Organização na procuradoria: como deixar o trabalho em dia?

Uma procuradoria jurídica pode obter as melhores ferramentas tecnológicas, contar com uma excelente equipe de profissionais e, mesmo assim, não obter a produtividade esperada.

Como isso é possível? Um dos principais motivos para não alcançar expectativas de resultados é a organização na procuradoria. Ou melhor, a falta dela.

Sem organização, não há prioridades, não há fluxo de trabalho consistente, perdem-se prazos e oportunidades. As demandas de última hora aumentam e a produtividade se esvai na execução de tarefas que se tornam urgentes por não terem sido previstas anteriormente. Como evitar que isso aconteça e promover a organização na procuradoria?

A organização na procuradoria depende de alguns fatores básicos: macro conhecimento dos procedimentos e ferramentas que permitam automatizá-los com inteligência, por exemplo. Sendo assim, o primeiro passo é mapear internamente:

• Quais são os fluxos de trabalho;
• Quais as obrigações que precisam ser vencidas;
• E atualmente, os meios utilizados para executar as tarefas frequentes.

Nos meios de execução, deve-se contar, até mesmo, a utilização de documentos físicos ou o uso de softwares como o Excel. Outro ponto importante é verificar como essas informações estão integradas ou se cada informação só é acessível por uma ferramenta isolada, como, por exemplo, dados em arquivos físicos e planilhas que não se combinam. Com isso, é possível pensar em melhorias para otimizar a organização na procuradoria.

Sabemos, contudo, que essas ações nem sempre são fáceis de ser executadas. A falta de tempo originada pela própria ausência de organização na procuradoria impede a otimização dos procedimentos. Em alguns casos, uma solução mais rápida e eficiente é a utilização de um sistema para procuradorias. Ele irá concentrar as atividades do órgão em um único local. É importante procurar por ferramentas que consigam auxiliar desde a implantação e mapeamento do fluxo de trabalho da procuradoria quanto na execução e acompanhamento de procedimentos.

Aqui, separamos algumas das funções do SAJ Procuradorias que podem contribuir para organizar a procuradoria e deixar o trabalho em dia.

Ferramentas para a otimizar a organização na procuradoria

Integração com Judiciário e ajuizamento em lote

O chamado kit de ajuizamento em lote permite que, por exemplo, quando há 1.000 dívidas ativas, sejam gerados 1.000 processos em questão de minutos. E isso estará dentro do sistema do Judiciário no mesmo dia. São atividades que antes eram realizadas manualmente ou, na melhor das hipóteses, por meio de um pen drive. A petição inicial e a Certidão de Dívida Ativa eram feitas uma por uma. Isso gerava um grande volume de trabalho e, muitas vezes, desorganização. Agora, o sistema deixa pré-configurado a estrutura do documento conforme cada dívida, seu devedor e os devidos valores.

Dentro do software para procuradorias, há ainda outra vantagem em relação à consulta. O procurador recebe acesso a uma pasta digital e não precisa mais entrar no portal do Tribunal de Justiça e pesquisar para poder obter os documentos e o andamento do processo. Todas as informações estão disponíveis dentro da ferramenta. Ou seja, o procurador tem acesso à pasta de trabalho daquele processo junto com o que está em andamento no TJ. Isso permite ganhos tanto na agilidade quanto na organização na procuradoria.

Alertas para ação e organização diária

Outra funcionalidade que contribui para a organização na procuradoria é o sistema de alertas. Cada vez que o tribunal realiza uma intimação para a procuradoria, o sistema dispara uma notificação. Isso ajuda o procurador a tomar ciência e fazer alguma ação, sugerindo as peças que deverá produzir para responder a intimação. Além disso, dentro do software, o processo corre em “filas de trabalho”, com sugestões do que o procurador precisa realizar em cada dia.

Workflow e prazos

Um dos primeiros passos é o mapeamento dos procedimentos da procuradoria. É exatamente essa atividade que é realizada pela consultoria do software para procuradorias e que estará disponível na ferramenta. Sendo assim, é feita uma avaliação da estrutura da procuradoria, como são os procedimentos e quais são os agentes. Com isso, são criados fluxos de trabalhos. Se, anteriormente, uma pessoa finalizasse sua parte e outra precisasse dar continuidade, era comum utilizar o e-mail ou o documento físico. Agora, ao finalizar a sua tarefa, a atividade da “fila” vai para a pessoa seguinte do fluxo. Na análise inicial, quando o procurador categoriza o documento, o sistema também faz a sugestão de prazo conforme a lei vigente e coloca uma data de vencimento nas filas de trabalho.

Como você percebe tais funcionalidades dentro da organização na procuradoria? Entre em contato e conte para nós!