo o que fazer para aumentar a arrecadação municipal

A lei popularizada como Lei do Processo Eletrônico (Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de2006) está em vigor há praticamente 15 anos. A partir desse momento, os Tribunais de Justiça precisaram se adequar à nova legislação. Sendo assim, em 2007 o Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) implantou o primeiro foro totalmente digital do Brasil. Com isso, o TJSP incitou outras instituições do ecossistema da Justiça a promover a transformação digital.

A Procuradoria Municipal de Juquitiba (SP) é uma dessas instituições que sentiu a necessidade de implantar um sistema de gestão de processos depois de perceber como os processos digitais eram mais ágeis. Mas a mudança aconteceu de fato em 2018, ano em que as ações judiciais começaram a trafegar em ambiente online por intermédio do Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias (SAJ Procuradorias). “Já conhecíamos o trabalho da Softplan em função do próprio SAJ [em uso há 15 anos no TJSP] no TJ. Essa foi uma das razões pela qual decidimos trabalhar em conjunto com a empresa”, conta a procuradora do município de Juquitiba, Simone Mendes Godinho.

Até então, uma das únicas formas de ter acesso a todos os processos de Execução Fiscal era por meio do Sistema do Tribunal de São Paulo. “Sempre acessávamos o SAJ para verificar o prazo e outras informações”, recorda Godinho. Contudo, era intensa a quantidade de ações. Por mais essa razão, a procuradoria de Juquitiba decidiu atuar com o SAJ Procuradorias. “Fazer a distribuição uma a uma seria impossível”, presume Godinho.

Sem contar que o fluxo de trabalho se resumia a executar as atividades conforme as intimações eram recebidas. “Não conseguíamos nos antecipar. O que é ruim porque quando a antecipação é possível, elimina-se muitos processos. Com o SAJ Procuradorias modificamos isso. Hoje somos capazes de suplantar os processos”, afirma a procuradora.

Mais do que organizar a rotina da PGM Juquitiba, o Sistema de Automação da Justiça também ajudou a procuradoria a identificar o que fazer para aumentar a arrecadação municipal. Trata-se de uma descoberta simples, mas que influencia diretamente nos resultados financeiros da administração pública.

Tudo sobre o que fazer para aumentar a arrecadação municipal

Às vezes as procuradorias detém certa dificuldade em perceber o que impede o andamento de algumas ações judiciais. Em parte, por acreditar que todos os dados necessários já constam no processo. Em parte em função do alto volume de demandas que ocupa todo o tempo disponível e não permite que os documentos sejam devidamente revisados. Nem as informações corretamente checadas. O resultado são ações judiciais paradas, sem andamento.

Em Juquitiba, o SAJ ajudou a Procuradoria a perceber que existiam muitas demandas que necessitavam de desistência devido a uma falha. O cadastro do contribuinte precisava ser melhorado para haver os subsídios necessários para executar a cobrança de dívidas.

“Tínhamos muitas demandas físicas que não precisavam mais existir”, conta a procuradora municipal, Simone Mendes Godinho. No entanto, isso só foi identificado pela Procuradoria a partir dos processos digitais que continham uma informação diferente dos processos físicos.

Os processos digitais eram movimentados com todos os dados do contribuinte. Dentre eles, constava o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF). “Nas petições físicas também era preciso ter o CPF, pois é com ele que se consegue acesso ao patrimônio do devedor. Quando percebemos essa deficiência, desistimos das ações e corrigimos essa falha”, revela a procuradora.

Com isso a PGM de Juquitiba constatou que o SAJ Procuradorias, além de um Sistema, evidenciava-se como um aliado em relação a o que fazer para aumentar a arrecadação municipal. Assim como o processo digital como um todo.

SAJ garante à Procuradoria de Juquitiba adesão à jornada remota e continuidade do trabalho

Por ser um sistema de gestão completo, o SAJ permite uma atuação analítica e a continuação do trabalho mesmo mediante cenários de calamidade mundial como o da pandemia de Coronavírus, em 2020.

A disseminação rápida da Covid-19 exigiu o desempenho de muitas atividades na forma de jornada remota para proteção à saúde. Em Juquitiba isso não foi diferente.

“Essa é outra maravilha do Sistema”, comenta a procuradora municipal, Simone Mendes Godinho, em relação à possibilidade de atuar remotamente com o suporte do Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias.

Poder acessar o SAJ de qualquer computador, sem nenhuma dificuldade, permitiu à Procuradoria organizar um revezamento entre os procuradores para que pudessem dar andamento às atividades da Procuradoria no modelo home office. “Conseguimos acessar de casa porque o Sistema está instalado em nossas máquinas. Assim, garantimos a presença de poucas pessoas na Procuradoria”, diz Godinho.

A Procuradoria Municipal de Juquitiba é composta por cinco procuradores ao todo. Dois são responsáveis pelas ações de Execução Fiscal, enquanto outros três atendem as demandas do Contencioso. A secretária municipal de Assuntos Jurídicos, Fabiane Evangelista de Carvalho, presta apoio e se responsabiliza por outras questões.

Na avaliação de Carvalho, “foi ótimo poder dar continuidade [ao trabalho] e não parar. Justamente por se tratar de um sistema muito rápido, os processos prosseguiram”. Com isso, foi possível atender às demandas do Tribunal de Justiça de São Paulo que não deixou de atuar durante a pandemia. “O Tribunal não suspendeu os prazos”, recorda Godinho. “Nossa dificuldade seria muito grande sem o SAJ, já que o TJ manteve o andamento do processo digital”, acrescenta.

Sem contabilizar prejuízos, especialmente porque o trabalho remoto transcorreu com êxito, a PGM de Juquitiba pode manter a produtividade mesmo em um ano com um cenário complexo como o de 2020. De março a dezembro, o valor em ajuizamentos foi superior a meio milhão de reais (R$ 600.663,83). Ao todo, foi dado andamento a 111 ações de Execução Fiscal.

Nesses nove meses, a Procuradoria atuou em 5.839 intimações, realizou 1.329 peticionamentos e teve 6.375 pendências encerradas. Esses são apenas os números relacionados às ações de Execução Fiscal. Somam-se a eles as ações de Contencioso: 361 intimações e 60 pendências encerradas.

Esses resultados são reflexo de um trabalho que já vinha se desenvolvendo desde que a procuradoria incorporou o Sistema de Automação da Justiça à rotina de trabalho, em 2018.

Os indicadores revelam o que fazer para aumentar a arrecadação municipal em procuradorias municipais como a da cidade de Juquitiba.

Procuradoria eleva em 196% o valor de ajuizamentos

No primeiro ano de uso do SAJ, a procuradoria continha um acervo de 6.384 processos somente na Execução Fiscal. Três anos depois, o total de processos acumulados é 10.374. Portanto, um crescimento de 62%. Mas esse é um dos índices com menor elevação percentual, em comparação com o valor de ajuizamentos registrado no SAJ.

Em 2018, o valor ajuizado era superior a R$ 14 milhões. Três anos depois, o valor acumulado é de R$ 42 milhões (até março de 2021), ou seja, um aumento de 196%. Outros indicadores que registraram uma grande elevação são os de peticionamento e de pendências encerradas na Execução Fiscal.

No primeiro ano de uso do SAJ, a PGM de Juquitiba encerrou o período de 12 meses com a realização de 949 peticionamentos. Três anos depois, a quantidade de peticionamentos acumulados é de 3.617. Nesse caso, o crescimento é de 281%. É um percentual alto, mas não tanto quanto o de pendências encerradas, que é de 714%. De 1.077 pendências encerradas em 2018, a procuradoria passou para o acumulado de 8.768 pendências finalizadas até o primeiro trimestre de 2021.

“Antes, um processo demorava praticamente um ano para ter andamento. Hoje, esse tempo é de aproximadamente um mês”, observa a procuradora municipal, Simone Mendes Godinho. O tempo médio para peticionar também diminuiu com o SAJ. Para poder peticionar 30 processos, segundo Godinho, eram necessários dois dias de total dedicação. “Hoje, em 30 minutos realizamos os peticionamentos”, diz. Na ponta do lápis, considerando uma jornada de 8 horas apenas peticionando, essa diferença significa, em números, que o tempo utilizado para peticionar 30 ações judiciais com o SAJ é 1.600% menor na procuradoria de Juquitiba.

“Financeiramente para o município é muito importante poder atender às demandas em lote”, destaca a procuradora. Principalmente porque é possível “chegar ao contribuinte devedor de forma mais rápida”, segundo Godinho.

Ter uma ferramenta que possibilite fazer o cumprimento de prazo de 20 a 30 processos em uma só ação é uma coisa. Outra é fazer isso um a um.

– Simone Mendes Godinho, procuradora municipal de Juquitiba (SP)

Recebimento de intimações versus cumprimento de prazos

Além do peticionamento em lote, que é uma das recomendações acerca de o que fazer para aumentar a arrecadação municipal, a execução das atividades na Procuradoria de Juquitiba também foram otimizadas por outra funcionalidade do SAJ. É possível receber todas as intimações por meio do Sistema de Automação da Justiça. “Nós recebemos todas [as intimações] pelo Sistema, que nos mostra o momento em que o prazo será finalizado. Isso nos ajuda demais”, salienta Simone Mendes Godinho.

Especialmente para a Procuradoria, que possui uma demanda grande de tarefas, também em função das demais atividades que precisa atender, poder receber as intimações diretamente no SAJ é uma das funcionalidades mais úteis, na opinião da procuradora Godinho. Com isso, em três anos de uso do Sistema, a PGM pode dar andamento a 7.637 intimações, somente na Execução Fiscal. No Contencioso, foram 1.123 intimações ao todo.

Relatórios e modelos prontos agilizam a rotina da Procuradoria

O SAJ promoveu muitas mudanças na Procuradoria de Juquitiba. Uma delas está na maneira de trabalhar. Há alguns anos, os procuradores apenas atendiam à demanda, sem ter a noção exata em relação ao número total de processos, por exemplo. Hoje, já é possível saber que de janeiro de 2018 a março de 2021 o total acumulado de processos na Execução Fiscal é de 10.374 ações judiciais.

A agilidade para extrair relatórios do SAJ é o que contribui para a Procuradoria ter acesso a essas informações. “Hoje, caso um procurador precise entrar no Sistema para imprimir um relatório, consegue fazer isso de imediato, sem nenhuma dificuldade, porque o sistema é muito ágil”, ressalta a procuradora municipal, Simone Mendes Godinho.

De acordo com a secretária municipal de Assuntos Jurídicos, Fabiane Evangelista de Carvalho, o fato de já haver modelos de petições prontos e à disposição no Sistema de Automação também é algo que agiliza a execução das tarefas. Mesmo uma pessoa que não advoga, segundo Godinho, é capaz de montar uma peça jurídica no SAJ sem qualquer dificuldade. “A peça já fica pronta para a correção e o peticionamento. Eu já cheguei a abrir a pasta e identificar mais de 50 petições aguardando revisão. Com isso, conseguimos adiantar muito o trabalho a ser realizado”, afirma a procuradora.

SAJ é usado sem dificuldades na Procuradoria Municipal

Depois de praticamente 36 meses de uso do Sistema de Automação da Justiça para Procuradorias e muitos mais de experiência sobre o que fazer para aumentar a arrecadação municipal, a procuradora Simone Mendes Godinho afirma: “Até hoje [o SAJ] não é um sistema difícil”.

Parte da facilidade em atuar com o SAJ Procuradorias, Godinho credita à equipe de suporte. “Em qualquer dificuldade que temos, entramos em contato e no máximo em 24 horas recebemos o auxílio de que precisamos. Todos na equipe são muito bons e atenciosos”, reconhece.

Por fim, é possível afirmar que para a Procuradoria Municipal de Juquitiba atuar com o SAJ significa ter uma rotina mais organizada, além de um aliado para manter o cadastro dos contribuintes atualizado para a cobrança de dívida ativa.

Ainda, o SAJ permite à Procuradoria atuar remotamente, já que é possível acessá-lo de qualquer computador, sem nenhuma dificuldade. Inclusive, essa facilidade garantiu o andamento dos processos mesmo em meio à pandemia de Coronavírus.

Não paralisar o trabalho colaborou para a obtenção de um dos resultados mais expressivos da Procuradoria ao utilizar o SAJ. O valor acumulado de R$ 42 milhões em ajuizamentos representa um aumento de 196% em relação ao ajuizado em 2018. Somado a isso, há a economia de 1600% no tempo utilizado para peticionar um volume de 30 ações judiciais de Execução Fiscal.

Por último, há a questão das intimações, que podem ser recebidas diretamente pelo Sistema, com o registro da data final para cumprimento do prazo. Isso contribui para a priorização de atividades.

Enfim, o SAJ Procuradorias é um Sistema ágil, capaz de não só promover a transformação digital, mas também a evolução da procuradoria. Para ver o Sistema na prática e entender o que fazer para aumentar a arrecadação municipal, basta agendar uma demonstração.