Procuradoria digital: revolucione a Advocacia Pública de forma simples e eficaz

Cresce a cada dia o número de instituições que investem para serem reconhecidas como uma procuradoria digital. Parte dos esforços centram-se em alocar recursos financeiros em soluções capazes de promover maior proximidade no atendimento ao cidadão e de gerar eficiência para a administração pública. Mas não é apenas isso que define o que é uma procuradoria digital.

Existem alguns fatores que determinam o quanto uma procuradoria é digital. Conforme os 10 conselhos para implantar um processo de transformação digital nas Procuradorias, somente a contratação de um software de gestão de processos não torna a instituição uma procuradoria digital. Embora seja um dos fatores principais, a tecnologia não proporciona eficiência sozinha.

Então, como surgem os resultados? Os benefícios de uma procuradoria digital aparecem quando às soluções tecnológicas pensadas para a Advocacia Pública soma-se o comprometimento de procuradores, assessores e demais servidores em contribuir para o sucesso da transformação digital. São esses dois fatores, especialmente, que podem revolucionar a Advocacia Pública de forma simples e eficaz.

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Por que a procuradoria digital é importante no contexto da Advocacia Pública?

Àquilo a que a procuradoria municipal, estadual, de autarquia ou universidade se propõe não muda com a migração para o digital. Muito pelo contrário. Os serviços prestados aos cidadãos tornam-se melhores. A diferença está em como esses serviços são executados. A principal delas é que se abandonam processos em papel e planilhas. As ferramentas de trabalho se tornam o computador, a internet e um software com automação, integrado ao Tribunal de Justiça.

Mediante uma sociedade amplamente conectada, essas mudanças não aparentam ser tão significativas. Mas uma análise rápida demonstra que há muita evolução somente em não precisar imprimir documentos para montar pastas de processos manualmente.

A servidora da Procuradoria de Contagem (MG), Fabiana Cavalcanti Reis, conta que antes do SAJ Procuradorias, precisava imprimir, grampear, identificar, e distribuir para o procurador responsável as movimentações nos processos judiciais. “Eu despendia horas somente neste trabalho burocrático. Agora, é tudo muito mais fácil e seguro”, disse Fabiana pouco depois de a solução ser implementada.

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Além de economizar tempo com tarefas que podem ser facilmente automatizadas, uma procuradoria digital ganha em organização, com fluxos de trabalho bem definidos. Dessa maneira, o controle de prazos torna-se menos suscetível a falhas.

A automatização das tarefas burocráticas dissipa a sensação de sobrecarga dos profissionais. Isso acontecia na Procuradoria de Atibaia (SP), por exemplo. Os assessores em home office, especialmente no período de pandemia de Covid-19, até solicitaram a contratação de mais servidores em função do volume de demandas. No entanto, a Procuradoria optou por contratar o SAJ Procuradorias antes de aumentar a equipe. “Desde que contratamos o SAJ não há mais reclamação porque agora é possível acompanhar o volume de trabalho. [O SAJ] É tão eficiente que quem está sobrecarregado agora é o Tribunal”, considera a procuradora Patrícia Lima.

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A comunicação também é algo que se modifica em uma procuradoria digital. Principalmente porque exclui-se a necessidade de conciliar a agenda de procuradores, assessores e estagiários para que uma peça jurídica possa ser revisada. Com a solução certa, as revisões podem ser feitas diretamente no software de gestão de processos, praticamente em tempo real, sem a necessidade de um encontro presencial para fazer as modificações na peça processual.

Ainda, atuar em uma procuradoria digital é importante para a Advocacia Pública em função da integração. Os documentos tramitam do SAJ para o Tribunal de Justiça, por exemplo, sem que seja preciso sair da tela do software ou ir até o Fórum para protocolar ou receber um documento.

Muitas procuradorias já são digitais e têm contabilizado bons resultados depois de revolucionar a Advocacia Pública de forma simples e eficaz.

8 maiores resultados das procuradorias que revolucionaram a Advocacia Pública

As instituições públicas pelo país, que já tiveram a oportunidade de se transformar em uma procuradoria digital, perceberam a mudança prática que um sistema informatizado proporciona no dia a dia. 

Além de garantir o arquivamento organizado e seguro dos trâmites processuais, um software de gestão de processos, como o SAJ Procuradorias, propicia melhor qualidade de vida para os servidores dispostos a abandonar práticas que já não servem mais e a fazer uso de soluções tecnológicas.

Essa é a realidade vivida por diversas procuradorias. A partir do exemplo delas, é possível perceber como o uso de tecnologias, aliado a outras ações específicas, pode garantir mais que o aumento da arrecadação própria dos municípios brasileiros. Pode permitir que os servidores usem o conhecimento que detém para atuar de forma mais estratégica.

1. Atuação orientada a resultados

A coleta e qualificação de dados, apresentados em painéis visuais de fácil compreensão, tem possibilitado à Procuradoria de Americana (SP) tomar decisões embasadas em análises de informações. O acesso à tecnologia moderna de Business Analytics, à gestão mais eficiente com o suporte de indicadores, à agilidade nos processos internos, à objetividade e a resultados provêm de soluções que incentivam a gestão data driven. É o caso do SAJ Insights, solução elaborada exclusivamente para permitir a gestão visual dos dados salvaguardados no SAJ Procuradorias.

Organizar a inteligência de dados é o principal ganho de uma atuação orientada a resultados. A partir disso, a procuradoria, que a essa altura já pode ser considerada totalmente digital, obtém de fato economia e aumento de arrecadação. “A definição de indicadores possibilita a priorização de atos que visam aumento de arrecadação e economia de recursos públicos”, afirma a Procuradora do Município de Americana, Karina Rodrigues Olivatto.

2. Gestão da Execução Fiscal

Desde que optou por ser uma procuradoria digital, a instituição de Santo Antônio de Jesus (BA) contabiliza aumento na arrecadação municipal. Em 2018, a Procuradoria viu R$ 15.416.915,87 em processos serem ajuizados. Em um único dia, protocolou no Tribunal de Justiça 1.563 processos.

Mas antes de chegar a esse resultado, o Procurador Edmilson Lobo Maia Filho enviou à Câmara de Vereadores um projeto de lei que definia um valor mínimo para a cobrança de Dívida Ativa. Com isso, pretendia evitar ocupar os advogados públicos com débitos de R$ 18,00. Também agrupou as dívidas de um mesmo devedor para tornar a cobrança mais efetiva. Dessa forma, preparou a Procuradoria para ser ainda mais eficiente com a inserção do SAJ Procuradorias.

“A tecnologia existe para que o profissional dê o comando para a máquina realizar ações que podem ser automatizadas. A tecnologia é o futuro. Em época de crise, ela é fundamental”, disse à época o Procurador.

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3. Celeridade no ajuizamento

A Prefeitura de Santos foi a primeira do Estado de São Paulo a utilizar o processo digital de forma integrada ao Tribunal de Justiça (TJSP), por intermédio do SAJ Procuradorias. Esse foi um dos fatores que contribuiu para o aumento no número de ajuizamentos de execuções fiscais. A redução significativa no tempo de tramitação dos processos permitiu que em apenas cinco dias úteis fossem ajuizadas 15,2 mil execuções fiscais. Algo que levaria perto de quatro meses para ser concluído se a procuradoria não fosse digital.

O ajuizamento de várias petições de uma única vez por meio do peticionamento em lotes representa um ganho de produtividade no trabalho dos procuradores e reflete diretamente na diminuição da inadimplência e na transparência da gestão.

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4. Distribuição das demandas

Em muitas procuradorias, o maior problema de produtividade se concentra na distribuição das intimações. No município de Cotia (SP), isso gerava problemas na gestão do tempo da equipe e atraso na arrecadação de recursos.

Para evitar os contratempos, a Procuradoria escolheu adotar um módulo de Execução Fiscal próprio. Como resultado, a distribuição das intimações e os peticionamentos passaram a ser feitos dentro do SAJ Procuradorias. Desde então, a instituição tem sido mais ágil na realização do trabalho. Também obteve uma melhor visão acerca dos ajuizamentos. “Anteriormente, tínhamos apenas a quantidade de ajuizamentos. Com o SAJ, foi possível acompanhar o volume monetário que foi ajuizado no período”, acrescenta o procurador Leandro Ribeiro Gonçalves.

5. Maior produtividade

Atividades manuais e repetitivas tomam muito tempo dos servidores das procuradorias. Era com essa realidade que a instituição do Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAAE) de São Carlos (SP) convivia até optar pela adoção de uma solução para dar mais celeridade aos processos do Contencioso e às ações de Execução Fiscal.

A partir do momento em que pode criar modelos de documentos, dispor de distribuição inteligente de processos, peticionar em lote e produzir relatórios com maior facilidade, a autarquia pode economizar o tempo de trabalho dos servidores e otimizar o trâmite para não perder prazos.

Ainda, o uso de indicadores possibilita analisar a produtividade da instituição pública. Parâmetros como o tempo de trâmite de um processo ou de resultados favoráveis no Contencioso servem de guia para a definição das estratégias da Procuradoria.

6. Aumento na arrecadação

Um desafio para os municípios é impulsionar a arrecadação de receitas próprias. Para retomar o equilíbrio das contas públicas, a solução para alguns é tornar a procuradoria digital e ter a tecnologia como aliada. Com essa aposta, a Procuradoria do Município de Itu (SP) viu 1,2 mil processos, que corresponderam a um valor superior a R$ 3 milhões, serem ajuizados em 24 horas.

“A Procuradoria conquistou muitos benefícios a partir da adoção do sistema de gestão.  Entre eles, a possibilidade de controle total da Dívida Ativa e do tempo de ajuizamento. Além disso, a tecnologia facilita a conferência dos dados e permite a criação de relatórios, possibilitando à PGM traçar metas, controlar os recebimentos e projetar ações de cobrança, por exemplo”, explica o procurador Damil Carlos Roldan.

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7. Digitalização do acervo físico

Em alguns casos, a procuradoria que se torna digital ainda mantém certo receio em relação ao volume de demandas. Na Procuradoria de Atibaia, a preocupação era a digitalização do acervo físico elevar ainda mais o número de atividades a executado pelos procuradores e assessores. Mas a partir do momento em que a instituição pode atuar com um sistema para controle de processos judiciais, entendeu que ter o acervo digitalizado é mais efetivo para a cobrança de Dívida Ativa.

Com isso, a Procuradoria evita que os processos físicos permaneçam parados e sem acesso por muito mais tempo. Sem saber, também antecipou uma determinação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Conforme a Resolução nº. 420, o recebimento e a distribuição de casos novos em meio físico em todos os Tribunais, à exceção do Supremo Tribunal Federal, não é mais aceito desde março de 2022. Além disso, os Tribunais que detêm acervo físico precisarão digitalizá-lo dentro de um prazo específico.

8. Maior eficiência

Aumentar a eficiência da procuradoria e imprimir agilidade ao dia a dia da instituição foram os dois fatores que levaram a Procuradoria do Município de Itapira (SP) a recorrer à tecnologia na Advocacia Pública.

Uma das maiores dificuldades era o excesso de tempo dedicado ao protocolo eletrônico individual. Para saber quais processos estavam pendentes de manifestação, era necessário solicitar ao Fórum uma planilha contendo a relação desses processos.

Frente a essas desafios e consciente de que era preciso fazer um melhor uso do tempo da equipe, a Procuradoria entendeu que era preciso dispor de um sistema que eliminasse todo o trabalho extra que impossibilitava aumentar a eficiência da Procuradoria. Transformar digitalmente a instituição, consequentemente, elevou a produtividade e melhorou a organização.

Os resultados podem ser notados pelo número de peticionamentos realizados em 2019, em comparação a 2020. Somente na Execução Fiscal, 92 peticionamentos foram feitos no ano de 2019, enquanto em 2020 o número de protocolos registrado no SAJ é de 4.357.

A diferença na quantidade de pendências encerradas entre um ano e outro também é grande. Em 2019, a Execução Fiscal deu fim a pouco mais de 290 pendências. Já em 2020, o número saltou para 7,4 mil pendências encerradas.

Conclusão

De acordo com os resultados das procuradorias que alocaram recursos financeiros em soluções tecnológicas, percebe-se que esse é um investimento determinante para uma procuradoria que entende a importância de migrar para o digital.

Ao mesmo tempo, fica claro que a tecnologia por si só é incapaz de revolucionar a Advocacia Pública. Portanto, para que hajam resultados como os apresentados, é preciso elaborar estratégias que utilizem a solução de gestão de processos como ferramenta para executá-las.

Sendo assim, os gestores precisam estar atentos às ações judiciais que podem garantir maior retorno aos cofres públicos, aos indicadores de produtividade, àquilo que impõe restrições ao dia a dia, como tarefas manuais, mas, mais que tudo, ao nível de engajamento dos servidores com a transformação digital.

A internet não evoluiria da conexão discada para o 5G se as pessoas simplesmente a ignorassem, deixassem de usá-la ou a subutilizassem. Foi o interesse das populações – e o entendimento de que ali estava o futuro – que moldou a sociedade que conhecemos. Somente o desenvolvimento dessa mesma percepção pode impulsionar a procuradoria digital.