Como criar indicadores e metas na Procuradoria municipal

Sempre se pensou a produtividade em uma Procuradoria a partir da quantidade de peças que um advogado público produz em determinado tempo. As metas na Procuradoria, muitas vezes, tratam do índice entre processos recebidos versus petições ajuizadas.

Extrapolar esse indicador e partir para uma análise de métricas mais robustas capazes de indicar de maneira precisa a saúde da Procuradoria é uma prática que só recentemente vem sendo aceita. Novas metas na Procuradoria ainda podem auxiliar na compreensão de dores e oportunidades no ambiente de trabalho.

Criar metas na Procuradoria, especialmente nas municipais, é algo que deve estar na mira não só dos corregedores e procuradores-chefe, mas de todos que trabalham nesses espaços. Afinal, é possível gerar alinhamento quando se tem em mente a carga de trabalho atual em um determinado período. Esse alinhamento ainda garante foco quando se projeta ampliar a produção no setor.

Ao estipular metas na Procuradoria, fica mais claro o ponto de chegada para onde todos devem “correr juntos”. Os índices quantitativos e qualitativos também são uma ferramenta de comunicação poderosa.

Pensando em cada um dos indicadores e na criação de metas na Procuradoria, explicamos o passo a passo abaixo. Veja só:

Os indicadores de uma Procuradoria

Algumas Procuradorias pensam que estipular pesos diferentes para a elaboração de cada peça – como uma contestação valendo 20 pontos e uma petição simples, 10 – é definir indicadores. Essa pode até ser uma maneira de acompanhar a produtividade na Procuradoria. Mas, assim como os indicadores citados no início desse post, é bastante superficial.

“Os indicadores precisam estar vinculados aos resultados, como aumento na arrecadação ou economia de recursos na Procuradoria. Também devem ser mais que quantificadores”, indica Guilherme Antoniolli Ramos, que é consultor da Softplan, empresa desenvolvedora de tecnologia para a Justiça.

Veja os exemplos:

• Índice de processos que entram (“entrados”);
• Índice de análise de CDAs (certidões de Dívida Ativa);
• Tempo de manifestação do Procurador;
• Índice de análise de movimentações (favoráveis versus desfavoráveis);
• Índice de eficiência das equipes de apoio;
• Índice de desempenho de arrecadação;
• Magistrados versus advogados dativos;
• Tempo entre o ajuizamento e a extinção da ação;
• Índice de efetividade de cobrança por tipo de débito (IPTU ou ISS, por exemplo);
• Tempo médio de ajuizamento e recebimento integral do débito;
• Tempo médio de ajuizamento e recebimento do débito em parcelamento;
• Tempo médio de resposta para processos consultivos;
• Índice de reentrada de processos consultivos;
• Indicador de matérias mais demandadas em processos consultivos;   
• Indicador de secretarias que mais demandam processos consultivos.

A mensuração de métricas em uma Procuradoria

Levando em conta o tamanho da lista de métricas acima, fica claro que a mensuração demanda o uso da tecnologia, além de maturidade na gestão das informações. Sem apoio de uma solução que automatize, faça leitura e o cálculo de determinados fluxos, fica praticamente inviável analisar tantos dados. Mais do que acumular informações, será preciso traduzir esse volume de maneira clara, como relatórios periódicos que sejam fáceis de interpretar e transformar em ações de otimização da rotina.

Ferramentas à parte, a recomendação é que a medição se dê a partir da compreensão de um conceito que chamamos de “volta mais rápida”. Pense em uma corrida de Fórmula 1 em que o carro é um processo e o piloto é um advogado. Sabemos que o rito processual tem um caminho, assim como determinado circuito é conhecido por sua sinuosidade. Ainda assim, é possível percorrer esse trajeto em menos tempo e com mais qualidade.

“Os indicadores de performance ajudam a identificar pontos de melhoria dentro da Procuradoria, pois sempre há o que melhorar. Com eles, podemos visualizar o quão efetivo está o trâmite processual dentro de uma Procuradoria e quais barreiras podem ser eliminadas”, analisa Ramos.

Se há um setor que costuma demorar 30 dias para enviar uma resposta sobre um processo de Execução Fiscal, por exemplo, algo precisa ser ajustado. Em outras palavras, esse gap deve ser eliminado.

O que fazer com um indicador que vai mal

Não há resposta correta para essa pergunta. Cada indicador de performance exige determinada ação para impulsioná-lo. É muito comum em Procuradorias municipais que o cadastro dos devedores seja desatualizado. Com isso, há demora na citação dos cidadãos que estão em débito. Não há o que fazer para que esse indicador (tempo entre o ajuizamento e a citação) seja elevado até que a base de cadastros seja assertiva.

“Em todos os cenários, o importante é sempre agir frente a um indicador que esteja baixo. Até porque uma das etapas mais importantes desse processo já foi concluída: a identificação do problema. Olhar para fora para procurar boas práticas de outras Procuradorias pode ajudar a encontrar a melhor solução”, sugere Guilherme Antoniolli Ramos.

Por onde começar a usar metas na Procuradoria

Aqui, é necessário voltar o foco para dentro, para aquilo que se está produzindo. Para ficar mais simples, pode ser interessante dividir essa análise em três focos:

• Demanda: verificar o que o Judiciário está demandando para determinada Procuradoria e como as pessoas estão se organizando em torno daquelas demandas;
• Produção: consiste no acompanhamento daqueles 15 indicadores listados acima, que estão diretamente ligados à produtividade de uma Procuradoria. O ideal é começar com os quantitativos (quantas peças produzidas) e avançar para os qualitativos (índice de qualidade das manifestações);
• Resultado: é interessante focar no resultado específico de cada processo. Na gestão do Contencioso, por exemplo, avaliar a qualidade e o resultado das manifestações que estão sendo produzidas. Quando se é assertivo com os prazos e se olha com frequência para a qualidade das petições que geram ou não manifestações favoráveis, automaticamente se está mirando na arrecadação e na economia de recursos. Aos poucos, será possível, inclusive, chegar a um ranking efetivo para saber qual Procurador atinge um resultado melhor para a instituição.

Outro caminho interessante é contar com o diagnóstico de especialistas, que são capazes de indicar a situação atual e ainda demonstrar onde é possível chegar a partir de comparações entre Procuradorias de mesmo porte.

Procurar bons exemplos, como os que evidenciamos frequentemente aqui no blog, também é altamente recomendável.  

“É válido destacar que as análises de projeção e prospecção, chamadas de análises preditivas, costumam ser bastante certeiras nesse sentido. Elas também são possíveis a partir de soluções de Business Intelligence (BI) aplicadas às Procuradorias. Podem estimar, por exemplo a demanda futura de processos por determinada área, classe, matéria etc, permitindo à Procuradoria uma atuação reativa por meio de políticas públicas. Evitando, assim, novas ações judiciais e, consequentemente, reduzindo a carga de trabalho aos Procuradores e trazendo benefícios ao Estado ou município”, explica Cláudio Mendonça, especialista em Procuradoria Jurídica.

Conclusão sobre indicadores e metas na Procuradoria

A Procuradoria não é só o escritório de advocacia de um município ou de um Estado, mas fonte de economia e de aumento de receita. Mensurar algo sem saber para onde se está indo, desconhecendo o quanto se tem de dívida e o quanto se pretende arrecadar, são posturas que não fazem sentido porque não melhoram os resultados do poder público. Daí a importância de contar com estrutura tecnológica, processos bem definidos e indicadores e metas na Procuradoria bastante claras.