Como otimizar rotinas processuais como a juntada de petição?

Diariamente, há advogados públicos e particulares pelo Brasil que precisam dedicar parte do seu tempo a atividades burocráticas. São tarefas cansativas e repetitivas, que pouco exigem da expertise dos profissionais. Muitas dessas ações, como é o caso da juntada de petição, podem ser feitas por sistemas inteligentes.

Se você é estudante de Direito ou advogado, precisa se familiarizar com todas as funcionalidades que a tecnologia oferece. É preciso se adequar a uma prática jurídica mais moderna. Você, que é advogado iniciante ou de carreira em uma Procuradoria ou Autarquia, faz ideia de quanto tempo já se dedicou a atividades repetitivas? Tomemos como exemplo a juntada de petição, que nada mais é do que um pedido formal feito ao juiz.

Por vias tradicionais, ela segue um longo rito de tarefas ao ser anexada fisicamente ao processo: numeração, carimbos e protocolos de registro. Sem contar um possível deslocamento para ser entregue às partes envolvidas. Depois da juntada de petição, o que acontece é a espera pelo posicionamento do juiz, que é igualmente formalizado. 

Nesse “vai-e-vem”, quantas recorrências de juntada de petição foram acumuladas? E mais, quantas petições preenchidas não são semelhantes entre si? Quando o trabalho é feito com o uso da Inteligência Artificial, essas tarefas, que pouco exigem em termos de conhecimento de um advogado, são feitas pelo próprio computador. Por meio de um programa de gestão, como o SAJ Procuradorias, a formalização de preenchimento, carimbos, assinaturas e envios acontecem em ambiente virtual, com apenas alguns cliques.

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Modelos de documentos e integrações otimizam rotinas

Além de facilitar o rito processual, um software específico para Procuradorias e Autarquias ainda permite o uso de modelos de documentos, que podem ser utilizados em textos e citações em uma juntada de petição, por exemplo. A integração com a Secretaria da Fazenda Estadual ou Municipal e o Tribunal de Justiça correspondente são, inclusive, outros avanços na otimização das rotinas na prática jurídica, facilitando a troca de dados.

Instituições públicas que investiram na modernização, economizam tempo com trâmites repetitivos, que pode ser utilizado na estratégia e fundamentação de uma defesa no Contencioso ou para ser mais assertivo no Consultivo. Isso dá ao advogado público muito mais autonomia para atuar de forma relevante e reforça o papel da Procuradoria junto ao Executivo e à sociedade.

Procuradorias e Autarquias podem ter um sistema para apenas um módulo (Execução Fiscal, Contencioso ou Consultivo) ou os três juntos. Há instituições públicas que optam apenas por aquele que poderá lhe trazer mais recursos, como se costuma pensar sobre a Execução Fiscal. Entretanto, ao ver o ganho de tempo e melhora na performance da equipe de modo geral, é comum que a instituição acabe implantando todos os módulos do software, acumulando benfeitorias ao dar um grande passo para a modernização.

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Juntada de petição na era da Inteligência Artificial

Procuradorias modernas têm suas tarefas devidamente atribuídas ao estagiário, assessor, procurador e procurador-chefe por meio de um programa de gestão. Há funcionários que são encarregados por organizar e acompanhar as atividades, como a entrada e inserção de documentos no sistema, incluindo a juntada de petição.

Nesse tipo de solução de gestão, costumam ser aceitos diversos tipos de juntada de petição, como: 

• de recurso inominado;
• de contestação;
• de solicitação de execução da sentença;
• de manifestação;
• de substabelecimento;
• de procuração.

Cada novidade em um processo é inserida de forma digital, devidamente protocolada e com a identificação do que cada procurador ou servidor fez, de modo a dar maior transparência aos trâmites. Envios, arquivamentos, assinaturas e carimbos são feitos dentro do sistema e podem ser acessados pelas partes envolvidas e interessadas, respeitando o grau de sigilo quando imposto.

Como um programa de gestão economiza tempo

O sistema registra os parâmetros programados pela equipe e vai aperfeiçoando suas funções, criando respostas mais inteligentes de acordo com o que é solicitado. Um programa, como o SAJ Procuradorias, assume funcionalidades que se aprimoram à medida que mais dados alimentam a plataforma, fornecendo respostas cada vez mais adequadas à realidade e posicionamento da instituição pública. Algumas das atribuições do sistema são:

• leitura inteligente de documentos e arquivos;
• simplificação de trâmites como a juntada de petição;
• distribuição de processos aos procuradores conforme a quantidade que cada um possui e grau de relevância;
• sugestão de peças e jurisprudências para a produção de pareceres;
• criação de lista de indicadores a partir das atividades realizadas dentro do sistema, como tempo do rito processual, de resposta ao Consultivo, grau de resolução no Contencioso etc.

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Conclusão

Você viu neste artigo como a inteligência artificial impacta no dia a dia de advogados, principalmente aqueles que atuam em Procuradorias e Autarquias pelo país. A realidade de diversas instituições públicas ainda é aquela em que o controle de processos é feito em cadernos oficiais ou planilhas de Excel, portanto, muito ainda pode ser feito para mudar esse cenário. 

Há também unidades em que os servidores se utilizam de computadores e notebooks pessoais para conseguirem atuar com diligência em suas tarefas e garantir uma prestação de serviço um pouco mais assertiva. No entanto, se elas ainda perdem tempo com atividades burocráticas, como ter que criar juntadas de petição semelhantes e seguir o rito ainda no papel, demonstram que é possível apresentar resultados melhores.

Esta é a realidade de onde você trabalha? Confira como anda a saúde da sua Procuradoria ou Autarquia e como ela pode melhorar fazendo este diagnóstico.

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